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Büroorganisation

Office Management: Aufgaben und Tätigkeiten

By 16. Januar 2023No Comments
Office Management

Administrative Aufgaben im Office Management

Office Management ist ein wichtiger Teil jedes Unternehmens, da es dafür sorgt, dass alle administrativen Aufgaben und Prozesse reibungslos funktionieren. Dazu gehören zum Beispiel die Organisation von Meetings und Veranstaltungen, die Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumenten, die Verwaltung von Kunden- und Lieferantenkontakten sowie die Überwachung von Lagerbeständen und Einkaufsprozessen.

Ein effektives Office Management ist für den Erfolg eines Unternehmens von großer Bedeutung, da es dazu beitragen kann, den Arbeitsablauf zu optimieren und die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. Es hilft auch, die Kosten zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, indem es sicherstellt, dass alle Aufgaben und Prozesse zeitgerecht und korrekt durchgeführt werden.

Office Management für die Beschaffung

Eine wichtige Aufgabe des Office Managements ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die notwendigen Ressourcen und Werkzeuge verfügen, um ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen. Dazu gehören zum Beispiel Computer, Software, Büromaterial und andere Arbeitsmittel. Es ist auch wichtig, dass das Office Management für eine angemessene Einrichtung und Ausstattung der Büroräume sorgt, damit die Mitarbeiter sich wohl und produktiv fühlen können.

Büromaterialien

Office Manager/in können auch für Büromaterialien zuständig sein. Das Überwachen aktueller Bestände, das Erfassen von Meldebeständen und das daraus resultierende Bestellen neuer Materialien. Diese Aufgabe scheint banal, täuschen Sie sich hierbei aber nicht.

Kein Unternehmen läuft ohne das richtige Büromaterial. Gleiches trifft für Büroeinrichtungen zu. Die Auswahl und vor allem der Preisvergleich von Schreibtische, Stühle, Aktenschränke und dergleichen sind ein wichtiges Kriterium und sorgen zudem für ein einheitliches Erscheinungsbild innerhalb der Firmenräume.

Vorschriften und Gesetze

Das Office Management muss auch für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sorgen, die für das Unternehmen gelten. Dazu gehören zum Beispiel Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften sowie Arbeits- und Gesundheitsvorschriften. Es ist wichtig, dass das Office Management alle Mitarbeiter über diese Vorschriften informiert und dafür sorgt, dass sie eingehalten werden.

Kommunikation im Office Management

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Office Managements ist die Kommunikation. Das Office Management muss sicherstellen, dass alle Mitarbeiter über wichtige Informationen und Entwicklungen im Unternehmen informiert sind und dass es eine offene und transparente Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Führungskräften gibt.

Telefonie

Praktisch die Hauptaufgabe eines Office Manager/ins. Das Beantworten von Telefonanrufen, das verantwortungsbewusste Weiterleiten sowie die selbstständige Lösung von Problemfällen.

In aller Regel wird der komplette Telefonverkehr, zumindest die eingehenden Anrufe an den Office Manager/in übertragen. Die Delegation dieser Arbeit, beispielsweise in Pausen, Beratungen, bei Urlaub oder Krankheit obliegt dann ebenfalls in vollem Maße dem Office Manager/in.

Empfang

Office Manager/in können an einem Schreibtisch innerhalb des Eingangsbereiches sitzen und alle Besucher empfangen, während sie hereinkommen. Zusätzliche Aufgaben sind hier zum Beispiel das Unterzeichnen von Anlieferungs- und Empfangsbestätigungen, das Verteilen des täglichen Posteingangs und das Sauber halten des Empfangsbereichs.

Nein, sicher ist es nicht Ihre Aufgabe mit Eimer und Wischlappen durch das Büro zu gehen, vielmehr geht es darum, für die nötige Optik zu sorgen. Alte Zeitschriften und Tageszeitungen gehören beispielsweise aussortiert, während aktuelle Ausgaben den Wartebereich zieren dürfen. Auch wenn es beispielsweise um die saisonale Herrichtung geht, so unter anderem zu Weihnachten oder zu Ostern. Ein gut eingerichteter Empfangsbereich sorgt dafür, dass sich Besucher wohl fühlen und gern wieder kommen.

Archivierung im Office Management

Eine zentrale Aufgabe für Office Manager/in ist, die Schreibarbeit zu organisieren. Jeder Office Manager/in sollte ein komplettes und übersichtliches Archivierungssystem für Posteingänge, Postausgänge, Empfangsbestätigungen oder auch Kundeninformation haben.

Da auch andere Mitarbeiter von Zeit zu Zeit auf das Archiv zurückgreifen müssen, sollte immer eine allgemeingültige Bezeichnung und Zuordnung der Unterlagen erfolgen.

Buchhaltung

Gewöhnlich stellen Firmen einen Buchhalter ein, um die hoch qualifizierte Finanzplanung gewährleisten zu können. Je nach Qualifizierung werden hierfür jedoch auch Office Manager/in eingesetzt. Die einfache Debitoren- und Kreditorenüberwachung hingegen, bedarf keiner speziellen Ausbildung.

Vorbereitung von Besprechungen

Ein Office Manager/in ist in aller Regel für die Planung von Beratungen zuständig. Zunächst gilt es hier, einen gemeinsamen Termin für alle Teilnehmer zu finden. Die Planung von Raumressourcen und Verpflegung muss organisiert werden. Termingerechte Einladungen, beispielsweise bei Gesellschafter- und Mitgliederversammlungen gehören ebenso dazu, wie das Erarbeiten von Beschlüssen, Powerpoint-Präsentationen und anderen Unterlagen.

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