Protokollerstellung: Nachbereitung einer Sitzung oder Besprechung

Nachdem die Sitzung beendet ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Wie erstellt man nun das richtige Protokoll?

Aus dem Kopf des Protokolls sollte schon hervorgehen, um welche Art der Sitzung es sich handelte. Auch der Sitzungsort darf nicht fehlen. Die Anfangszeit und die Endzeit müssen auch festgehalten sein, ebenso diejenigen, die an der Sitzung teilgenommen haben, und diejenigen, die sich für die Sitzung entschuldigt hatten.

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Prokollführung: Vorbereitung auf eine Besprechung

Was kann der Protokollant / die Protokollantin tun, um sich effektiv auf die Sitzung vorzubereiten? Einige Dinge wurden Eingangs bereits beschrieben. Allerdings beginnt die Vorbereitung auf eine Sitzung schon viel früher. Nämlich bereits mit der Einladung zur Sitzung.

Die Namen derer, die eingeladen wurden, sollten dem Protokollanten/der Protokollantin bekannt sein. Eine Anwesenheitsliste kann schon im Vorfeld erstellt werden. Während der Sitzung können die Nichtanwesenden als entschuldigt eingetragen werden und die Anwesenden werden als Teilnehmende eingetragen.

Um die Wortbeiträge während der Sitzung den entsprechenden Personen zuordnen zu können, empfiehlt sich ein Sitzplan, der mit Nummern versehen ist. Hier werden, nach kurzer Vorstellung der Anwesenden, deren Namen eingetragen. Hier leisten aber auch Namenschilder, die auf dem Tisch stehen, gute Dienste.

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Tipps für das Schreiben von Protokollen

Für eine effektive Nutzung von Protokollen für den Unternehmensablauf ist es also sehr wichtig, dass fähige Menschen mit dieser Aufgabe betraut werden. Denn in einem schlecht verfassten Protokoll fehlen möglicherweise wichtige, für den Unternehmensablauf entscheidende Beschlüsse oder Ergebnisse.

Das bedeutet also, dass nur gute Protokolle einen wichtigen Beitrag für die Organisation des Unternehmens leisten. Was unterscheidet nun aber einen guten von einem schlechten Protokollführer/einer Protokollführerin?

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Protokollführer: Wichtige Eigenschaften eines Protokollanten

Die Erstellung eines Protokolls ist keine leichte Sache. Zudem ist sie eine nicht zu unterschätzende, verantwortungsvolle Aufgabe. Im Bundestag oder Landtag beispielsweise, gibt es eigens dafür angestellte, gut bezahlte Menschen, deren Aufgabe die Protokollierung der Sitzungen und die sich anschließende Erstellung eines Protokolls ist. Um hier als Protokollführer/Protokollführerin arbeiten zu können, muss man eine entsprechende Ausbildung gemacht haben.

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Das Protokoll: Ursprung und Zielsetzung

Der Begriff „Protokoll“ kennt man im Deutschen bereits seit dem 16. Jahrhundert. Anfänglich meinte es so etwas wie einen Aktendeckel. Ein Blatt, das vor die Papyrusrollen geleimt wurde. Dieses Blatt enthielt verschiedene, bestimmte bibliografische Daten.

Erst später bezeichnete der Begriff „Protokoll“ dann die chronologische Auflistung von Abläufen. Selbst in der Diplomatie hielt es Einzug. Hier meint es bis heute die Sammlung von Regeln.

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Aktennotizen, Gesprächsnotizen, Laborprotokolle und Versuchsprotokolle

Neben den bekannten Arten Protokollerstellung gibt es weitere Arten der Protokollierung.

So sind im Bürobereich oder in der Büroorganisation selbst Aktennotizen, oder aber auch Gesprächsnotizen, eine Form von Protokollen. Denn auch sie enthalten wichtige Informationen, die einer anderen Person für die weitere Arbeit nützlich sein können.

Schaut man sich weiter um, so bezeichnet man in der Computerbranche beispielsweise die Dokumentation bestimmter Ereignisse (z.B. Empfang oder Versand von Emails) als Protokolldatei. In der solchen Protokolldateien werden nach bestimmten Regeln die Daten festgehalten.

Ein weiteres Beispiel für eine „Sonderform“ der Protokollarten sind die ebenfalls nach bestimmten Regeln festgehaltenen Vorkommnisse während einer Programmausführung.

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Das Gedächtnisprotokoll

Im Nachgang der Sitzung, der Besprechung oder auch des Vortrags, wird ein Protokoll aus dem Gedächtnis gefertigt. Das bedeutet, es gibt keinerlei, oder wenn überhaupt nur stichpunktartige Notizen, aus denen ein Protokoll erstellt werden kann.

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