Büroorganisation

Zeitmanagement – gute Ideen sparen Zeit und Geld

Es ist inzwischen als unumstrittene Tatsache anerkannt, dass jeder Mensch im Verlaufe eines Tages Phasen hoher und Zeiten niedriger Leistungsfähigkeit hat. Bei der Allgemeinheit setzen das erste Leistungstief am späten Vormittag und das Zweite nach dem Mittagessen ein. Doch es gibt durchaus auch Menschen, bei denen die Leistungsfähigkeit eine völlig gegenläufige Kurve aufweist.

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Rechtschreibung und Grammatik in einer eMail

Rechtschreibung

Im heutigen E-Mail Verkehr leidet die Grammatik und die Interpunkt. Groß- und Kleinschreibung verschwimmen und auch das gute alte Komma kommt nicht mehr an seinen gewohnten Platz. Im Bereich des Office Managements darf so etwas jedoch nicht passieren.

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Arbeitsplatz

Wie gestalte ich meinen Arbeitsplatz effizient?

Effizienz beim Büro-Arbeitsplatz: Prinzipielles und Individuelles

Wie ist der Arbeitsplatz im Büro effizient gestaltet? Die Antworten auf diese Frage pendeln zwischen grundsätzlichen, allgemeingültigen Erkenntnissen und persönlichen Bedürfnissen. Generell gilt: Die Investitionen in gute Räumlichkeiten, geeignete Möbel sowie Computer und das genau passende Licht lohnen sich auf jeden Fall. Sie sind günstiger als mangelnde Produktivität, fehlende Qualität und Ausfallzeiten wegen Krankheit.

Ein effizient eingerichteter Arbeitsplatz im Büro bedeutet Gesundheitsvorsorge für die Belegschaft. Personalkosten bilden den weitaus größten Posten bei dem Aufwand, den ein Arbeitgeber betreibt: Jeder hier angelegte Euro zahlt sich vielfach wieder aus.

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Elektronisches Fahrtenbuch führen – so vermeiden Sie Fehler

Fahrtenbuch

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Die Digitalisierung macht vieles im Büro einfacher, von der digitalen Buchhaltung über die papierlose Archivierung bis hin zum elektronischen Fahrtenbuch. Gerade Letzteres bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Im Folgenden gibt es wertvolle Tipps, wie Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen.

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Aktendigitalisierung – Wie gehe ich beim Scannen von Akten vor?

Scannen

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Mehr und mehr Unternehmen entscheiden sich für den Umstieg auf das papierlose Büro.

Wollen auch Sie den wichtigen Schritt hin zur Digitalisierung wagen, kommen Sie um das Scannen von Akten nicht herum.

Wie gehen Sie am besten vor?

Vorteile der Aktendigitalisierung

Es macht ein Unternehmen wettbewerbsfähiger, wenn die Mitarbeiter sich in aller Ruhe auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können und dabei so viele Informationen wie möglich zur Hand haben. Genau dies ist jedoch mit einer herkömmlichen Archivierung kaum möglich. Es muss umständlich abgeheftet und archiviert werden. Geht es darum, etwas Bestimmtes zu suchen, sich einen Überblick über einen Sachverhalt zu verschaffen oder einen analysierenden Bericht zu verfassen, ist oft guter Rat teuer. Wenn Sie hierfür so wenig Zeit und Aufwand wie möglich investieren wollen, sollten Sie Akten digitalisieren lassen.

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Digitale Personalakten richtig führen

© DOC RABE Media – Fotolia.com

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Digitalisiert man bestimmte Abläufe oder Bereiche im Büro wie z. B. die Buchführung oder die Aktenführung, bringt das diverse Vorteile mit sich.

Die Prozesse werden transparenter und überschaubarer und man spart Zeit, Geld und Aufwand. Wollen Sie den Umstieg auf die Digitalisierung im Personalwesen wagen, gibt es einiges zu beachten. Hier finden sich drei Tipps, wie Sie eine digitale Personalakte richtig führen.

Tipp 1: Die elektronische Personalakte und der Datenschutz

Vergessen Sie nicht, dass Sie eine schriftliche Genehmigung eines jeden Mitarbeiters benötigen, wenn Sie eine digitale Personalakte führen möchten. Da die digitale Archivierung und das digitale Personalmanagement es indirekt erlauben, aufgrund von Analysen der Leistungs- und Verhaltensüberwachung zu dienen, ist Mitbestimmungsrecht zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber anzuraten, so Dr. Jens Bücking (Rechtsanwalt und Fachanwalt IT-Recht in Stuttgart).

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Aufgaben einer Personalassistentin

Eine Personalassistentin arbeitet in der Regel in der Personalabteilung einer Firma. Damit stellt diese Arbeit besondere Anforderungen an Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit und erfordert Integrität, Fingerspitzengefühl und die Gabe, gut mit Menschen umgehen zu können.

Die Personalassistentin unterstützt den Personalsachbearbeiter und den Personalleiter bei seiner Arbeit.

Zu den wesentlichen Aufgabenbereichen gehören:

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Pflanzen im Büro

Pflanzen in den Büros sind kaum noch wegzudenken. Es gibt kaum noch einen Betrieb, in denen nicht im Eingangsbereich, im Konferenzraum oder aber in den Büroräumen selbst Pflanzen aller Art zu finden sind. Bisher waren sie für viele Menschen einfach nur schön anzusehen und verströmten eine gewisse Wärme. Und selbst, wenn keine echten Pflanzen in den Räumlichkeiten vorhanden waren, dann waren dort zumindest Kunstblumen zu finden. Somit entwickelten sie sich als ein wichtiges Accessoire zur gemütlicheren Raumgestaltung. Allerdings haben echte Pflanzen noch entscheidende andere Vorteile, die einen Einsatz berechtigen.

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Schallschutz durch Trennwände im Büro

Die Zeiten, in denen Innendienstmitarbeiter ihr eigenes kleines oder großes Büro zur alleinigen Verfügung hatten, sind in den meisten Unternehmen vorbei. Mehrere Mitarbeiter benutzen heute einen Büroraum und insbesondere in großen Firmen ist der Trend zum Großraumbüro ungebrochen. Für das Unternehmen hat ein Großraumbüro eine ganze Reihe von Vorteilen. Für den einzelnen Angestellten ist dieses Konzept der modernen Büroarbeitswelt aber oftmals nicht optimal. Die vielen Personen in einem Raum können die Fähigkeit zu Konzentration nachhaltig beeinträchtigen. Störend wirken oftmals auch Geräuschemissionen, die auch bei vorwiegend ruhigen Mitarbeitern in einem Großraumbüro nicht ausbleiben. Daher gewinnen Trennwände, Raumteiler und andere leichte nachträglich zu installierende Wandelemente eine immer größere Bedeutung in den Büroräumen.

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Büro einrichten: Tipps für die Büroeinrichtung

Wer im Büro arbeitet, bringt durchschnittlich 10 % seiner Lebenstätigkeit dort zu. In keinem anderen Raum verbringt er so viel Zeit und ist so aktiv. In den akuten Lebensphasen der Berufstätigkeit liegt dieser Wert natürlich noch erheblich höher. Gerade ambitionierte Führungskräfte oder Selbstständige bringen es gut und gern auch schon einmal auf 30 %. Allein diese Relationen zeigen, welche Bedeutung das Büro als Lebensumfeld hat. Es sollte deswegen, außer den funktionalen Erwägungen, auch gesundheitliche Aspekte und eine angenehme Atmosphäre in der Einrichtung berücksichtigen.

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