Tipps zur Vorbereitung von Sitzungen

Gerade in den größeren Unternehmen und Behörden ist es keine Seltenheit, dass ein bestimmter Teil der Angestellten zu einem Meeting geladen wird. Dabei werden oft aktuelle Themen besprochen, die Ausrichtung für die nächsten Wochen diskutiert und interne Querelen behoben. Solche Sitzungen finden daher in manchen Firmen regelmäßig statt, werden in anderen Häusern aber je nach Bedarf angeboten. Immer stellt sich dabei allerdings die Frage, wie sich der Einzelne dafür vorzubereiten hat. Denn seine Teilnahme erfolgt nicht grundlos, sondern er wird offensichtlich als wichtiger Baustein der gesamten Runde angesehen – und sollte daher auch entsprechend motiviert den Termin wahrnehmen. Wichtig ist es somit, sich selbst entsprechend das nötige Hintergrundwissen zu verschaffen sowie noch einmal die jeweiligen Akten und Unterlagen zu studieren.

Auf das Thema der Sitzung vorbereiten

Grundsätzlich muss die Einladung zu einer solchen Sitzung – ob per Mail oder Telefon ausgesprochen – einen bestimmten Inhalt aufweisen. Dieser gibt das allgemeine Thema und gegebenenfalls die offenen Fragestellungen vor, über die anschließend gemeinsam diskutiert wird. Das bedingt natürlich, dass sich der Angesprochene einmal gründlich mit eventuellen Problemen innerhalb dieses Gegenstandes befasst. Die Überlegung, welchen Anteil man selbst daran hat, welche Wege zur Lösung gesehen werden und ob vielleicht sogar schon Maßnahmen eingeleitet wurden, sind hierbei zu erörtern.

Je besser die Vorbereitung in diesem Falle ist, umso einfacher wird es anschließend fallen, in der größeren Gruppe darüber zu referieren und mögliche Gegenfragen kompetent zu beantworten. Wer es jedoch versäumt, dieses Hintergrundwissen anzulegen, der kann auch zur Themenstellung nur wenig beitragen.

Welche Unterlagen sind erforderlich?

Natürlich basiert eine solche Sitzung nicht einzig darauf, dass jeder Teilnehmer seinen Wissensstand verdeutlicht. Vielmehr müssen je nach Inhalt Lösungen gefunden werden, für die es zuweilen nötig ist, die entsprechenden Akten, Unterlagen und sonstigen Formalien zur Hand zu haben. Das ermöglicht einen ebenso schnellen wie reibungslosen und damit eben auch effektiven Ablauf des Meetings. Ein entscheidender Bestandteil sollte also darin liegen, sich auch alle Schriftstücke anzusehen.

Als hilfreich hat es sich erwiesen, aus dem meist sehr großen Umfang ein kleines schriftliches Fazit zu erstellen und die Thematik damit umfassend zu erläutern. Dabei können auch relevante Fundstücke anhand ihrer Quellenbezeichnung aufgeführt werden, damit diese später einfacher zu finden sind. Der Überblick zur Fragestellung muss daher möglich sein.

Gemeinsam die Aufgabe angehen

Im Regelfall besteht eine solche Sitzung aus unterschiedlichen Teilnehmern, die ihre Sicht der Dinge auf die Angelegenheit beitragen sollen. Nicht selten kommt es dabei vor, dass auch Vertreter von Abteilungen anwesend sind, die den Fall gemeinsam bearbeitet haben oder allgemein zum Inhalt etwas sagen können. Sinnvoll kann es dabei sein, sich bereits vorab einmal kurz auszutauschen und vielleicht selbst erste Lösungsansätze in kleiner Gruppe zu besprechen.

Ebenso dürfte es vorteilhaft sein, in der Sitzung selbst nicht einzeln aufzutreten, sondern sich kompetente Unterstützung innerhalb des Unternehmens zu suchen und eventuell sogar die Lösung als gemeinschaftliches Projekt vorzustellen. Inwieweit das möglich ist, hängt stets aber auch mit dem Kernpunkt des Meetings zusammen und sollte sorgsam angegangen werden.

Besondere Anforderungen an den Sitzungsleiter

Die Vorbereitung selbst ist daher gründlich und vor allem mit Weitblick zu planen. Je weniger Fragen am Ende offenbleiben, desto besser. Doch es kann genauso vorkommen, dass man nicht als Gast, sondern als Vorsitzender eine Sitzung zu leiten hat. Hier ist es unabdingbar, sich vorher entsprechendes Hintergrundwissen zu verschaffen.

Nebenbei ist die Teilnehmerliste mit Bedacht zu erstellen: Wer muss unbedingt dabei sein, auf wen kann verzichtet werden? Die Einladungen gehen im Regelfall per Mail an die Mitglieder und sollten von diesen auch bestätigt werden. Je besser die Auswahl der Gäste und je reger die Kommunikation im Vorfeld, umso bessere Ergebnisse sind meist von einem solchen Meeting zu erwarten. Und das kommt dem Vorsitzenden ebenso wie dem Teilnehmer zugute.