Officemanager

Büroleitung: Aufgabenbereich und Verantwortlichkeiten

Die Tätigkeitsbeschreibung einer Büroleitung differiert teilweise enorm. So unterscheiden sich die Tätigkeiten einer Büroleitung im Schreibbüro durchaus von den Arbeiten der Büroleitung des Firmenchefs.

Büroleitung des Firmenchefs

Die Sekretärin des Firmenchefs ist für die Koordination der Termine, für die Führung und Weitervermittlung von wichtigen Telefonaten, aber auch für die Buchung von Zugfahrten, Flügen und Unterkünften bei Dienstreisen verantwortlich. Sie ist für die meisten Kunden und Geschäftspartner die erste Ansprechpartnerin. Es kann durchaus auch sein, dass sie ihren Chef auf Dienstreisen begleitet. Deshalb ist es unabdingbar, dass sie perfekt Englisch und eventuell auch noch eine zweite Fremdsprache spricht. Zu ihren Tätigkeiten gehören auch die Erstellung der Abrechnung der Dienstreisekosten und die eventuell daraus resultierende Rückerstattung.

Weiter lesen»

Weiterbildung für die Sekretärin / Sinnvolle Seminare

Eine Sekretärin verfügt im Allgemeinen über eine kaufmännische Ausbildung. Im Handwerk, in Handel und Industrie ist der Ausbildungsberuf „Kaufmann/-frau für Bürokommunikation“ die Grundlage. Im öffentlichen Dienst werden angehende Sekretärinnen zur „Fachangestellten für Bürokommunikation“ ausgebildet.

Weiter lesen»

Jobs im Sekretariat

Wer im Sekretariat arbeitet, verbringt auch in der heutigen Zeit seinen Arbeitstag am Puls des Unternehmens. Das Sekretariat ist das Vorzimmer, quasi die Exekutive des jeweiligen Vorgesetzten, Leiters, Chefs oder Geschäftsführers, je nach Hierarchie und Unternehmensstruktur. Wenngleich jedes Sekretariat individuell und anders als das nächste ist, so sind viele Tätigkeiten identisch oder vergleichbar. Sie ähneln sich von Art und Umfang her, und insofern kann das Sekretariat auch mit wechselndem Personal besetzt werden. Einzig die persönliche Abstimmung, das Kennen um die feinen Details, um die Interna, das sich wortlos verstehen macht die Sekretärin im herkömmlichen Sinne auch heute für den Vorgesetzten noch immer unersetzlich.

Weiter lesen»

Was ist Office Management?

Office Management


Von der Definition her ist das Office Management zu Deutsch die Büroleitung. Jedes Büro, egal welcher Art und Größe, muss gemanagt, organisiert werden. Das Büro ist dazu da, um beispielsweise in der freien Wirtschaft den Geschäftsführer, das Geschäftsführerteam beziehungsweise die Geschäftsführung zu unterstützen, ihnen zuzuarbeiten.

Ein Office Management reicht von der einzelnen Sekretärin in einem Handwerksunternehmen bis hin zum Kanzleramtsminister, dem Office Manager der derzeitigen Bundeskanzlerin Dr. Angela Merkel, dem einige hundert Mitarbeiter zuarbeiten. Beide managen das Office ihres Vorgesetzten, und doch liegen zwischen Art, Umfang, Vielfältigkeit und Vielseitigkeit der Aufgaben buchstäblich Welten.

Weiter lesen»

Front Office Management (Empfangssekretärin, Empfangsdame)

Das sogenannte Front Office bezeichnet den Empfangsbereich einer Firma, einer Praxis oder eines Hotels. Front Office Management ist also die Tätigkeit in diesem Bereich und wurde früher auch als Empfangsdame oder Empfangssekretärin bezeichnet. Der erste Kontakt zu einer Firma führt fast immer über das Front Office, daher ist der erste Eindruck besonders wichtig. Wird ein Kunde oder Geschäftspartner hier unfreundlich oder inkompetent behandelt, so wirkt sich das auf seine Meinung über die gesamte Firma aus. Daher ist es sehr wichtig, darauf zu achten, dass hier nur Mitarbeiter eingesetzt werden, die diesen Anforderungen entsprechen.

Weiter lesen»

Business Manager – Was ist das?

Das Wort Business Manager kennzeichnet eine ganze Vielfalt von Tätigkeitsbereichen. Allen gemeinsam ist, dass der Business Manager dafür verantwortlich ist, dass andere Personen (die nicht unbedingt seine eigenen Mitarbeiter sein müssen) ihre Aufgaben möglichst optimal erledigen. Dafür muss der Business Manager Erfahrungen in der Menschenführung und im Projektmanagement haben und fachlich sehr versiert sein. Ideal sind Kenntnisse in einem oder mehreren der Bereiche Vertrieb, Marketing, Controlling, Datenverarbeitung, Prozessgestaltung, Rechungswesen, Einkauf und Personalmanagement.

Es gibt keine spezifische Ausbildung zum Business Manager, aber in der Regel ist ein Hochschulstudium Voraussetzung für den Job. Da ein wesentlicher Teil der Arbeit darin besteht, andere Menschen zu motivieren und anzuleiten, sind exzellente zwischenmenschliche Fähigkeiten erforderlich. Eine langjährige Berufserfahrung in Projekten und in verantwortlichen Linienpositionen bilden eine gute Grundlage, um am Business Manager erfolgreich arbeiten zu können.

Business Manager können, müssen aber nicht unbedingt, über disziplinatischen Führungsverantwortung für Mitarbeiter verfügen. In der Regel lässt sich sagen: Je mehr Mitarbeiter einem Business Manager disziplinatisch zugeordnet sind, desto höher sind Ansehen und Einfluss. Eine weitere wichtige Kennzahl ist die Höhe der Budgetverantwortung, also eine Aussage darüber, über wieviel Geld der Manager in seinem Bereich entscheiden kann.

Die Verdienstmöglichkeiten kann man als überdurchschnittlich bezeichnen, insbesondere wenn der Business Manager die ihm gestellten Ziele erreicht und über ein festes Gehalt hinaus Tantiemen oder Erfolgsbeteiligungen ausgezahlt bekommt.

Werbung

Der Weg zum Traumkörper

Der Fitness-Bestseller geschenkt

Das Buch wird gegen Erstattung der Logistik-Kosten verschenkt!

Einsatzbereiche einer Chefarztsekretärin

Auch das Berufsbild der Chefarztsekretärin fällt in den Bereich des Office Managements, erfordert jedoch eine Spezialisierung. Eine medizinisch-technische Ausbildung, beispielsweise als Arzthelferin, ist eine gute Voraussetzung. Gerade im medizinischen Bereich sieht man sich Fachtermini gegenüber, die aus einer normalen kaufmännischen Ausbildung nicht hervorgehen.

Grundsätzlich soll eine Chefarztsekretärin dem Chefarzt den täglichen Arbeitsbetrieb vereinfachen. Durch eine gezielte und abgestimmte Zusammenarbeit, kann so die Konzentrationen auf den laufenden Geschäftsbetrieb erfolgen. Unabdingbar hierfür ist, dass sowohl die Chefarztsekretärin als auch Chefarzt Hand in Hand miteinander arbeiten.

Neben den Routinearbeiten muss eine Chefarztsekretärin vor allem Kenntnisse über die Fachtermini haben, bestenfalls auch in Englisch. Als weiteres Aufgabengebiet, speziell in diesem Berufsbild, muss eine Koordination mit Berufsgenossenschaften und Krankenversicherung erfolgen. Kenntnisse über die damit verbundenen Arbeitsabläufe sind unabdingbar.

Eine Chefarztsekretärin nimmt sogleich eine beratende Funktion ein. Nicht nur die Betreuung von Studenten und Assistenzärzten rückt hier in den Vordergrund, vielmehr besteht auch ein direkter Kontakt zu Patienten und Angehörigen.

Aufgabengebiete eines Officemanagers

Ein Office Manager/in nimmt jeden Firmeninhaber, Teamleiter oder Vorstand zeitraubende Verantwortlichkeiten ab und stellt diese praktisch frei davon. Nur so kann sich effektiv auf das laufende Firmengeschehen konzentriert werden.

Die Aufgaben eines Office Manager/ins schwanken von Büro zu Büro. Grundsätzlich liegt der Aufgabenbereich aber darin, die Vorgesetzte und Mitarbeiter auf ganzer Linie zu unterstützen. Für viele Unternehmen beginnt das Office Management bereits mit einer Sekretärin/ Sekretär oder einer Empfangsdame. Das Filtern und Katalysieren von Anrufern, Anfragen, Posteingängen und Ähnlichem beginnt bereits an dieser Stelle.

Die Hauptaufgabengebiete liegen in aller Regel bei:

Weiter lesen»