Einkauf von Bürobedarf

In vielen Unternehmen gibt es einen oder mehrere Beauftragte, die sich um den Einkauf, die Lagerung und die Verteilung von Büromaterial kümmern. Häufig wird auch die Sekretärin damit betraut, dafür zu sorgen, dass stets genug Kopierpapier und Toner vorhanden ist.

Unter Bürobedarf wird alles verstanden, was alltäglich am Arbeitsplatz verwendet wird: z. B. Klarsichthüllen, Haftnotizen, Ablagekörbe, Briefumschläge in verschiedenen Formaten sowie mit und ohne Sichtfenster, Schreibutensilien wie Tintenroller, Kugelschreiber und Marker, Klebestifte und Klarsicht-Klebeband und vieles mehr. Es gibt bestimmte Artikel in jedem Büro, die an „Schwindsucht“ leiden, deshalb erfolgt die Zuteilung an die einzelnen Mitarbeiter vielerorts nach einem bestimmten System.

Zahlreiche Unternehmen sind inzwischen dazu übergegangen, den Bürobedarf bei einem Händler ihres Vertrauens zu bestellen. Verschiedene Lieferanten am Markt haben keine Einzelhandelsgeschäfte mehr, sondern vertreiben ihr Sortiment nur noch über Online-Shops. Andere versenden jedes Jahr Kataloge an ihre Kundschaft und weisen auf Sonderpreise z. B. für No-Name-Produkte oder Eigenmarken hin. Wer seine Bestellungen auf diesem Sektor tätigt, kann einiges Geld sparen. Und von einer tüchtigen Sekretärin wird erwartet, dass sie kostengünstig einkauft.

Unter die Kategorie Bürobedarf fallen auch Anschaffungen wie Kleinmöbel, Arbeitsstühle und Geräte wie z. B. Aktenvernichter, Luftbefeuchter oder Telefone. Alles, was für die Arbeit am PC benötigt wird, wird ebenso von Lieferanten für Büromaterial angeboten: Drucker, Druckerpatronen, PC-Mäuse und Maus-Pads. Hängeregistraturen, die dazugehörigen Mappen und Reiter werden in vielen Büros für das Ordnungssystem bevorzugt. Andere arbeiten klassisch mit Aktenordnern. Dann ist die Sekretärin dafür zuständig, dass immer genug leere Ordner, Register, Trennblätter und Etiketten für die Beschriftung vorhanden sind.

Der oder die Beauftragte für Büromaterial wird auch dafür verantwortlich gemacht, wenn allzu großer Schwund zu verzeichnen ist, wenn die Rechnungen höher ausfallen, als es das Budget erlaubt, oder wenn sich das gelieferte Material als schadhaft oder unbrauchbar erweist. Das Internet bietet viele Vergleichsmöglichkeiten für Sortiment, Preisgestaltung, Service und Konditionen der einzelnen Anbieter für Bürobedarf. Nicht immer ist derjenige der Beste, der schon immer der Lieferant war. Beim Wechsel der Firma für Büromaterial können teilweise lukrative Nachlässe oder Sonderkonditionen ausgehandelt werden. Manche Anbieter verkaufen vorwiegend an mittelständische Betriebe und sind vom Marketing her kompetent auf die dortigen Gegebenheiten eingestellt. Das kann sich ein cleverer Kunde zu Nutze machen. Ein weiterer Vorteil, sich an einen Versender von Büromaterial zu wenden: Die Lieferzeiten sind durchweg kurz, viele Bestellungen werden innerhalb von 24 Stunden bearbeitet, sodass die Ware häufig bereits am folgenden Tag eintrifft.

Manchmal werden die Arbeitsläufe in Büros umgestellt oder neu strukturiert. Synergien greifen und erfordern eine Neuorientierung der Mitarbeiter und der einzelnen Teams. Dies führt bisweilen zu einer veränderten Anzahl von Arbeitsplätzen. D. h. altes Mobiliar wird ausrangiert, neues muss beschafft werden. Auch hier sind manche Anbieter von Büromaterial behilflich, denn einige haben sich zudem auf die Gestaltung von funktionalen Arbeitsplätzen spezialisiert und übernehmen auch Aufträge, die entsprechende Planung auch in die Praxis umzusetzen. Hier entscheidet einmal mehr das Verhandlungsgeschick der Sekretärin, ob derartige Arbeiten bei einem entsprechend überzeugenden Preis-Leistungs-Verhältnis an einen externen Anbieter delegiert werden können oder nicht.