Das Protokoll: Ursprung und Zielsetzung

Der Begriff „Protokoll“ kennt man im Deutschen bereits seit dem 16. Jahrhundert. Anfänglich meinte es so etwas wie einen Aktendeckel. Ein Blatt, das vor die Papyrusrollen geleimt wurde. Dieses Blatt enthielt verschiedene, bestimmte bibliografische Daten.

Erst später bezeichnete der Begriff „Protokoll“ dann die chronologische Auflistung von Abläufen. Selbst in der Diplomatie hielt es Einzug. Hier meint es bis heute die Sammlung von Regeln.

Heutzutage nutzt man das Protokoll als Instrument der Organisation. Ein Protokoll dokumentiert, wer, was, wann ausgeführt hat, oder aber ausführen wird und wo es ausgeführt wurde.

Warum ein Protokoll so wichtig ist

Ein gutes Protokoll übernimmt eine wichtige Funktion im Unternehmensablauf. Denn professionell erstellte Protokolle leisten für die Organisation und die Abläufe in einem Unternehmen wichtige Dienste. In jedem Unternehmen ist es üblich und sinnvoll Besprechungen abzuhalten. Ebenso häufig werden wichtige Telefonate geführt. Das sind nur zwei Bereiche, die sich zur Protokollerstellung eignen.

Zielsetzung von Protokollen

Sinn und Zweck eines jeden Protokolls ist zuerst einmal, dass wichtige Dinge festgehalten werden. Ergebnisse werden aufgeschrieben und daraus resultierende Maßnahmen werden beschrieben. Möglicherweise sind Termine festgelegt worden. Es ist äußerst sinnvoll, dass diese im Protokoll festgehalten werden. Ebenso wie die Zuständigkeiten für festgelegte Aufgaben geklärt wurden und schriftlich niedergelegt werden.

Und nicht zuletzt kann ein Protokoll auch als Beweismittel dienen. Das heißt, dass zum Beispiel Beschlüsse festgehalten werden, die zu einem späteren Zeitpunkt einen unklaren Sachverhalt belegen bzw. klären können.

Und natürlich dient ein Protokoll auch als Information für Personen, die an der Sitzung nicht teilgenommen haben. Umso wichtiger ist es, dass der Protokollant bei der Protokollerstellung so exakt, wie möglich, die einzelnen Punkte festhält. Er darf nichts hinzufügen, aber auch nichts weglassen. Zudem gehören auch Kommentare nicht in ein Protokoll.

Grundsätzlich muss man sagen, dass es ganz wichtig ist, dass das Ziel einer Sitzung im Vorhinein allen Beteiligten klar sein sollte. Denn die Effizienz einer Sitzung ist umso größer, je besser informiert die Beteiligten sind. Außerdem sind endlose und wortreiche Diskussionen für den Protokollierenden sehr schwer zu dokumentieren.