Terminplanung und Zeitplanung

Im Geschäftsleben wird der Zuverlässigkeit der eigenen Mitarbeiter, aber auch der Kooperations- und Geschäftspartner sehr großer Stellenwert beigemessen. Ein wichtiger Aspekt der Zuverlässigkeit ist die Einhaltung von vereinbarten Terminen. Das gilt vom Vorstellungsgespräch bis hin zur späteren Teilnahme an Meetings oder den Kundengesprächen vor Ort.

Termine gut planen

Manchmal kommt es anders als man denkt. Das sagt ein Sprichwort und auch als Geschäftsmann ist man davor nicht gefeit. Deshalb sollte man seine Termine mit einem kleinen zeitlichen Puffer planen. Das gilt vor allem dann, wenn man zwischen den Terminen größere Strecken fahren muss und das auch noch auf staugefährdeten Strecken geschieht. Hier ist man gut beraten, wenn man mit seinen Gesprächspartnern von vornherein eine gewisse Zeitspanne vereinbart und mit ihnen ausmacht, dass man sich kurz vor dem Eintreffen telefonisch meldet. Diese Vorgehensweise ist nicht nur beim Handelsvertreter ratsam, sondern sollte auch von Lieferanten und Handwerkern so praktiziert werden.

Zu spät – Was nun?

Man versetze sich in einen Kunden, der einen Hausbesuch mit einem Fachberater, einem Makler, einem Versicherungsvertreter oder einem Handwerker ausgemacht hat. Er steht „Gewehr bei Fuß“ und wartet. Oftmals ist der Termin sogar damit verbunden, dass man sich ein paar Stunden oder sogar einen ganzen Tag dafür vom Job frei nehmen muss. Dass er dann ärgerlich wird, wenn der Termin nicht eingehalten wird, ist völlig verständlich.

Wer sich hier bei seinen Kunden die „gute Laune“ erhalten möchte, der lässt sich bei der Vereinbarung des Termins vom Kunden die Handynummer geben. Ist bereits im Vorfeld absehbar, dass die vereinbarte Uhrzeit nicht eingehalten werden kann, sollte der Kunde so schnell wie möglich darüber informiert werden. So lange man dabei keine Firmeninterna preisgeben muss, weiß es der Kunde auch zu schätzen, wenn man ihm den Grund für die Verspätung nennt. Für eine Havarie, einen unerwarteten Stau oder eine Panne hat jeder Mensch Verständnis, wenn solche Absagen und Verschiebungen nicht zum Dauerzustand werden.

Zu früh – Schon beim Kunden klingeln?

Manche Besprechungen und Fahrten gehen auch schneller als man denkt. Das sollte einen jedoch nicht dazu verleiten, schon eine Stunde früher als geplant beim Kunden „auf der Matte zu stehen“. Sobald man abschätzen kann, wann man beim Kunden eintrifft, ist auch hier ein kurzes Telefonat angesagt. Dann kann der Kunde der Vorverlegung zustimmen oder sie auch ablehnen. Solche kleinen Dinge gehören zum modernen Kundenservice mittlerweile einfach dazu. Und in den meisten Fällen trifft man mit dem Wunsch nach einer Vorverlegung des Termins auf offene Ohren.