Büroleitung: Aufgabenbereich und Verantwortlichkeiten

Die Tätigkeitsbeschreibung einer Büroleitung differiert teilweise enorm. So unterscheiden sich die Tätigkeiten einer Büroleitung im Schreibbüro durchaus von den Arbeiten der Büroleitung des Firmenchefs.

Büroleitung des Firmenchefs

Die Sekretärin des Firmenchefs ist für die Koordination der Termine, für die Führung und Weitervermittlung von wichtigen Telefonaten, aber auch für die Buchung von Zugfahrten, Flügen und Unterkünften bei Dienstreisen verantwortlich. Sie ist für die meisten Kunden und Geschäftspartner die erste Ansprechpartnerin. Es kann durchaus auch sein, dass sie ihren Chef auf Dienstreisen begleitet. Deshalb ist es unabdingbar, dass sie perfekt Englisch und eventuell auch noch eine zweite Fremdsprache spricht. Zu ihren Tätigkeiten gehören auch die Erstellung der Abrechnung der Dienstreisekosten und die eventuell daraus resultierende Rückerstattung.

Auch für das Abfassen der Korrespondenz, beispielsweise nach Stichpunkten oder Diktat, kann sie verantwortlich zeichnen. Diese Tätigkeiten kann sie aber auch an andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büros delegieren. In vielen kleineren und mittelständischen Unternehmen ist die Sekretärin auch für die Urlaubsplanung der einzelnen Mitarbeiter, aber auch der leitenden Angestellten und des Chefs zuständig. Hier gilt es, Überschneidungen weitestgehend zu verhindern und auch auf die Belange der Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern Rücksicht zu nehmen.

Zudem obliegt ihr in einigen kleineren Unternehmen auch die Buchhaltung inklusive der Überwachung der Gehaltszahlungen an die Mitarbeiter. Wenn möglich sollten diese Tätigkeiten aber von einem externen Steuerbüro oder einem eigens angestellten Buchhalter vorgenommen werden.

Leitung eines Schreibbüros

Die Büroleitung eines Schreibbüros hingegen muss nicht so vielfältige Aufgaben verrichten. So ist sie für das Abfassen der Schriftstücke nach Diktat oder nach Stichpunkten verantwortlich. Genau wie ihre Kollegin in der Firmenzentrale muss Sie aber auch Telefonate führen und annehmen. Sie kann die anliegenden Arbeiten auch an andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter delegieren.

Die Büroleitung ist sowohl Ansprechpartner für die Geschäftsleitung als auch für die ihr unterstellten Mitarbeiter. Auf jeden Fall sollte es sich bei ihr um eine unparteiische Person handeln, die alle Kolleginnen und Kollegen fair behandelt, aber auch zu ihren übergeordneten Chefs freundlich und zuvorkommend ist. Auch sie kann Aufgaben, teilweise nach Rücksprache mit ihren eigenen Vorgesetzten, an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung delegieren. Dabei kann es sich beispielsweise um die Bestellung von Büromaterial, aber auch die Durchführung von Updates der Computeranlage handeln.

Wenn in ihrer Abteilung neue Arbeitskräfte eingestellt werden, zeichnet sie für deren Einarbeitung am Arbeitsplatz zuständig. Auch diese Tätigkeit kann sie notfalls – nach vorheriger Rücksprache mit allen Betroffenen – an andere Angestellte der Abteilung delegieren.

Ein weiterer Tätigkeitsschwerpunkt ist die Koordination der Urlaubsplanung. Genau wie ihre Kollegin in der Firmenzentrale sollte sie die Interessen aller Mitarbeiter berücksichtigen. Erkrankt eine Büromitarbeiterin, hat sie für eine Vertretung zu sorgen, die deren Aufgaben mit übernimmt, oder sie muss die hier anfallenden Arbeiten selbst mit übernehmen.

Bei Besprechungen innerhalb des Unternehmens muss sie anwesend sein, um die Belange und Interessen der ihr unterstellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu vertreten. Über die Ergebnisse der Besprechung sollte sie die ihr Unterstellten am nächsten oder übernächsten Tag während einer eigens einberufenen Mitarbeiterbesprechung unterrichten. So haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büros den gleichen Kenntnissstand.

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