Aktendigitalisierung – Wie gehe ich beim Scannen von Akten vor?

Scannen

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Mehr und mehr Unternehmen entscheiden sich für den Umstieg auf das papierlose Büro.

Wollen auch Sie den wichtigen Schritt hin zur Digitalisierung wagen, kommen Sie um das Scannen von Akten nicht herum.

Wie gehen Sie am besten vor?

Vorteile der Aktendigitalisierung

Es macht ein Unternehmen wettbewerbsfähiger, wenn die Mitarbeiter sich in aller Ruhe auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können und dabei so viele Informationen wie möglich zur Hand haben. Genau dies ist jedoch mit einer herkömmlichen Archivierung kaum möglich. Es muss umständlich abgeheftet und archiviert werden. Geht es darum, etwas Bestimmtes zu suchen, sich einen Überblick über einen Sachverhalt zu verschaffen oder einen analysierenden Bericht zu verfassen, ist oft guter Rat teuer. Wenn Sie hierfür so wenig Zeit und Aufwand wie möglich investieren wollen, sollten Sie Akten digitalisieren lassen.

Sie profitieren durch die Digitalisierung von Akten von den folgenden Vorteilen:

Digitalarchivieren - Vorteile_der_Digitalisierung

Alles in allem reduziert die Aktendigitalisierung den Aufwand erheblich und senkt zudem die Betriebskosten. Arbeitsprozesse lassen sich beschleunigen und optimieren und Sie erhalten Einblicke in Vorgänge in Ihrer Firma, die Ihnen sonst vermutlich verborgen geblieben wären. Wie aber ist vorzugehen, um den Umstieg auf das digitale Archiv zu vollziehen?

Details zur Scan-Dienstleistung für die Aktendigitalisierung

Um effizienter zu arbeiten, können Sie sich Hilfe von professionellen Scandienstleistern holen. Ein solcher Dienstleister ist die SAGA GmbH, bei der Sie Ihre Akten scannen lassen können. Der Prozess läuft wie folgt ab: Sie stellen der SAGA GmbH die Akten zur Verfügung, die gescannt werden sollen. Selbst große Mengen sind kein Problem für die Experten und ihre technisch versierte Ausstattung. Nach Absprechen kommt das Team in Ihren Betrieb und holt die Akten ab, um sie in den sicheren Transportfahrzeugen an das Firmengebäude für die Scannung zu liefern. Die Originale werden dabei in abgeschlossenen, versiegelten Behältern transportiert, sodass Unbefugte keinen Zugriff haben und somit keinen Einblick in die vertraulichen Daten werfen können. Sie können sich entscheiden, ob die Akten nach dem Scannen zu Ihnen zurückgeliefert oder ob sie in firmeneigenen Räumen der SAGA GmbH geschützt archiviert werden sollen. Im Hochsicherheitsarchiv wissen Sie Ihre Akten langfristig aufbewahrt und können bei Bedarf den Zugriff darauf beantragen. Wahlweise kümmert sich der Betrieb um die komplette und korrekte Aktenvernichtung sowie die sachgemäße Entsorgung.

Das Scannen selbst gestaltet sich effizient und genau, sodass kein Datenverlust zu befürchten ist. Die Hochleistungsscanner des Unternehmens arbeiten im Duplex- und im Simplex-Verfahren und scannen sowohl in Schwarz-Weiß als auch in Graustufen oder in Farbe bei einer Auflösung von 200 bis 400 DPI. Sollten Akten kompliziert zu bearbeiten sein – beispielsweise aufgrund von genickten Seiten oder schwer lesbaren Drucken – ist dies für die Scanner ebenso wenig ein Problem wie handschriftliche Ergänzungen, beschriftete Rückseiten und große Papierformate bis DIN A3. Die hochmodernen Scanner sind mit Ultraschallsensoren zum Erkennen von Doppelblatteinzügen und mit optimierter Kameratechnologie ausgestattet. Das Team an erfahrenen Sortierkräften unterstützt den reibungslosen Ablauf, indem es beispielsweise Büroklammern, Post-it-Notizen und Tacker entfernt.

Die zum Einsatz kommende Scan-Technologie ist sowohl materialschonend als auch präzise, und sowohl umweltschonend als auch verlässlich und den Sicherheitsnormen entsprechend. Eine intelligente OCR-Software für die Schrifterkennung erfasst die Daten optimal. Ausgegeben werden sie in Ihrem Wunschformat wie z.B. PDF/A, JPG oder BMP. Die SAGA GmbH hilft Ihnen beim digitalen Aktenarchivieren, indem sie die Dokumente sortiert und indexiert. Auch werden sie für das Dokumenten-Management-System Ihrer Wahl aufbereitet. Die papierlos archivierten Daten speichern und bearbeiten Sie zukünftig am Computer per speziell hierfür konzipierter Software. Je nach DMS-Programm stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten für das digitale Dokumentenmanagement zur Verfügung.