Digitale Personalakten richtig führen

© DOC RABE Media – Fotolia.com

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Digitalisiert man bestimmte Abläufe oder Bereiche im Büro wie z. B. die Buchführung oder die Aktenführung, bringt das diverse Vorteile mit sich.

Die Prozesse werden transparenter und überschaubarer und man spart Zeit, Geld und Aufwand. Wollen Sie den Umstieg auf die Digitalisierung im Personalwesen wagen, gibt es einiges zu beachten. Hier finden sich drei Tipps, wie Sie eine digitale Personalakte richtig führen.

Tipp 1: Die elektronische Personalakte und der Datenschutz

Vergessen Sie nicht, dass Sie eine schriftliche Genehmigung eines jeden Mitarbeiters benötigen, wenn Sie eine digitale Personalakte führen möchten. Da die digitale Archivierung und das digitale Personalmanagement es indirekt erlauben, aufgrund von Analysen der Leistungs- und Verhaltensüberwachung zu dienen, ist Mitbestimmungsrecht zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber anzuraten, so Dr. Jens Bücking (Rechtsanwalt und Fachanwalt IT-Recht in Stuttgart).

Es gilt das Datenschutzgesetz, sodass Sie auf die streng vertrauliche Behandlung der gespeicherten Informationen achten müssen. Datenschutz stellen Sie unter anderem sicher, indem Sie das Programm mit einem Passwort schützen. Auch ist bei der Datenübermittlung zu einer Verschlüsselung zu raten.

Zugriff auf die elektronische Personalakte darf nur dem zuständigen HR-Angestellten und dem Firmenleiter gewährt werden, wobei mitunter die Lohnabteilung Einsicht benötigt. Auf schriftlichen Antrag hin ist dem Angestellten ein Einblick in seine eigenen Daten zu gewähren, wenn es dafür einen guten Grund gibt. Ein Rollenkonzept hilft bei der Klärung und Kontrolle der Zugriffsrechte. Wichtig sind darüber hinaus die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, wobei Sie sich hier Gedanken über die Archivierung oder Vernichtung der Originale machen sollten.

Tipp 2: Der richtige Umstieg von der Papier-Akte zur digitalen Personalakte

Für den Umstieg von dem herkömmlichen Papiersystem auf das digitale Personalmanagement ist vor allem eines nötig: scannen, scannen, scannen. Sie müssen schließlich die vorhandenen Daten digitalisieren, um sie in Zukunft papierlos am Computer zu bearbeiten. Wer aber übernimmt das Scannen der Personalakten? Entweder zieht man bei großem Umfang zu Beginn einen Spezialisten zurate, der Akten scannt und digitalisiert, oder man beauftragt einen Angestellten der Personalabteilung.

Aus rechtlicher Sicht bedeutet schon der Umstieg auf elektronische Personalakten, dass Sie einiges zu beachten haben. So muss von rechtlicher Seite aus ordnungsgemäß gescannt werden, damit sichergestellt ist, dass der Originalinhalt korrekt übernommen wird. Es sollte alles gut lesbar und auf dem aktuellen Stand sein. Verlassen Sie sich auf die elektronische Personalakte von paperless, werden Sie an das Scannen herangeführt. paperless-solutions übernimmt das Aktenscannen, das Akteneinlagern und die Aktenvernichtung für Sie. Mehr zum Service lesen Sie im folgenden Absatz.

Tipp 3: Intelligente Funktionen nutzen und organisieren

Wie verwalten Sie die eingespeisten Daten bestmöglich? Hierfür gibt es verschiedene professionelle und praktische Lösungen für elektronische Personalakten von der paperless-solution. Die Firma mit Sitz in Köln hat sich auf Dokumenten-Management-Systeme spezialisiert, die Arbeitsabläufe vereinfachen und den Weg hin zum papierlosen Büro ebnen.

Kennzeichnend für den Anbieter der DM-Software ist, dass zahlreiche Funktionen bereits im Programm integriert sind und sich dieses darüber hinaus bei Bedarf erweitern lässt. So haben Sie die Möglichkeit, die Softwareanwendung auf Ihren Betrieb und Ihre Bedürfnisse hin zu personalisieren und optimieren. Zu den möglichen Optionen und Funktionen gehören unter anderem:

Paperless - Softwarefunktionen

Zu den Vorteilen der paperless Personalakte gehört es, dass sie in Microsoft Office integrierbar ist und sich mit anderen Anwendungen koppeln lässt. So ist das Anbinden an Personalsysteme wie beispielsweise PAISY oder SAP möglich. Gehaltsabrechnungen und ähnliche Daten können massenimportiert werden. Wer einen Prozess automatisieren möchte, erledigt dies durch individuell eingerichtete Workflows.

Entscheiden Sie sich für das Dokumenten-Management-System „Standard Personalakte“ von paperless, wird ein vorkonfigurierter Personalakten-Plan geliefert und vor Ort eingerichtet. Das Expertenteam richtet ein unkompliziertes Scan-Szenario ein, das durch eine automatisierte Scanstrecke bei Bedarf noch effizienter funktioniert. Per OCR-Schrifterkennung ermöglicht man Ihnen die Erstellung und Suche von Volltext. Außerdem erstellen die Mitarbeiter von paperless die zuvor angesprochenen Berechtigungsprofile für den Umgang mit den persönlichen Daten der elektronischen Personalakten.