Jobs im Sekretariat

Wer im Sekretariat arbeitet, verbringt auch in der heutigen Zeit seinen Arbeitstag am Puls des Unternehmens. Das Sekretariat ist das Vorzimmer, quasi die Exekutive des jeweiligen Vorgesetzten, Leiters, Chefs oder Geschäftsführers, je nach Hierarchie und Unternehmensstruktur. Wenngleich jedes Sekretariat individuell und anders als das nächste ist, so sind viele Tätigkeiten identisch oder vergleichbar. Sie ähneln sich von Art und Umfang her, und insofern kann das Sekretariat auch mit wechselndem Personal besetzt werden. Einzig die persönliche Abstimmung, das Kennen um die feinen Details, um die Interna, das sich wortlos verstehen macht die Sekretärin im herkömmlichen Sinne auch heute für den Vorgesetzten noch immer unersetzlich.

Eine Grundvoraussetzung für Jobs im Sekretariat ist ein gutes Händchen für strukturiertes und organisiertes Arbeiten. Im Sekretariat muss buchstäblich Ordnung herrschen. Alles hat seinen festen, zugewiesenen Platz, und alles muss auffindbar sein. Das gilt sowohl für die Aktenablage in den Ordnern, also für den etwas abfällig bezeichneten Papierkram, als noch viel mehr für die elektronische Ablage. Was nicht dort ist, wo es hingehört, wird kaum wieder auffindbar sein. Ein falscher, überhasteter Knopfdruck oder Mausklick, und das Dokument ist verschwunden.

Zum heutigen Job im Sekretariat gehört das Beherrschen der gängigen Anwendungs- und Betriebsprogramme am PC. Es wird vielfach mit Begriffen wir Grund- oder vertieften Kenntnissen gearbeitet, ohne dass es dazu klare Kriterien gibt. Hier sind Leistungsnachweise, Zertifikate und Zeugnisse von öffentlichen Institutionen wie Industrie- und Handelskammer, anerkannten Schulen und dergleichen der einzige Maßstab für eine objektive und realistische Bewertung. Im praktischen Arbeitsalltag ist es oftmals schwierig, das wirkliche Leistungsvermögen der Mitarbeiterin einzuschätzen und zu bewerten.

Das Sekretariat ist in vielen Fällen auch de facto das Vorzimmer des Chefs. Für Jobs im Sekretariat sind gute Umgangsformen, gepflegtes Äußeres sowie eine einwandfreie Aussprache eine unabdingbare Voraussetzung. Eine gekonnte Kommunikation, unverbindlich-freundlich, gehört zum Alltag. Das gilt auch für ein gutes Benimm, wenn während einer Wartepause dem Gast ein Getränk serviert wird. Wenn schon bewirtet wird, dann muss es formvollendet und vollständig sein. Also mit Serviette, mit Konferenzgebäck, und mit frischer Kondensmilch. Verschlossen serviert, so dass der Gast positiv registriert, dass alles erst- und auch einmalig serviert wird. Und die 0,3 Literflasche Mineralwasser ohne Kohlensäure sollte vor seinen Augen geöffnet, und dann serviert werden.

Verschwiegenheit bis ins Grab! Das ist die Eigenschaft, die an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Sekretariat mit am höchsten geschätzt wird. Sie ist gleichzeitig auch eine unabdingbare Voraussetzung für diesen Arbeitsplatz. Denn ein Zimmer weiter finden wichtige, vertrauliche und oft entscheidende Gespräche statt. Es ist unvermeidbar, dass das Sekretariat davon mehr oder weniger viel mitbekommt. Das gilt auch für die Korrespondenz im Sekretariat, für den Bereich Posteingang und Postausgang, im Grunde genommen für den gesamten Alltag im Sekretariat. Es kann um personelle, um finanzielle oder um existentielle Angelegenheiten der Firma gehen. Das Sekretariat gehört zu den Unternehmensbereichen, die am besten informiert sind. Die Mitarbeiter im Sekretariat müssen umso verschwiegener, gleichzeitig aber neutral-freundlich allen gegenüber sein.

Und letztendlich kennt der Job im Sekretariat nur selten regelmäßige Arbeitszeiten. Das Sekretariat arbeitet dem Vorgesetzten zu, es arbeitet für ihn und mit ihm. Das gilt sowohl für die täglichen Arbeitszeiten als auch für die Wochenenden. Termine und Vorgaben kommen, wie es heißt, von oben und müssen umgesetzt werden. Dafür hat der jeweilige Vorgesetzte sein Sekretariat, auf das er sich verlassen möchte und muss. Er braucht seine Sekretärin, ihre Manpower und ihre Motivation. Dafür wird sie auch bezahlt, in der Regel übertariflich oder besser als Kolleginnen in anderen Firmenbereichen. Im Gegenzug wird dann ein hoher bis hin zu bedingungsloser Einsatz erwartet. Das kann bis an die berufliche Existenz gehen.

Denn wenn der Chef gehen muss, muss ‚seine‘ Sekretärin in der Regel automatisch mitgehen!