Die Ablage – gut sortiert ist gut gefunden
Im Grunde ist die Ablage immer ein Thema, welches gern zur Seite geschoben wird. Selbst der beste Office Manager/in tut sich schwer damit, denn das Aufräumen dieser ist immer mit einem immensen Zeitaufwand verbunden.
Gerade in alteingesessenen Büros und Unternehmen findet die papierlose Kommunikation selten Anklang. Hier wird vielmehr noch mit Zettel und Stift gearbeitet. In diesem Fall ist die Ablage fast noch wichtiger als bei einem elektronischen Dateisystem. Glaubt man den Statistiken befinden sich noch immer rund 70 % der Unternehmensdaten auf Papier wieder. Eine digitale Form gibt es davon in den meisten Fällen nicht.
Eine gute Ablage zeichnet sich durch ein schnelles Wieder finden der Dokumente aus. Verschiedene Ordner, Mappen und Ablagefächer helfen, den Überblick zu behalten. Die Sortierung nach Postausgang, Rechnungseingang/ Rechnungsausgang, Veranstaltungen, Angebote/ Aufträge schafft beispielsweise auch für anderen Mitarbeiter oder auch für den Vorgesetzten die Möglichkeit, schnell auf die Daten zurückzugreifen.
Für lose Blattsammlungen eigenen sich Aktendeckel oder ganz und gar geschlossenen Aktenboxen. Allerdings sollte Letzteres nur in Anspruch genommen werden, wenn die Daten archiviert werden. Stehordner sind perfekt, um Tageszeitungen oder Fachzeitschriften zu ordnen. Am besten empfiehlt sich hier eine chronologische Ordnung, um auch im Nachgang auf ältere Ausgaben zurückgreifen zu können.
Es spielt eigentlich keine große Rolle nach welchen Kriterien, Sie Ihre Ablage sortieren. Wichtig ist nur, dass Sie auf allgemeingültige Systeme zurückgreifen. Korrespondenzen ordnen Sie am besten nach dem Eingangsdatum. Eine numerische Ablage kann beispielsweise bei Kundenakten vollzogen werden, wobei sich je nach Größe des Kundenstamms auch eine Ablage nach Buchstaben eignet.
Wichtig sind auch die Kenntnisse über Aufbewahrungsfristen. Bevor ein Dokument endgültig aus dem Archiv verschwinden kann, müssen die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. In dieser Zeit muss es jederzeit zugänglich sein und es muss für eine gute Lesbarkeit gesorgt werden, notfalls mit einer Digitalisierung.
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen auf einen Blick:
- Abrechnungsunterlagen – 10 Jahre
- Aktenvermerke – 6 Jahre
- Angebote mit Auftragsfolge – 6 Jahre
- Anträge auf Arbeitnehmersparzulage – 6 Jahre
- Außendienstabrechnungen – 10 Jahre
- Bankbelege – 10 Jahre
- Betriebskostenrechnungen – 10 Jahre
- Bewirtungsunterlagen – 10 Jahre
- Bilanzen – 10 Jahre
- Buchungsbelege – 10 Jahre
- Fahrtkostenerstattungsunterlagen – 10 Jahre
- Gehaltslisten – 10 Jahre
- Geschäftsberichte – 10 Jahre
- Geschäftsbriefe – 6 Jahre
- Gewinn- und Verlustrechnung – 10 Jahre
- Handelsregisterauszüge – 6 Jahre
- Kontoauszüge – 10 Jahre
- Personalakten – 10 Jahre
- Protokolle – 6 Jahre
- Quittungen – 10 Jahre
- Rechnungen – 10 Jahre
- Reisekostenabrechnung – 10 Jahre
- Telefonkostennachweise – 10 Jahre
- Unterlagen Sozialversicherungsträger – 10 Jahre
- Überstundenliste – 6 Jahre
- Versicherungspolicen – 6 Jahre
- Verträge nach Ablauf – 6 Jahre
Elektronische Verwaltungssysteme, so genannte Dokumentenmanagement-Systeme, sind eine gute Abhilfe. Zum einen schaffen Sie Übersichtlichkeit und zum anderen sorgen Sie durch die Digitalisierung der Daten und Dokumente für eine dauerhafte Lesbarkeit. Fragen Sie Ihren Chef ruhig einmal danach. Erklären Sie ihm die Kosten im Verhältnis zum Nutzen.
