Was ist Office Management?
Von der Definition her ist das Office Management zu Deutsch die Büroleitung. Jedes Büro, egal welcher Art und Größe, muss gemanagt, organisiert werden. Das Büro ist dazu da, um beispielsweise in der freien Wirtschaft den Geschäftsführer, das Geschäftsführerteam beziehungsweise die Geschäftsführung zu unterstützen, ihnen zuzuarbeiten. Ein Office Management reicht von der einzelnen Sekretärin in einem [...]
Weiter lesenDIN 5008: Regeln für den Geschäftsbrief
Die DIN 5008 wurde im Jahr 1949 eingeführt und mehrfach geändert. In dieser Norm wird der Aufbau von Geschäftsbriefen beschrieben. Die Gestaltung von Briefbogenvordrucken war in der DIN 676 festgelegt, die bei der letzten Überarbeitung im April 2011 als Abschnitt 16 in die DIN 5008 aufgenommen wurde. Die DIN-konforme Erstellung der Drucksachen ist Aufgabe eines [...]
Weiter lesenFront Office Management (Empfangssekretärin, Empfangsdame)
Das sogenannte Front Office bezeichnet den Empfangsbereich einer Firma, einer Praxis oder eines Hotels. Front Office Management ist also die Tätigkeit in diesem Bereich und wurde früher auch als Empfangsdame oder Empfangssekretärin bezeichnet. Der erste Kontakt zu einer Firma führt fast immer über das Front Office, daher ist der erste Eindruck besonders wichtig. Wird ein [...]
Weiter lesenAnruferliste: Was gehört in eine Anrufliste?
Gelegentlich wird ein Office Manager dazu aufgefordert, eine Anruferliste zu führen. Werden vom Vorgsetzten keine besonderen Vorgaben an eine solche Liste gemacht, können Sie zum Beispiel folgende Einträge vorsehen:
Weiter lesenAktivitätenliste zur Organisation der eigenen Arbeit
In einer Aktivitätenliste tragen Sie alle Aufgaben ein, für die Sie verantwortlich sind. Sie dient dazu, sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen, die eigenen Kräfte zu bündeln und keine wesentlichen Dinge zu vergessen. Außerdem kann sie zur Priorisierung von Aufgaben verwendet werden. Bewährt hat sich der folgende Aufbau:
Weiter lesenVeranstaltungsorganisation und Planung von Events
Das Organisieren von Veranstaltungen gehört zu den Hauptaufgaben eines Office-Managers. Sei es das Sommerfest, die Weihnachtsfeier oder Messen, zu tun gibt es hierbei genug. Mit ein paar Tipps und Tricks und einem ausgefeilten Plan gelingt auch dieses im Handumdrehen. Wichtig ist immer, den Überblick zu behalten! Zunächst sollte der Rahmen gefasst werden. Wann soll die [...]
Weiter lesenAufgabengebiete eines Officemanagers
Ein Office Manager/in nimmt jeden Firmeninhaber, Teamleiter oder Vorstand zeitraubende Verantwortlichkeiten ab und stellt diese praktisch frei davon. Nur so kann sich effektiv auf das laufende Firmengeschehen konzentriert werden. Die Aufgaben eines Office Manager/ins schwanken von Büro zu Büro. Grundsätzlich liegt der Aufgabenbereich aber darin, die Vorgesetzte und Mitarbeiter auf ganzer Linie zu unterstützen. Für [...]
Weiter lesenArbeitsabläufe optimal gestalten
Wenn die Effizienz im eigenen Unternehmen nicht den Zielen entspricht, die man sich eigentlich gesetzt hat, dann gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder hat man die Ziele zu hoch gesteckt oder es werden nicht alle Reserven vollständig ausgenutzt. Die Ursachen lassen sich nur durch eine sehr gründliche Analyse der innerbetrieblichen Abläufe heraus finden. Hemmnis Einheitsplanung Obwohl [...]
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