Büroorganisation

Es ist inzwischen als unumstrittene Tatsache anerkannt, dass jeder Mensch im Verlaufe eines Tages Phasen hoher und Zeiten niedriger Leistungsfähigkeit hat. Bei der Allgemeinheit setzen das erste Leistungstief am späten Vormittag und das Zweite nach dem Mittagessen ein. Doch es gibt durchaus auch Menschen, bei denen die Leistungsfähigkeit eine völlig gegenläufige Kurve aufweist.

Rechtschreibung

Im heutigen E-Mail Verkehr leidet die Grammatik und die Interpunkt. Groß- und Kleinschreibung verschwimmen und auch das gute alte Komma kommt nicht mehr an seinen gewohnten Platz. Im Bereich des Office Managements darf so etwas jedoch nicht passieren.

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Die Digitalisierung macht vieles im Büro einfacher, von der digitalen Buchhaltung über die papierlose Archivierung bis hin zum elektronischen Fahrtenbuch. Gerade Letzteres bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Im Folgenden gibt es wertvolle Tipps, wie Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen.

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Mehr und mehr Unternehmen entscheiden sich für den Umstieg auf das papierlose Büro.

Wollen auch Sie den wichtigen Schritt hin zur Digitalisierung wagen, kommen Sie um das Scannen von Akten nicht herum.

Wie gehen Sie am besten vor?

Vorteile der Aktendigitalisierung

Es macht ein Unternehmen wettbewerbsfähiger, wenn die Mitarbeiter sich in aller Ruhe auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können und dabei so viele Informationen wie möglich zur Hand haben. Genau dies ist jedoch mit einer herkömmlichen Archivierung kaum möglich. Es muss umständlich abgeheftet und archiviert werden. Geht es darum, etwas Bestimmtes zu suchen, sich einen Überblick über einen Sachverhalt zu verschaffen oder einen analysierenden Bericht zu verfassen, ist oft guter Rat teuer. Wenn Sie hierfür so wenig Zeit und Aufwand wie möglich investieren wollen, sollten Sie Akten digitalisieren lassen.

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Digitalisiert man bestimmte Abläufe oder Bereiche im Büro wie z. B. die Buchführung oder die Aktenführung, bringt das diverse Vorteile mit sich.

Die Prozesse werden transparenter und überschaubarer und man spart Zeit, Geld und Aufwand. Wollen Sie den Umstieg auf die Digitalisierung im Personalwesen wagen, gibt es einiges zu beachten. Hier finden sich drei Tipps, wie Sie eine digitale Personalakte richtig führen.

Tipp 1: Die elektronische Personalakte und der Datenschutz

Vergessen Sie nicht, dass Sie eine schriftliche Genehmigung eines jeden Mitarbeiters benötigen, wenn Sie eine digitale Personalakte führen möchten. Da die digitale Archivierung und das digitale Personalmanagement es indirekt erlauben, aufgrund von Analysen der Leistungs- und Verhaltensüberwachung zu dienen, ist Mitbestimmungsrecht zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber anzuraten, so Dr. Jens Bücking (Rechtsanwalt und Fachanwalt IT-Recht in Stuttgart).