Protokoll

Ein Ergebnisprotokoll hält nur die getroffenen Entscheidungen, Ergebnisse oder Beschlüsse fest. Selbst die Beiträge, die zu dem Ergebnis oder dem Beschluss geführt haben, werden nicht wörtlich protokolliert.

Allerdings ist bei den Beschlüssen auf den genauen Wortlaut zu achten. Möglicherweise wird der Moderator der Sitzung die genaue Formulierung während der Sitzung diktieren. Der Beschluss wird anschließend vorgelesen. Schließlich wird darüber abgestimmt.

Ein Verlaufsprotokoll gibt den Verlauf einer Sitzung oder Besprechung wieder.

Bei der Erstellung eines Verlaufsprotokolls ist es allerdings nicht nötig, dass der Protokollfüher jedes einzelne Wort wortgetreu niederschreibt. In der Hauptsache werden aber alle Beiträge, die zu Ergebnissen oder Beschlüssen geführt haben, dokumentiert. Es soll so nachvollziehbar bleiben, wie es zu dem Ergebnis gekommen ist.

Was kann der Protokollant / die Protokollantin tun, um sich effektiv auf die Sitzung vorzubereiten? Einige Dinge wurden Eingangs bereits beschrieben. Allerdings beginnt die Vorbereitung auf eine Sitzung schon viel früher. Nämlich bereits mit der Einladung zur Sitzung.

Die Namen derer, die eingeladen wurden, sollten dem Protokollanten/der Protokollantin bekannt sein. Eine Anwesenheitsliste kann schon im Vorfeld erstellt werden. Während der Sitzung können die Nichtanwesenden als entschuldigt eingetragen werden und die Anwesenden werden als Teilnehmende eingetragen.

Um die Wortbeiträge während der Sitzung den entsprechenden Personen zuordnen zu können, empfiehlt sich ein Sitzplan, der mit Nummern versehen ist. Hier werden, nach kurzer Vorstellung der Anwesenden, deren Namen eingetragen. Hier leisten aber auch Namenschilder, die auf dem Tisch stehen, gute Dienste.

Ein Wortprotokoll ist die wortgetreue Dokumentation einer Sitzung, eines Vortrags, einer Diskussion.

Im Nachgang der Sitzung, der Besprechung oder auch des Vortrags, wird ein Protokoll aus dem Gedächtnis gefertigt. Das bedeutet, es gibt keinerlei, oder wenn überhaupt nur stichpunktartige Notizen, aus denen ein Protokoll erstellt werden kann.

Ein Kurzprotokoll hält, ähnlich wie das Ergebnisprotokoll lediglich die getroffenen Entscheidungen, Beschlüsse und Ergebnisse fest.