Front Office Management (Empfangssekretärin, Empfangsdame)

Das sogenannte Front Office bezeichnet den Empfangsbereich einer Firma, einer Praxis oder eines Hotels. Front Office Management ist also die Tätigkeit in diesem Bereich und wurde früher auch als Empfangsdame oder Empfangssekretärin bezeichnet. Der erste Kontakt zu einer Firma führt fast immer über das Front Office, daher ist der erste Eindruck besonders wichtig. Wird ein Kunde oder Geschäftspartner hier unfreundlich oder inkompetent behandelt, so wirkt sich das auf seine Meinung über die gesamte Firma aus. Daher ist es sehr wichtig, darauf zu achten, dass hier nur Mitarbeiter eingesetzt werden, die diesen Anforderungen entsprechen.

Typische Aufgabenbereiche sind

  • Entgegennahme von Telefonaten und Weitervermittlung an den richtigen Ansprechpartner
  • Annahme von Reservierungen und Terminen
  • Begrüßung von Kunden
  • Entgegennahme von Geschäftspost
  • Erster Ansprechpartner bei Problemen oder Wünschen der Kunden

Kernkompetenzen im Front Office Management sind

  • Kundenorientierung
  • Freundliches Auftreten
  • Freundsprachenkenntnisse, mindestens in Englisch
  • Belastungsfähigkeit
  • Ein gepflegtes Äußeres und gute Umgangsformen
  • Eine freundliche Telefonstimme
  • Erstklassiges Wissen über die Abläufe und Zuständigkeiten in der Firma

Eine spezielle Ausbildung ist für den Einsatz als Front Office Manager nicht unbedingt erforderlich. Es schadet aber nichts, eine gute Berufsausbildung im Bürobereich zu besitzen, mindestens aber eine mehrjährige Berufserfahrung. Sehr gerne werden im Front Office auch Teilzeitkräfte eingesetzt, die beispielsweise nach einer Babypause wieder in das Berufsleben einsteigen möchten. Studentische Aushilfskräfte findet man eher selten.