Virtuelles Büro: Vor- und Nachteile

Erreichbarkeit ist für den Kunden das A und O. Wer nicht ständig erreichbar ist, kann auf dem schnelllebigen Markt nicht mithalten. Für kleinere Firmen und Freiberufler bedeutet das einen Riesenspagat, dem sie kaum gerecht werden können. Die Konkurrenz ist groß, das Budget angesichts sinkender Gewinnspannen eher nicht. Ein eigenes Büro kann sich nicht jeder leisten, ist aber gerade in diesen Zeiten ein unbedingtes Must-Have.

Ein virtuelles Büro könnte die perfekte, maßgeschneiderte Lösung sein. Für fast jeden Bedarf kann man ein virtuelles Büro mieten, das diesen Job übernimmt. Diese „Virtual Offices“ gibt es etwa seit den 90er Jahren und sie gewinnen an Bedeutung, weil es angesichts hoher Arbeitslosenzahlen immer mehr Menschen gibt, die den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Die Vorteile liegen auf der Hand, aber Vorsicht: Bevor Sie sich dazu entschließen, die Dienstleistungen eines virtuellen Anbieters in Anspruch zu nehmen, sollten Sie die Vor- und Nachteile abwägen und überlegen, ob diese unkonventionelle Büroart das richtige für Ihre Firma ist.

Vorteile eines virtuellen Büros

  • Das Büro kann im Auftrag der Firma Kundenanrufe entgegen nehmen und Aufträge abwickeln.
  • Der Firmeninhaber kann die Leistungen individuell nach seinem Geldbeutel buchen.
  • Er muss die Leistungen nur dann in Anspruch nehmen, wenn er selbst verhindert ist.
  • Die Firma ist auch außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
  • Zeitaufwändige Rückrufe werden vermieden und der Firmeninhaber kann sich den wichtigen
  • Firmenangelegenheiten widmen.
  • Es entstehen keine festen Büro- und Personalkosten, bezahlt wird nur die anfallende Arbeitsleistung
  • Das Ausfallrisiko von Mitarbeitern fällt weg, weil den virtuellen Büros meist mehrere freie Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
  • Das virtuelle Büro ist schon mit den notwendigen technischen und räumlichenVoraussetzungen ausgestattet.

Nachteile eines virtuellen Büros

  • Die Kommunikation unter den Mitarbeitern fehlt.
  • Der virtuelle Arbeitsstil findet nicht bei allen Mitarbeitern Zustimmung.
  • Für das virtuelle Büro muss zeitaufwändig eine passende Firmenkultur erarbeitet werden.
  • Die Suche nach einem geeigneten Anbieter kann sehr zeitaufwändig sein.
  • Nebenkosten können sich summieren und variieren.
  • Durch Verteilung auf verschiedene Mitarbeiter kann beim Kunden der Eindruck eines Callcenters entstehen.
  • Potentielle Mieter haben Angst, mit Briefkastenfirmen verglichen zu werden.

Fazit

Die Nutzung eines virtuellen Büros bietet für Selbstständige auf freiberuflicher Basis oder kleinere Firmen erhebliche Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind. Zeit ist Geld und ein Firmeninhaber, der sich nicht mit lästigem Bürokram abmühen muss, hat den Kopf frei, um sich optimal am Markt zu positionieren.

Das virtuelle Büro kümmert sich um die Büroorganisation und Kundenzufriedenheit. Aber einer der ganz entscheidenden Nachteile des virtuellen Büros ist der Anonymitätscharakter. Die Verteilung auf verschiedene Mitarbeiter in verschiedenen Städten an verschiedenen Arbeitsplätzen kann beim Kunden den Eindruck eines Callcenters erwecken. In Zeiten der Finanzkrisen punkten eher Firmen, denen es gelingt, durch Firmeninhaber und ehrlich motivierte Mitarbeiter das Vertrauen zu stärken.