Arbeitsabläufe optimal gestalten

Wenn die Effizienz im eigenen Unternehmen nicht den Zielen entspricht, die man sich eigentlich gesetzt hat, dann gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder hat man die Ziele zu hoch gesteckt oder es werden nicht alle Reserven vollständig ausgenutzt. Die Ursachen lassen sich nur durch eine sehr gründliche Analyse der innerbetrieblichen Abläufe heraus finden.

Hemmnis Einheitsplanung

Obwohl es inzwischen moderne technische Möglichkeiten zur schnellen und effizienten Informationsverteilung gibt, setzen viele Unternehmen und Behörden noch auf die wöchentlichen Teamtreffen, bei denen die letzte Woche ausgewertet und die Aufgaben der kommenden Woche besprochen werden. Das hat den Nachteil, dass die Unterschiede in der Arbeitsgeschwindigkeit der einzelnen Mitarbeiter nicht in optimaler Form berücksichtigt werden können.

Diese müssen nicht einmal in den Fähigkeiten der jeweiligen Mitarbeiter liegen, sondern können sich auch daraus ergeben, dass auftauchende Probleme einmal schneller und einmal aufwändiger gelöst werden müssen. Hier könnte die Steigerung der Effizienz allein schon daraus erzielt werden, dass alle Aufgaben in einen Pool kommen, aus dem der Mitarbeiter die Nächste zugeteilt bekommt, nachdem er seine aktuelle Aufgabe als erledigt gemeldet hat. Dabei könnte die einzelnen Aufgaben innerhalb des Pools sogar mit verschiedenen Prioritäten versehen werden.

Doppelte Erledigung vermeiden

Immer wieder kommt es dazu, dass mehrere Mitarbeiter dieselben Aufgaben erledigen, nur weil es Mängel bei der internen Kommunikation gibt. Das lässt sich vermeiden, indem man zu jedem Vorgang eine zentrale Datenbank anlegt, in der im Vorgang eine Markierung gesetzt wird, wenn jemand daran arbeitet.

Hier sollte man sich an der Arbeitsweise der Datenbanken orientieren, die beispielsweise bei Lotus Notes und dem integrierten Domino-Server verwendet werden. Meldet sich ein Client am Server an, werden ihm automatisch die Updates aus der Datenbank übermittelt, ohne dass er sich darum kümmern müsste. So hat er immer den Zugriff auf die jeweils aktuellsten Daten. Eine doppelte Abarbeitung wird damit sehr zuverlässig vermieden.

Effiziente Kommunikationswege schaffen

Analysiert man die Arbeitsabläufe vor allem in den Behörden mit zahlreichen Fachabteilungen etwas genauer, dann fällt auf, dass viel Zeit für vergebliche Telefonate drauf geht. Auch in wenig organisierten Kundendienstabteilungen lässt sich dieses Defizit leider immer noch finden.

Aus technischer Sicht gibt es ganz einfache Möglichkeiten, dieses Problem wirksam lösen zu können. Nutzt man intern die Voice over IP Telefonie, dann kann man mit virtuellen Anwesenheitslisten arbeiten. Im einfachsten Fall lassen sich dabei die Messengerdienste nutzen, bei denen man die Möglichkeit diverser Statuseinstellungen hat, die den anderen Teilnehmern auch angezeigt werden. Damit wird ein zielgerichteter Kontakt mit Teammitgliedern möglich, die auch wirklich gerade verfügbar sind.