Die DIN 5008 wurde im Jahr 1949 eingeführt und mehrfach geändert. In dieser Norm wird der Aufbau von Geschäftsbriefen beschrieben. Die Gestaltung von Briefbogenvordrucken war in der DIN 676 festgelegt, die bei der letzten Überarbeitung im April 2011 als Abschnitt 16 in die DIN 5008 aufgenommen wurde. Die DIN-konforme Erstellung der Drucksachen ist Aufgabe eines Grafikdesigners, aber für den Büroalltag ist es wichtig, die Regeln für die Textverarbeitung nach DIN 5008 zu kennen.
Büroorganisation
Front Office Management (Empfangssekretärin, Empfangsdame)
Das sogenannte Front Office bezeichnet den Empfangsbereich einer Firma, einer Praxis oder eines Hotels. Front Office Management ist also die Tätigkeit in diesem Bereich und wurde früher auch als Empfangsdame oder Empfangssekretärin bezeichnet. Der erste Kontakt zu einer Firma führt fast immer über das Front Office, daher ist der erste Eindruck besonders wichtig. Wird ein Kunde oder Geschäftspartner hier unfreundlich oder inkompetent behandelt, so wirkt sich das auf seine Meinung über die gesamte Firma aus. Daher ist es sehr wichtig, darauf zu achten, dass hier nur Mitarbeiter eingesetzt werden, die diesen Anforderungen entsprechen.
Anruferliste: Was gehört in eine Anrufliste?
Gelegentlich wird ein Office Manager dazu aufgefordert, eine Anruferliste zu führen. Werden vom Vorgsetzten keine besonderen Vorgaben an eine solche Liste gemacht, können Sie zum Beispiel folgende Einträge vorsehen:
Aktivitätenliste zur Organisation der eigenen Arbeit
In einer Aktivitätenliste tragen Sie alle Aufgaben ein, für die Sie verantwortlich sind. Sie dient dazu, sich einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verschaffen, die eigenen Kräfte zu bündeln und keine wesentlichen Dinge zu vergessen. Außerdem kann sie zur Priorisierung von Aufgaben verwendet werden.
Bewährt hat sich der folgende Aufbau:
Veranstaltungsorganisation und Planung von Events
Das Organisieren von Veranstaltungen gehört zu den Hauptaufgaben eines Office-Managers. Sei es das Sommerfest, die Weihnachtsfeier oder Messen, zu tun gibt es hierbei genug. Mit ein paar Tipps und Tricks und einem ausgefeilten Plan gelingt auch dieses im Handumdrehen. Wichtig ist immer, den Überblick zu behalten!
Aufgabengebiete eines Officemanagers
Ein Office Manager/in nimmt jeden Firmeninhaber, Teamleiter oder Vorstand zeitraubende Verantwortlichkeiten ab und stellt diese praktisch frei davon. Nur so kann sich effektiv auf das laufende Firmengeschehen konzentriert werden.
Die Aufgaben eines Office Manager/ins schwanken von Büro zu Büro. Grundsätzlich liegt der Aufgabenbereich aber darin, die Vorgesetzte und Mitarbeiter auf ganzer Linie zu unterstützen. Für viele Unternehmen beginnt das Office Management bereits mit einer Sekretärin/ Sekretär oder einer Empfangsdame. Das Filtern und Katalysieren von Anrufern, Anfragen, Posteingängen und Ähnlichem beginnt bereits an dieser Stelle.
Die Hauptaufgabengebiete liegen in aller Regel bei:
Arbeitsabläufe optimal gestalten
Wenn die Effizienz im eigenen Unternehmen nicht den Zielen entspricht, die man sich eigentlich gesetzt hat, dann gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder hat man die Ziele zu hoch gesteckt oder es werden nicht alle Reserven vollständig ausgenutzt. Die Ursachen lassen sich nur durch eine sehr gründliche Analyse der innerbetrieblichen Abläufe heraus finden.
Anrede (Duzen und Siezen) im Büro
Noch vor einigen Jahrzehnten wäre es undenkbar gewesen, dass sich die Mitarbeiter in einem Office untereinander duzen. Noch unmöglicher war …