Mit der Führung von Ergebnislisten für die Protokollführung ist man in der Lage, übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar die Ergebnisse von Besprechungen festzuhalten.
Als sinnvoll hat sich herausgestellt, das Protokoll gleich während der Besprechung anzufertigen, damit es im Nachinein keine Diskussionen über die erzielten Ergebnisse gibt. Idealerweise können die Besprechungsteilnehmer die Anfertigung des Protokolls per Beamer oder Flipchart mitverfolgen.
Protokollführung
Ergebnisprotokoll / Beschlussprotokoll und ausführliches Ergebnisprotokoll
Ein Ergebnisprotokoll hält nur die getroffenen Entscheidungen, Ergebnisse oder Beschlüsse fest. Selbst die Beiträge, die zu dem Ergebnis oder dem Beschluss geführt haben, werden nicht wörtlich protokolliert.
Allerdings ist bei den Beschlüssen auf den genauen Wortlaut zu achten. Möglicherweise wird der Moderator der Sitzung die genaue Formulierung während der Sitzung diktieren. Der Beschluss wird anschließend vorgelesen. Schließlich wird darüber abgestimmt.
Das Verlaufsprotokoll
Ein Verlaufsprotokoll gibt den Verlauf einer Sitzung oder Besprechung wieder.
Bei der Erstellung eines Verlaufsprotokolls ist es allerdings nicht nötig, dass der Protokollfüher jedes einzelne Wort wortgetreu niederschreibt. In der Hauptsache werden aber alle Beiträge, die zu Ergebnissen oder Beschlüssen geführt haben, dokumentiert. Es soll so nachvollziehbar bleiben, wie es zu dem Ergebnis gekommen ist.
Protokollerstellung: Nachbereitung einer Sitzung oder Besprechung
Nachdem die Sitzung beendet ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Wie erstellt man nun das richtige Protokoll?
Aus dem Kopf des Protokolls sollte schon hervorgehen, um welche Art der Sitzung es sich handelte. Auch der Sitzungsort darf nicht fehlen. Die Anfangszeit und die Endzeit müssen auch festgehalten sein, ebenso diejenigen, die an der Sitzung teilgenommen haben, und diejenigen, die sich für die Sitzung entschuldigt hatten.
Prokollführung: Vorbereitung auf eine Besprechung
Was kann der Protokollant / die Protokollantin tun, um sich effektiv auf die Sitzung vorzubereiten? Einige Dinge wurden Eingangs bereits beschrieben. Allerdings beginnt die Vorbereitung auf eine Sitzung schon viel früher. Nämlich bereits mit der Einladung zur Sitzung.
Die Namen derer, die eingeladen wurden, sollten dem Protokollanten/der Protokollantin bekannt sein. Eine Anwesenheitsliste kann schon im Vorfeld erstellt werden. Während der Sitzung können die Nichtanwesenden als entschuldigt eingetragen werden und die Anwesenden werden als Teilnehmende eingetragen.
Um die Wortbeiträge während der Sitzung den entsprechenden Personen zuordnen zu können, empfiehlt sich ein Sitzplan, der mit Nummern versehen ist. Hier werden, nach kurzer Vorstellung der Anwesenden, deren Namen eingetragen. Hier leisten aber auch Namenschilder, die auf dem Tisch stehen, gute Dienste.
Tipps für das Schreiben von Protokollen
Für eine effektive Nutzung von Protokollen für den Unternehmensablauf ist es also sehr wichtig, dass fähige Menschen mit dieser Aufgabe betraut werden. Denn in einem schlecht verfassten Protokoll fehlen möglicherweise wichtige, für den Unternehmensablauf entscheidende Beschlüsse oder Ergebnisse.
Das bedeutet also, dass nur gute Protokolle einen wichtigen Beitrag für die Organisation des Unternehmens leisten. Was unterscheidet nun aber einen guten von einem schlechten Protokollführer/einer Protokollführerin?
Protokollführer: Wichtige Eigenschaften eines Protokollanten
Die Erstellung eines Protokolls ist keine leichte Sache. Zudem ist sie eine nicht zu unterschätzende, verantwortungsvolle Aufgabe. Im Bundestag oder Landtag beispielsweise, gibt es eigens dafür angestellte, gut bezahlte Menschen, deren Aufgabe die Protokollierung der Sitzungen und die sich anschließende Erstellung eines Protokolls ist. Um hier als Protokollführer/Protokollführerin arbeiten zu können, muss man eine entsprechende Ausbildung gemacht haben.
Das Protokoll: Ursprung und Zielsetzung
Der Begriff „Protokoll“ kennt man im Deutschen bereits seit dem 16. Jahrhundert. Anfänglich meinte es so etwas wie einen Aktendeckel. Ein Blatt, das vor die Papyrusrollen geleimt wurde. Dieses Blatt enthielt verschiedene, bestimmte bibliografische Daten.
Erst später bezeichnete der Begriff „Protokoll“ dann die chronologische Auflistung von Abläufen. Selbst in der Diplomatie hielt es Einzug. Hier meint es bis heute die Sammlung von Regeln.
Aktennotizen, Gesprächsnotizen, Laborprotokolle und Versuchsprotokolle
Neben den bekannten Arten Protokollerstellung gibt es weitere Arten der Protokollierung.
So sind im Bürobereich oder in der Büroorganisation selbst Aktennotizen, oder aber auch Gesprächsnotizen, eine Form von Protokollen. Denn auch sie enthalten wichtige Informationen, die einer anderen Person für die weitere Arbeit nützlich sein können.
Schaut man sich weiter um, so bezeichnet man in der Computerbranche beispielsweise die Dokumentation bestimmter Ereignisse (z.B. Empfang oder Versand von Emails) als Protokolldatei. In der solchen Protokolldateien werden nach bestimmten Regeln die Daten festgehalten.
Ein weiteres Beispiel für eine „Sonderform“ der Protokollarten sind die ebenfalls nach bestimmten Regeln festgehaltenen Vorkommnisse während einer Programmausführung.
Das Wortprotokoll: Die wortgetreue Dokumentation
Ein Wortprotokoll ist die wortgetreue Dokumentation einer Sitzung, eines Vortrags, einer Diskussion.