Protokollführung

Mit der Führung von Ergebnislisten für die Protokollführung ist man in der Lage, übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar die Ergebnisse von Besprechungen festzuhalten.
Als sinnvoll hat sich herausgestellt, das Protokoll gleich während der Besprechung anzufertigen, damit es im Nachinein keine Diskussionen über die erzielten Ergebnisse gibt. Idealerweise können die Besprechungsteilnehmer die Anfertigung des Protokolls per Beamer oder Flipchart mitverfolgen.

Für eine effektive Nutzung von Protokollen für den Unternehmensablauf ist es also sehr wichtig, dass fähige Menschen mit dieser Aufgabe betraut werden. Denn in einem schlecht verfassten Protokoll fehlen möglicherweise wichtige, für den Unternehmensablauf entscheidende Beschlüsse oder Ergebnisse.

Das bedeutet also, dass nur gute Protokolle einen wichtigen Beitrag für die Organisation des Unternehmens leisten. Was unterscheidet nun aber einen guten von einem schlechten Protokollführer/einer Protokollführerin?

Die Erstellung eines Protokolls ist keine leichte Sache. Zudem ist sie eine nicht zu unterschätzende, verantwortungsvolle Aufgabe. Im Bundestag oder Landtag beispielsweise, gibt es eigens dafür angestellte, gut bezahlte Menschen, deren Aufgabe die Protokollierung der Sitzungen und die sich anschließende Erstellung eines Protokolls ist. Um hier als Protokollführer/Protokollführerin arbeiten zu können, muss man eine entsprechende Ausbildung gemacht haben.

Der Begriff „Protokoll“ kennt man im Deutschen bereits seit dem 16. Jahrhundert. Anfänglich meinte es so etwas wie einen Aktendeckel. Ein Blatt, das vor die Papyrusrollen geleimt wurde. Dieses Blatt enthielt verschiedene, bestimmte bibliografische Daten.

Erst später bezeichnete der Begriff „Protokoll“ dann die chronologische Auflistung von Abläufen. Selbst in der Diplomatie hielt es Einzug. Hier meint es bis heute die Sammlung von Regeln.

Neben den bekannten Arten Protokollerstellung gibt es weitere Arten der Protokollierung.

So sind im Bürobereich oder in der Büroorganisation selbst Aktennotizen, oder aber auch Gesprächsnotizen, eine Form von Protokollen. Denn auch sie enthalten wichtige Informationen, die einer anderen Person für die weitere Arbeit nützlich sein können.

Schaut man sich weiter um, so bezeichnet man in der Computerbranche beispielsweise die Dokumentation bestimmter Ereignisse (z.B. Empfang oder Versand von Emails) als Protokolldatei. In der solchen Protokolldateien werden nach bestimmten Regeln die Daten festgehalten.

Ein weiteres Beispiel für eine „Sonderform“ der Protokollarten sind die ebenfalls nach bestimmten Regeln festgehaltenen Vorkommnisse während einer Programmausführung.