Reiseplanung von Geschäftsreisen (Travel Management)

Steigende Kosten für Übernachtungen und den Unterhalt der Fahrzeuge macht es erforderlich, Dienstreisen möglichst effizient zu planen. Ein Blick in die Fahrkostenabrechnungen der Freiberufler und Gewerbetreibenden zeigt leider auf, dass hier einigen noch das notwendige Geschick und Organisationstalent fehlt. Sie fahren unnötig lange Strecken oder wählen ein ungeeignetes und viel zu teures Verkehrsmittel. Das wirkt sich auf die Effizienz ihrer Arbeit durch verschenkte Zeit aus und minimiert durch den damit verbundenen höheren Aufwand auch ihre persönlichen Gewinne oder die Rendite eines ganzen Unternehmens.

Verkehrsmittel effizient auswählen

Wenn man bei seinen Reisen längere Strecken bewältigen muss, dann ist es nicht immer zeitlich und ökonomisch sinnvoll, das eigene Auto oder den Dienstwagen zu benutzen. Auf den Autobahnen kann man schnell einmal in einen Stau kommen oder wird allein schon durch die Fahrweise einiger unvernünftiger Zeitgenossen genervt. Das überträgt sich dann auch auf die Gespräche mit den Geschäftspartnern und Kunden. Wer mit dem Zug fährt, kommt wesentlich entspannter an und kann die Zeit der Anreise Dank der mobilen Kommunikationsmittel sogar zur Erledigung von Schreibkram oder zur Koordinierung der nächsten Termine nutzen.

Viel Zeit kann man sparen, wenn man längere Distanzen fliegt. Innerhalb Europas sind Flüge mittlerweile so günstig zu bekommen, dass damit sogar dann noch Einsparungen bei den Kosten erreicht werden können, wenn man am Zielort zusätzlich einen Mietwagen benötigt. Die Kosten dafür lassen sich beispielsweise zusätzlich durch Rabatte verringern, die man bekommt, wenn man Mitglied in einem der großen deutschen Automobilclubs ist.

Termine bei der Geschäftsreise optimal koordinieren

Bei der Planung der Auswärtstermine gibt es ein gewaltiges Einsparungspotential. Die professionellen Steuerprüfer können „ein Liedchen davon singen“, wie viel Geld hier teilweise verschenkt wird, indem die Einzeltermine so gelegt werden, dass jedes Mal eine separate An- und Abreise notwendig wird.

Wer abschätzen kann, wie lange ein Kundengespräch dauert, der sollte versuchen, sich mehrere Termine in einem Zielgebiet nacheinander zu vereinbaren. Dabei kann man mit den Kunden und Geschäftspartner durchaus auch eine gewisse Zeitspanne ausmachen, in der das Gespräch nach einer zeitnahen telefonischen Ankündigung des Eintreffens stattfinden soll.

Auch eine Übernachtung vor Ort kann bei einer Dienstreise ein positiver ökonomischer Aspekt sein. Die reinen Anreisekosten, die für eine Distanz von mehreren hundert Kilometern anfallen, liegen auf Grund der stark gestiegenen Kraftstoffpreise oftmals deutlich höher als die Kosten, die man für eine Übernachtung in einer preiswerten Pension berappen muss. Hier sollte bei der Planung von Dienstreisen sehr genau gegeneinander abgewogen werden, was wirklich Sinn macht.