Prokollführung: Vorbereitung auf eine Besprechung

Was kann der Protokollant / die Protokollantin tun, um sich effektiv auf die Sitzung vorzubereiten? Einige Dinge wurden Eingangs bereits beschrieben. Allerdings beginnt die Vorbereitung auf eine Sitzung schon viel früher. Nämlich bereits mit der Einladung zur Sitzung.

Die Namen derer, die eingeladen wurden, sollten dem Protokollanten/der Protokollantin bekannt sein. Eine Anwesenheitsliste kann schon im Vorfeld erstellt werden. Während der Sitzung können die Nichtanwesenden als entschuldigt eingetragen werden und die Anwesenden werden als Teilnehmende eingetragen.

Um die Wortbeiträge während der Sitzung den entsprechenden Personen zuordnen zu können, empfiehlt sich ein Sitzplan, der mit Nummern versehen ist. Hier werden, nach kurzer Vorstellung der Anwesenden, deren Namen eingetragen. Hier leisten aber auch Namenschilder, die auf dem Tisch stehen, gute Dienste.

Mit dem Moderator der Sitzung wird vorher abgesprochen, dass Beschlüsse im Wortlaut festgehalten werden. Hierfür muss dann während der Sitzung entsprechende Zeit eingeplant werden. Der Moderator sollte ebenfalls ein Augenmerk darauf haben, dass der Protokollierende schreibtechnisch folgen kann. Das ist insbesondere wichtig bei schnellen Wortwechseln.

Zudem ist es wichtig, dass man auch während der Sitzung schon, Unklarheiten vermeidet. Das heißt, dass der Protokollierende dem Moderator ein entsprechendes Zeichen gibt, wenn ihm etwas unklar ist, oder er möglicherweise etwas nicht mitbekommen hat.

Eine weitere wichtige Organisationshilfe ist die Durchnummerierung der handschriftlichen Aufzeichnungen, das heißt, jede Seite erhält eine Seitenzahl. Das ist ganz wichtig, um hinterher den Ablauf folgerichtig wiedergeben zu können.

Empfehlenswert ist es überdies, für jedes neue Thema eine neue Seite zu benutzen. Zusätzlich kann man auf jeder Seite zwischen den Zeilen ausreichend Platz lassen. Möglicherweise müssen später noch Ergänzungen gemacht werden. So wird verhindert, dass die handschriftlichen Aufzeichnungen zu unübersichtlich werden.

Hilfreich bei längeren Sitzungen oder Vorträgen ist es sicherlich außerdem, wenn die Diskussionen auf Band aufgenommen werden. Das sollte aber vor Beginn der Sitzung allen Beteiligten bekannt sein. Zudem ist für die Bandaufnahme wichtig, die technischen Voraussetzungen im Vorfeld zu klären und zu schaffen. Für den Protokollierenden bedeutet das eine erhebliche Arbeitserleichterung. Mit der Aufnahme können mögliche Konzentrationslücken aufgefangen werden. Kann er doch im Anschluss an die Sitzung immer wieder in die Aufnahme hineinhören und Ungenauigkeiten verbessern. Zudem ist die Beteiligung des Protokollierenden an der Diskussion so leichter möglich.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist dann auch noch der zeitliche Rahmen, den man für die anschließende Erstellung des Protokolls benötigt. Hier sollte eine ausreichende Zeit eingeplant werden. Auch sollte die Erstellung des Protokolls so zeitnah, wie möglich erfolgen. Denn nur dann sind die Abläufe und Inhalte noch im Gedächtnis präsent. Je später man also ein Protokoll erstellt, desto schwieriger wird die korrekte und vollständige Wiedergabe.