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Was ist Office Management?

Office Management


Von der Definition her ist das Office Management zu Deutsch die Büroleitung. Jedes Büro, egal welcher Art und Größe, muss gemanagt, organisiert werden. Das Büro ist dazu da, um beispielsweise in der freien Wirtschaft den Geschäftsführer, das Geschäftsführerteam beziehungsweise die Geschäftsführung zu unterstützen, ihnen zuzuarbeiten.

Ein Office Management reicht von der einzelnen Sekretärin in einem Handwerksunternehmen bis hin zum Kanzleramtsminister, dem Office Manager der derzeitigen Bundeskanzlerin Dr. Angela Merkel, dem einige hundert Mitarbeiter zuarbeiten. Beide managen das Office ihres Vorgesetzten, und doch liegen zwischen Art, Umfang, Vielfältigkeit und Vielseitigkeit der Aufgaben buchstäblich Welten.

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Business Manager – Was ist das?

Das Wort Business Manager kennzeichnet eine ganze Vielfalt von Tätigkeitsbereichen. Allen gemeinsam ist, dass der Business Manager dafür verantwortlich ist, dass andere Personen (die nicht unbedingt seine eigenen Mitarbeiter sein müssen) ihre Aufgaben möglichst optimal erledigen. Dafür muss der Business Manager Erfahrungen in der Menschenführung und im Projektmanagement haben und fachlich sehr versiert sein. Ideal sind Kenntnisse in einem oder mehreren der Bereiche Vertrieb, Marketing, Controlling, Datenverarbeitung, Prozessgestaltung, Rechnungswesen, Einkauf und Personalmanagement.

Business Manager werden vor allem in größeren Firmen und Konzernen gesucht. Dabei ist die Bezeichnung nicht unbedingt kennzeichnend für die tatsächliche Aufgabe.

Es gibt keine spezifische Ausbildung zum Business Manager, aber in der Regel ist ein Hochschulstudium Voraussetzung für den Job. Da ein wesentlicher Teil der Arbeit darin besteht, andere Menschen zu motivieren und anzuleiten, sind exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten erforderlich. Eine langjährige Berufserfahrung in Projekten und in verantwortlichen Linienpositionen bilden eine gute Grundlage, um am Business Manager erfolgreich arbeiten zu können.

Business Manager können, müssen aber nicht unbedingt, über disziplinarischen Führungsverantwortung für Mitarbeiter verfügen. In der Regel lässt sich sagen: Je mehr Mitarbeiter einem Business Manager disziplinarisch zugeordnet sind, desto höher sind Ansehen und Einfluss. Eine weitere wichtige Kennzahl ist die Höhe der Budgetverantwortung, also eine Aussage darüber, über wieviel Geld der Manager in seinem Bereich entscheiden kann.

Die Verdienstmöglichkeiten kann man als überdurchschnittlich bezeichnen, insbesondere wenn der Business Manager die ihm gestellten Ziele erreicht und über ein festes Gehalt hinaus Tantiemen oder Erfolgsbeteiligungen ausgezahlt bekommt.

Aufgabenbereiche des Business Managers überschneiden sich mit denen eines Projektmanagers, wobei die Aufgaben eines Projektmanagers meist zeitlich begrenzt sind, wogegen die Aufgaben des Business Managers langfristiger angelegt sind. 

Einsatzbereiche einer Chefarztsekretärin

Auch das Berufsbild der Chefarztsekretärin fällt in den Bereich des Office Managements, erfordert jedoch eine Spezialisierung. Eine medizinisch-technische Ausbildung, beispielsweise als Arzthelferin, ist eine gute Voraussetzung. Gerade im medizinischen Bereich sieht man sich Fachtermini gegenüber, die aus einer normalen kaufmännischen Ausbildung nicht hervorgehen.

Grundsätzlich soll eine Chefarztsekretärin dem Chefarzt den täglichen Arbeitsbetrieb vereinfachen. Durch eine gezielte und abgestimmte Zusammenarbeit, kann so die Konzentrationen auf den laufenden Geschäftsbetrieb erfolgen. Unabdingbar hierfür ist, dass sowohl die Chefarztsekretärin als auch Chefarzt Hand in Hand miteinander arbeiten.

Neben den Routinearbeiten muss eine Chefarztsekretärin vor allem Kenntnisse über die Fachtermini haben, bestenfalls auch in Englisch. Als weiteres Aufgabengebiet, speziell in diesem Berufsbild, muss eine Koordination mit Berufsgenossenschaften und Krankenversicherung erfolgen. Kenntnisse über die damit verbundenen Arbeitsabläufe sind unabdingbar.

Eine Chefarztsekretärin nimmt sogleich eine beratende Funktion ein. Nicht nur die Betreuung von Studenten und Assistenzärzten rückt hier in den Vordergrund, vielmehr besteht auch ein direkter Kontakt zu Patienten und Angehörigen.

Fernlehrgang und Fernstudium

Fernlehrgänge und Fernunterricht stehen bei den personalverantwortlichen Führungskräften deutscher Unternehmen ganz hoch im Kurs, wie eine repräsentative Studie von forsa und der Euro-FH im Januar 2007 ergab. Gut 80 Prozent der Personalchefs größerer deutscher Unternehmen bewerteten das Absolvieren von Fernschulen für mindestens gleichwertig zu einem Präsenzstudium, sehen jedoch vor allem die persönliche Motivation und Zielstrebigkeit besonders hoch an.

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