Was ist Office Management?

Office Management


Von der Definition her ist das Office Management zu Deutsch die Büroleitung. Jedes Büro, egal welcher Art und Größe, muss gemanagt, organisiert werden. Das Büro ist dazu da, um beispielsweise in der freien Wirtschaft den Geschäftsführer, das Geschäftsführerteam beziehungsweise die Geschäftsführung zu unterstützen, ihnen zuzuarbeiten.

Ein Office Management reicht von der einzelnen Sekretärin in einem Handwerksunternehmen bis hin zum Kanzleramtsminister, dem Office Manager der derzeitigen Bundeskanzlerin Dr. Angela Merkel, dem einige hundert Mitarbeiter zuarbeiten. Beide managen das Office ihres Vorgesetzten, und doch liegen zwischen Art, Umfang, Vielfältigkeit und Vielseitigkeit der Aufgaben buchstäblich Welten. Trotzdem sind beide Office Manager für ihren jeweiligen Chef wichtig bis unverzichtbar. Ohne seine eingearbeitete und versierte Sekretärin steht der Handwerksunternehmer vor seinem Schreibtisch und weiß nicht so recht weiter. Sie managt seinen Alltag, terminiert Aufträge, organisiert die Bestellung von Materialien und erledigt die Buchhaltung mit Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen.

Office Management kann auch so definiert werden: Jeder Mitarbeiter in Unternehmen oder Behörde, dessen Aufgabengebiet so vielseitig und vielfältig ist, dass er die Vor- und die Nachbereitung nicht selbst erledigen kann, benötigt dafür ein Office Management. Es ist je nach Hierarchieebene in Unternehmen oder Behörde personell, organisatorisch und strukturell dementsprechend umfangreich und muss seinerseits durch ein weiteres, dezentrales Office Management wieder gemanagt werden. Auf diese Weise ergibt sich innerhalb eines Organigramms ein dezentralisiertes Office Management, vom Vorstandsvorsitzenden bis hinunter zum Abteilungs-, Referats- oder Gruppenleiter. Erst der einzelne Sachbearbeiter bearbeitet buchstäblich seine Sachen und Vorgänge selbst. Er wird nicht gemanagt, er organisiert sich selbst. Und indirekt ist er wiederum in das Office Management eingebunden, da er der nächsthöheren Hierarchieebene zuarbeitet.

Office Management ist eine zuarbeitende Tätigkeit. Die Legislative stellt der Führungsebene der Exekutive vielfältige Aufgaben. Sei es durch Gesetz, qua Vertrag, durch Anfragen oder ähnliches. Als Legislative werden in der freien Wirtschaft die Aktionäre, Gesellschafter oder Firmeneigentümer bezeichnet, bei der Öffentlichen Hand sind es Bundestag, Landtag, Gemeinderat oder vergleichbare Organe. Die Vertreter der Exekutive wie Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder, Bundesminister, Landesminister oder Bürgermeister sind berichtspflichtig und müssen Rechenschaft ablegen. An dieser Stelle kommt das Office Management ins Spiel. Sie bedienen sich allesamt der Verwaltung, wie immer sie auch strukturiert und organisiert ist.

Dem Office Management gehören hauptberufliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an. Das ist eine ganz wesentliche Voraussetzung dafür, dass ein Office Management funktional und effektiv ist. Im ehrenamtlich organisierten Sport zum Beispiel ist die Legislative wie der Vorstand oder die Verbandsversammlung in der Regel ehrenamtlich tätig. Das Office Management, also die Verbandsgeschäftsstelle, das Generalsekretariat oder das Jugendsekretariat ist mit hauptamtlichen Mitarbeitern besetzt. Vom Geschäftsführer, Hauptgeschäftsführer oder Generalsekretär über Angestellte in Sekretariat, Buchhaltung und den sportfachlichen Abteilungen bis hin zum Azubi. Sie alle arbeiten für die ehrenamtlichen Führungsgremien, sie managen das Büro und bereiten deren Arbeit vor und nach.

Für jede Branche, für jedes Unternehmen ist das Office Management individuell strukturiert und organisiert. Viele Abläufe und Tätigkeiten gleichen sich überall, und trotzdem sind es nicht dieselben. Denn auch das Office Management wird von den Personen beeinflusst. Einerseits von denen, für die gemanagt wird, und dann natürlich auch von den daran Beteiligten selbst. Automatisierte Arbeitsabläufe reduzieren Fehlerquellen, sie sind aber meistens nicht dazu geeignet, individuelle Probleme oder Aufgabenstellungen zu lösen.
Daher gilt, dass ein gutes oder sehr gutes Office Management nur mit einem guten oder sehr guten, geschulten und eingespielten Personal möglich ist. Das Office Management erfordert von allen Mitarbeitern neben der Ausbildung auch viel Erfahrung in dem eingespielten Team des jeweiligen Office‘.

Nicht umsonst stöhnen die Vorgesetzten auf, wenn ihre erste Sekretärin oder der Büroleiter aus Urlaubs- oder Krankheitsgründen temporär durch eine so genannte Zweitkraft ersetzt werden muss!