Zeitmanagement – Der Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit (Eisenhower-Prinzip)

Für ein erfolgreiches Selbstmanagement ist es wichtig, sich mit dem Thema Zeitmanagement zu beschäftigen. Dabei ist es wichtig, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst optimal einzusetzen und seine Zeit nicht mit unwichtigen Dingen zu vergeuden.

Zielsetzung

Am Anfang aller Überlegungen steht die Definition der zu erreichenden Ziele. Was ist mir wichtig, welche Ergebnisse möchte ich erzielen und welche Prioritäten gelten für meine Tätigkeiten. Erst wenn ich mir darüber klar geworden bin, macht es Sinn, sich weitere Gedanken über das Zeitmanagement zu machen.

Das Eisenhower-Prinzip

Nach Eisenhower ist es erforderlich, zwischen wichtigen und dringlichen Dingen zu unterscheiden. Häufig lassen sich die Menschen von dringlichen aber weniger wichtigen Dingen davon abhalten, die eigenlich erforderlichen Tätigkeiten anzugehen und verlieren so den Überblick über die stragisch richtige Vorgehensweise.

Wichtigkeit

Wichtig sind alle Dinge, die für die Erreichung meiner vorrangigsten Ziele erforderlich sind. Vernachlässige ich die wichtigen Dinge, werde ich meine strategischen Ziele nie erreichen.

Dringlichkeit

Dringlich sind alle Tätigkeiten, die aus einem bestimmten Grund sehr bald erledigt werden müssen.Dieser zeitliche Zwang wird einem Menschen häufig von außen auferlegt und ist nicht in allen Fällen von einem selber zu beeinflussen. Abgabefristen, Öffnungszeiten und sonstige Termine können eine Dringlichkeit hervorrufen.

Welche Prioritäten gelten?

  • Mit hoher Priorität sollten die Dinge erledigt werden, die sowohl wichtig als auch dringlich sind.
  • Wichtige Dinge, die aber nicht dringlich sind, sollten gut geplant werden.
  • Dringliche Aufgaben, die aber nicht wichtig sind, werden am besten delegiert oder mit geringerer Priorität erledigt.
  • Aktivitäten, die weder dringlich noch wichtig sind, sollte man sofort von der Aufgabenliste streichen.

Durch eine vorausschauende Planung kann es gelingen, erst gar keine dringlichen Aufgaben entstehen zu lassen, sodass man sich souverän und mit voller Kraft den wirklich wichtigen Aufgaben widmen kann. Alle Unwägbarkeiten des Berufslebens lassen sich allerdings nicht in dieser Form erledigen.

Beispiele

  • Wenn ein Feuer im Firmengebäude ausbricht, ist sowohl wichtig (weil das eigene Leben daran hängt) als auch dringend (weil sofort etwas geschehen muss), dass man das Gebäude verläßt und die Feuerwehr verständigt.
  • Wenn an der Haustür ein Staubsaugervertreter klingelt, ist es zwar dringlich, die Tür zu öffnen (weil es nur Sinn macht, die Tür sofort zu öffnen), aber eher unwichtig (weil man eigentlich gar keinen neuen Staubsauger benötigt).
  • Weiterbildungen im eigenen Beruf (zum Beispiel zusätzliche Sprachkenntnisse) sind wichtig (weil die eigene Karriere davon abhängt), aber nicht dringlich (weil man die Schulungen auch in 2 Monaten noch durchführen kann).

Fazit

Teilen Sie möglichst alle Ihre Aufgaben gemäß einer Matrix in „Wichtig / Nicht wichtig“ und „Dringlich / nicht dringlich“ ein und konzentrieren Sie Ihre Kräfte auf Dinge mit hoher Prioriät.