Wer im Büro arbeitet, bringt durchschnittlich 10 % seiner Lebenstätigkeit dort zu. In keinem anderen Raum verbringt er so viel Zeit und ist so aktiv. In den akuten Lebensphasen der Berufstätigkeit liegt dieser Wert natürlich noch erheblich höher. Gerade ambitionierte Führungskräfte oder Selbstständige bringen es gut und gern auch schon einmal auf 30 %. Allein diese Relationen zeigen, welche Bedeutung das Büro als Lebensumfeld hat. Es sollte deswegen, außer den funktionalen Erwägungen, auch gesundheitliche Aspekte und eine angenehme Atmosphäre in der Einrichtung berücksichtigen.
Büroorganisation
Einkauf von Bürobedarf
In vielen Unternehmen gibt es einen oder mehrere Beauftragte, die sich um den Einkauf, die Lagerung und die Verteilung von Büromaterial kümmern. Häufig wird auch die Sekretärin damit betraut, dafür zu sorgen, dass stets genug Kopierpapier und Toner vorhanden ist.
Unter Bürobedarf wird alles verstanden, was alltäglich am Arbeitsplatz und zur Telefonakquise verwendet wird: z. B. Klarsichthüllen, Haftnotizen, Ablagekörbe, Briefumschläge in verschiedenen Formaten sowie mit und ohne Sichtfenster, Schreibutensilien wie Tintenroller, Kugelschreiber und Marker, Klebestifte und Klarsicht-Klebeband und vieles mehr.
Virtuelles Büro: Vor- und Nachteile
Erreichbarkeit ist für den Kunden das A und O. Wer nicht ständig erreichbar ist, kann auf dem schnelllebigen Markt nicht mithalten. Für kleinere Firmen und Freiberufler bedeutet das einen Riesenspagat, dem sie kaum gerecht werden können. Die Konkurrenz ist groß, das Budget angesichts sinkender Gewinnspannen eher nicht. Ein eigenes Büro kann sich nicht jeder leisten, ist aber gerade in diesen Zeiten ein unbedingtes Must-Have.
Ein virtuelles Büro könnte die perfekte, maßgeschneiderte Lösung sein. Für fast jeden Bedarf kann man ein virtuelles Büro mieten, das diesen Job übernimmt. Diese „Virtual Offices“ gibt es etwa seit den 90er Jahren und sie gewinnen an Bedeutung, weil es angesichts hoher Arbeitslosenzahlen immer mehr Menschen gibt, die den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Die Vorteile liegen auf der Hand, aber Vorsicht: Bevor Sie sich dazu entschließen, die Dienstleistungen eines virtuellen Anbieters in Anspruch zu nehmen, sollten Sie die Vor- und Nachteile abwägen und überlegen, ob diese unkonventionelle Büroart das richtige für Ihre Firma ist.
Bilder für das Büro
Weiße Wände sind monoton und langweilig, sie schaffen keine visuellen Anreize und lassen eine klinisch-reine Atmosphäre im Büro entstehen. Aber wer fühlt sich schon in Krankenhäusern wohl? Viel produktiver und ansehnlicher wären individuell gestaltete Wände, die den Mitarbeitern Freude bereiten.
Bilder im Büro – einfach, aber gut
Das eine oder andere schöne Bild fürs Büro lockert die sterile Atmosphäre auf und sorgt dafür, dass Farbe ins Spiel kommt und das alles rundum attraktiver und besser wirkt. Wenn der Blick im Nachmittags-Tief doch mal abdriftet, trifft er nicht auf eine monotone Umgebung, sondern auf farbige Akzente, die den müden Geist schnell wieder in motivierte Bahnen lenken und dafür sorgen, dass die Mitarbeiter wieder mit Spaß an der Sache an die Arbeit gehen.
Temperatur im Büro: Arbeitsstättenverordnung und Gesetzeslage
Die Auswirkungen von hohen Temperaturen auf das Arbeitsleben werden oft unterschätzt. So ist den meisten Arbeitgebern nicht bekannt, dass bereits ab einer Temperatur von 26 °C ein enormer Leistungsabfall droht – ab 30 °C kann sogar nur noch etwa die Hälfte der Leistung abgerufen werden. Auch Mitarbeitern ist die eigene Leistungsminderung oft nicht bewusst. Grund genug, sich einmal mit der idealen Temperatur am Arbeitsplatz zu befassen.
Tipps zur Vorbereitung von Sitzungen
Gerade in den größeren Unternehmen und Behörden ist es keine Seltenheit, dass ein bestimmter Teil der Angestellten zu einem Meeting geladen wird. Dabei werden oft aktuelle Themen besprochen, die Ausrichtung für die nächsten Wochen diskutiert und interne Querelen behoben. Solche Sitzungen finden daher in manchen Firmen regelmäßig statt, werden in anderen Häusern aber je nach Bedarf angeboten. Immer stellt sich dabei allerdings die Frage, wie sich der Einzelne dafür vorzubereiten hat. Denn seine Teilnahme erfolgt nicht grundlos, sondern er wird offensichtlich als wichtiger Baustein der gesamten Runde angesehen – und sollte daher auch entsprechend motiviert den Termin wahrnehmen. Wichtig ist es somit, sich selbst entsprechend das nötige Hintergrundwissen zu verschaffen sowie noch einmal die jeweiligen Akten und Unterlagen zu studieren.
Büroleitung: Aufgabenbereich und Verantwortlichkeiten
Die Tätigkeitsbeschreibung einer Büroleitung differiert teilweise enorm. So unterscheiden sich die Tätigkeiten einer Büroleitung im Schreibbüro durchaus von den Arbeiten der Büroleitung des Firmenchefs.
Büroleitung des Firmenchefs
Die Sekretärin des Firmenchefs ist für die Koordination der Termine, für die Führung und Weitervermittlung von wichtigen Telefonaten, aber auch für die Buchung von Zugfahrten, Flügen und Unterkünften bei Dienstreisen verantwortlich. Sie ist für die meisten Kunden und Geschäftspartner die erste Ansprechpartnerin bei der Telefonakquise. Es kann durchaus auch sein, dass sie ihren Chef auf Dienstreisen begleitet. Deshalb ist es unabdingbar, dass sie perfekt Englisch und eventuell auch noch eine zweite Fremdsprache spricht. Zu ihren Tätigkeiten gehören auch die Erstellung der Abrechnung der Dienstreisekosten und die eventuell daraus resultierende Rückerstattung.
Weiterbildung für die Sekretärin / Sinnvolle Seminare
Eine Sekretärin verfügt im Allgemeinen über eine kaufmännische Ausbildung. Im Handwerk, in Handel und Industrie ist der Ausbildungsberuf „Kaufmann/-frau für Bürokommunikation“ die Grundlage. Im öffentlichen Dienst werden angehende Sekretärinnen zur „Fachangestellten für Bürokommunikation“ ausgebildet.
Jobs im Sekretariat
Wer im Sekretariat arbeitet, verbringt auch in der heutigen Zeit seinen Arbeitstag am Puls des Unternehmens. Das Sekretariat ist das Vorzimmer, quasi die Exekutive des jeweiligen Vorgesetzten, Leiters, Chefs oder Geschäftsführers, je nach Hierarchie und Unternehmensstruktur. Wenngleich jedes Sekretariat individuell und anders als das nächste ist, so sind viele Tätigkeiten identisch oder vergleichbar. Sie ähneln sich von Art und Umfang her, und insofern kann das Sekretariat auch mit wechselndem Personal besetzt werden. Einzig die persönliche Abstimmung, das Kennen um die feinen Details, um die Interna, das sich wortlos verstehen macht die Sekretärin im herkömmlichen Sinne auch heute für den Vorgesetzten noch immer unersetzlich.
Was ist Office Management?
Von der Definition her ist das Office Management zu Deutsch die Büroleitung. Jedes Büro, egal welcher Art und Größe, muss gemanagt, organisiert werden. Das Büro ist dazu da, um beispielsweise in der freien Wirtschaft den Geschäftsführer, das Geschäftsführerteam beziehungsweise die Geschäftsführung zu unterstützen, ihnen zuzuarbeiten.
Ein Office Management reicht von der einzelnen Sekretärin in einem Handwerksunternehmen bis hin zum Kanzleramtsminister, dem Office Manager der derzeitigen Bundeskanzlerin Dr. Angela Merkel, dem einige hundert Mitarbeiter zuarbeiten. Beide managen das Office ihres Vorgesetzten, und doch liegen zwischen Art, Umfang, Vielfältigkeit und Vielseitigkeit der Aufgaben buchstäblich Welten.