Skip to main content
Büroorganisation

Zeitmanagement – gute Ideen sparen Zeit und Geld

By 29. November 2016No Comments

Es ist inzwischen als unumstrittene Tatsache anerkannt, dass jeder Mensch im Verlaufe eines Tages Phasen hoher und Zeiten niedriger Leistungsfähigkeit hat. Bei der Allgemeinheit setzen das erste Leistungstief am späten Vormittag und das Zweite nach dem Mittagessen ein. Doch es gibt durchaus auch Menschen, bei denen die Leistungsfähigkeit eine völlig gegenläufige Kurve aufweist.

Einige Zeitgenossen haben ihr absolutes Leistungshoch am frühen Abend und sind am Morgen überhaupt nicht zu gebrauchen. Durch ein modernes und flexibles Zeitmanagement kann man diese Faktoren als Unternehmer für sich ausnutzen, wenn es sich mit dem üblichen Geschäftsablauf vereinbaren lässt und man nicht an feste Bürozeiten gebunden ist, die beispielsweise durch die Öffnungszeiten für Kunden entstehen.

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen

Ein gutes Beispiel dafür sind die Unternehmen, die sich mit der Programmierung beschäftigen. Sie könnten für ihre Mitarbeiter Stundenkonten einrichten, über die eine bestimmte Anzahl von Stunden innerhalb eines festgesetzten Zeitraumes zu erbringen ist. Dort können in Phasen drückender Auftragslasten auch Überstunden gesammelt und diese dann in Zeiten mit einem geringeren Auftragsaufkommen als Freizeit in Anspruch genommen werden. Dabei hat man als Unternehmer auch die Chance, eine solche Regelung mit der Festsetzung von so genannten Kernarbeitszeiten kombinieren zu können. Dabei handelt es sich um ein Zeitfenster, in dem für die Mitarbeiter eine Anwesenheitspflicht besteht.

Modernes Zeitmanagement kennt aber auch andere Erscheinungsformen. So kann man die Motivation seiner Mitarbeiter beispielsweise damit verbessern, dass man die anfallenden Arbeiten in konkrete Projekte gliedert, die einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Teams zugeordnet werden. Dabei wird ein Fertigstellungstermin festgesetzt. Zielprämien können für eine vorzeitige Fertigstellung vereinbart werden. Alternativ kann man einen Teil des Lohns auch zur Qualitäts- und Terminsicherung als leistungsgebundenen Zuschlag vereinbaren. Dann ist der Mitarbeiter selbst für sein Zeitmanagement verantwortlich und kann sich durch zusätzliche Arbeitszeiten eine Erhöhung seines Entgelts verschaffen. Das schließt nicht aus, dass es Zeiten gibt, in denen alle Beteiligten beispielsweise für Meetings oder gemeinschaftliche Rapporte anwesend sein müssen.

Durch Time-Sharing Kosten sparen

Ebenfalls in die Rubrik modernes Zeitmanagement fällt die Teilung von Ressourcen. Ein gutes Beispiel ist der Zugriff auf bestimmte Räume oder Präsentationstechnik. Hier bieten ausgeklügelte Softwarelösungen eine voll automatisierte Planung der vorhandenen Kapazitäten über einen auf einem zentralen Server hinterlegten Kalender. Dabei ist die gemeinschaftliche Nutzung der Technik nicht nur durch die verschiedenen Fachabteilungen eines Unternehmens, sondern auch von verschiedenen Firmen möglich. Dadurch kann eine signifikante Steigerung der Auslastung der Technik erzielt werden. Außerdem entstehen spürbare Einsparungen dadurch, dass sich nicht jeder der Nutzer eigene Räume und eigene Technik anschaffen muss. Der neudeutsche Begriff für diese Vorgehensweise ist „Time-Sharing“ oder „Ressourcen-Sharing“.