Anleitung für Projektmanagement und Projektleitung

Ein Beispiel, wie ein effizientes Projektmanagement aussehen könnte, ist das so genannte „Pflichtenheft“, wie es bei der Entwicklung neuer Softwarelösungen verwendet wird. Dort wird bei einer gründlichen Analyse beim Kunden zuerst einmal erfasst, was der Kunde erwartet und welche Funktionen die neue Applikation haben muss, um seine Arbeitsabläufe optimal unterstützen zu können. Daraus werden die zu erledigenden Aufgaben abgeleitet und ein genauer Terminplan für die einzelnen Etappen festgelegt. Hinzu kommt die Benennung von Verantwortlichen für die zu erledigenden Aufgaben. Diese Vorgehensweise lässt sich 1 zu 1 auf jedes andere Projekt übertragen.

Durch optimale Koordinierung Zeit sparen

Vor allem wenn sehr viele Mitarbeiter in ein Projekt eingebunden werden, ist eine optimale Koordinierung unverzichtbar. Sie beginnt bei der bereits genannten genauen Zuordnung der Verantwortlichen und setzt sich über ein effizientes Controlling weiter fort. So sollte es beispielsweise für jedes Projekt einen zentralen Terminkalender geben, auf den alle Beteiligten Zugriff haben. Er könnte auf einem Server hinterlegt sein und sollte die Änderungen bei der Anmeldung der Clients automatisch übertragen. Auch die Verteilung von Informationen zu Änderungen im Ablauf oder zusätzlich zu erledigenden Aufgaben sollte auf diese Weise erfolgen, weil dadurch sicher gestellt ist, dass sie auch jeder Beteiligte so zeitnah wie möglich bekommt.

Kurze Kommunikationswege steigern Effizienz

Werden Projekte durch größere Teams betreut, dann muss auch sicher gestellt sein, dass diese möglichst einfach miteinander kommunizieren können, ohne dass man dafür hohe Kosten in Kauf nehmen muss. Das gilt besonders dann, wenn sich die Beteiligten nicht an einem Ort aufhalten. Mit Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen können alle Beteiligten zusammen geschaltet werden und fachliche Diskussionen in Echtzeit führen oder vom Leiter des Teams über die neuesten Entwicklungen eines Projekts informiert werden.

Auch interne Mail- und Chatsysteme erweisen sich beim Projektmanagement als nützliches Hilfsmittel. Eine Lösung, ständig miteinander in Kontakt bleiben zu können, wäre beispielsweise Team Speak. Dort sieht man durch die Statusanzeige der Clients, wer von den Kollegen gerade verfügbar ist. So gehören ins Leere laufende Anrufe der Vergangenheit an. Auch die verschiedenen Messengerdienste von icq über MSN bis hin zu Skype können dabei mit eingebunden werden. Ein Vorteil dieser Dienste besteht darin, dass auch der schnelle und direkte Austausch von Dateien möglich ist und Chats auch in Gruppen möglich sind.