Aufgabengebiete eines Officemanagers

Ein Office Manager/in nimmt jeden Firmeninhaber, Teamleiter oder Vorstand zeitraubende Verantwortlichkeiten ab und stellt diese praktisch frei davon. Nur so kann sich effektiv auf das laufende Firmengeschehen konzentriert werden.

Die Aufgaben eines Office Manager/ins schwanken von Büro zu Büro. Grundsätzlich liegt der Aufgabenbereich aber darin, die Vorgesetzte und Mitarbeiter auf ganzer Linie zu unterstützen. Für viele Unternehmen beginnt das Office Management bereits mit einer Sekretärin/ Sekretär oder einer Empfangsdame. Das Filtern und Katalysieren von Anrufern, Anfragen, Posteingängen und Ähnlichem beginnt bereits an dieser Stelle.

Die Hauptaufgabengebiete liegen in aller Regel bei:

Telefonie

Praktisch die Hauptaufgabe eines Office Manager/ins. Das Beantworten von Telefonanrufen, das verantwortungsbewusste Weiterleiten sowie die selbstständige Lösung von Problemfällen. In aller Regel wird der komplette Telefonverkehr, zumindest die eingehenden Anrufe an den Office Manager/in übertragen. Die Delegation dieser Arbeit, beispielsweise in Pausen, Beratungen, bei Urlaub oder Krankheit obliegt dann ebenfalls in vollem Maße dem Office Manager/in.

Empfang

Office Manager/in können an einem Schreibtisch innerhalb des Eingangsbereiches sitzen und alle Besucher empfangen, während sie hereinkommen. Zusätzliche Aufgaben sind hier zum Beispiel das Unterzeichnen von Anlieferungs- und Empfangsbestätigungen, das Verteilen des täglichen Posteingangs und das Sauber halten des Empfangsbereichs. Nein, sicher ist es nicht Ihre Aufgabe mit Eimer und Wischlappen durch das Büro zu gehen, vielmehr geht es darum, für die nötige Optik zu sorgen. Alte Zeitschriften und Tageszeitungen gehören beispielsweise aussortiert, während aktuelle Ausgaben den Wartebereich zieren dürfen. Auch wenn es beispielsweise um die saisonale Herrichtung geht, so unter anderem zu Weihnachten oder zu Ostern. Ein gut eingerichteter Empfangsbereich sorgt dafür, dass sich Besucher wohl fühlen und gern wieder kommen.

Büromaterialien

Office Manager/in können auch für Büromaterialien zuständig sein. Das Überwachen aktueller Bestände, das Erfassen von Meldebeständen und das daraus resultierende Bestellen neuer Materialien. Diese Aufgabe scheint banal, täuschen Sie sich hierbei aber nicht. Kein Unternehmen läuft ohne das richtige Büromaterial. Gleiches trifft für Büroeinrichtungen zu. Die Auswahl und vor allem der Preisvergleich von Schreibtische, Stühle, Aktenschränke und dergleichen sind ein wichtiges Kriterium und sorgen zudem für ein einheitliches Erscheinungsbild innerhalb der Firmenräume.

Archivierung

Eine zentrale Aufgabe für Office Manager/in ist, die Schreibarbeit zu organisieren. Jeder Office Manager/in sollte ein komplettes und übersichtliches Archivierungssystem für Posteingänge, Postausgänge, Empfangsbestätigungen oder auch Kundeninformation haben. Da auch andere Mitarbeiter von Zeit zu Zeit auf das Archiv zurückgreifen müssen, sollte immer eine allgemeingültige Bezeichnung und Zuordnung der Unterlagen erfolgen.

Buchhaltung

Gewöhnlich stellen Firmen einen Buchhalter ein, um die hoch qualifizierte Finanzplanung gewährleisten zu können. Je nach Qualifizierung werden hierfür jedoch auch Office Manager/in eingesetzt. Die einfache Debitoren- und Kreditorenüberwachung hingegen, bedarf keiner speziellen Ausbildung.

Vorbereitung von Besprechungen

Ein Office Manager/in ist in aller Regel für die Planung von Beratungen zuständig. Zunächst gilt es hier, einen gemeinsamen Termin für alle Teilnehmer zu finden. Die Planung von Raumressourcen und Verpflegung muss organisiert werden. Termingerechte Einladungen, beispielsweise bei Gesellschafter- und Mitgliederversammlungen gehören ebenso dazu, wie das Erarbeiten von Beschlüssen, Powerpoint-Präsentationen und anderen Unterlagen.