Office Management ist Büroleitung
Von der Definition her ist das Office Management zu Deutsch die Büroleitung. Jedes Büro, egal welcher Art und Größe, muss gemanagt, organisiert werden. Das Büro ist dazu da, um beispielsweise in der freien Wirtschaft den Geschäftsführer, das Geschäftsführerteam beziehungsweise die Geschäftsführung zu unterstützen, ihnen zuzuarbeiten.
Ein Office Management reicht von der einzelnen Sekretärin in einem Handwerksunternehmen bis hin zum Kanzleramtsminister, dem Office Manager der derzeitigen Bundeskanzlerin Dr. Angela Merkel, dem einige hundert Mitarbeiter zuarbeiten. Beide managen das Office ihres Vorgesetzten, und doch liegen zwischen Art, Umfang, Vielfältigkeit und Vielseitigkeit der Aufgaben buchstäblich Welten.
Trotzdem sind beide Office Manager für ihren jeweiligen Chef wichtig bis unverzichtbar. Ohne seine eingearbeitete und versierte Sekretärin steht der Handwerksunternehmer vor seinem Schreibtisch und weiß nicht so recht weiter. Sie managt seinen Alltag, terminiert Aufträge, organisiert die Bestellung von Materialien und erledigt die Buchhaltung mit Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen.
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Erfolg im Office Management
Jedes Unternehmen ist auf Büroleiter angewiesen, um eine hohe Produktivität in der Administration zu erzielen. Das Officemanagement stellt den effektiven Betrieb des Büros sicher und unterstützt zugleich die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens.
Direkt und indirekt dienen die Aktivitäten der Förderung der Produktivität sowie der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Ein Job im Officemanagement erfordert neben bürobezogenen Fähigkeiten auch Führungsqualitäten sowie das Talent, unter Druck zu arbeiten.
Ausbildung und Berufserfahrung
Obwohl viele Arbeitgeber keine Hochschulausbildung für das Officemanagement erwarten, erhöhen sich die Chancen auf attraktive Positionen mit einem Bachelorabschluss in einem kaufmännischen Studium erwerben. Auch wer keinen Hochschlussabschluss besitzt, kann mit einer kaufmännischen Berufsausbildung und Berufserfahrung für viele Arbeitgeber ein attraktiver Jobkandidat sein. Unabhängig von der Ausbildung zählen für diesen Beruf in erster Linie Berufserfahrung sowie die Fähigkeit, im Team zu arbeiten und andere zu führen.
Organisationstalent und Zeitmanagement
Officemanager sind Organisationstalente und behalten auch dann einen klaren Kopf, wenn im Büro Hektik herrscht. Sie gehen effektiv mit der Zeit um und beweisen dabei ihre organisatorischen Fähigkeiten. Diese werden vor allem dann benötigt, wenn es darum geht, Aufgaben pünktlich zu erledigen und sicherzustellen, dass jeder Tag reibungslos verläuft.
Auch vermeintlich einfache Aufgaben wie die Dokumentenablage sind wichtige Aufgaben im Officemanagement, die für den reibungslosen Betriebsablauf unabdingbar sind.
Entscheidungskompetenz im Officemanagement
Im Officemanagement werden Entscheidungen getroffen, die dem ganzen Unternehmen und seinen Mitarbeitern zugutekommen. Mitarbeiter wenden sich an das Officemanagement, um Antworten auf Fragen und Problemlösungen zu erhalten. Dabei werden schnelle und faire Entscheidungen erwartet. Möglicherweise müssen auch Entscheidungen in Bezug auf Kunden- oder Lieferantenangelegenheiten getroffen werden. Erfolgreiche Mitarbeiter im Officemanagement kennen die Ziele des Unternehmens und stellen sicher, dass diese erreicht werden.
Kaufmännische Fähigkeiten
Bei der Bearbeitung von Aufträgen, der Erstellung von Rechnungen und der Kontrolle von Warenaus- und Zahlungseingängen sind vor allem Officemanager in kleineren und mittelständischen Betrieben gefordert. Gute kaufmännische Fähigkeiten helfen bei diesen Aufgaben. Einige Unternehmen erwarten auch, dass die Büroleiter die Erfassung von Arbeitszeiten sowie Aufgaben der Buchhaltung durchführen.
Multitasking im Officemanagement
Büroleiter erledigen meist mehrere Aufgaben gleichzeitig. Dabei müssen mehrere Projekte auf einmal übernommen oder betreut werden. Zugleich sind die Anfragen und Fragen von Mitarbeitern und Management zu beantworten. Wer hierbei stets die Ruhe und Übersicht behält, ist erfolgreich im Officemanagement. Trotz Multitasking werden auch kleinste Details berücksichtigt und damit eine hohe Produktivität gewährleistet.
Führungskompetenz und Fairness
Büroleiter überzeugen durch ihr beispielhaftes Verhalten. Sie Überwachen und motivieren das Büropersonal und behandeln alle Mitarbeiter mit dem gleichen Respekt. Häufig sind Büroleiter als Erste im Büro und machen erst dann Feierabend, wenn alle Aufgaben vollständig erledigt sind. Zugleich sind sie in der Lage, Aufgaben zu delegieren und deren pünktliche und qualitative Erfüllung zu kontrollieren.
Mitarbeiter im Officemanagement sind die „Seele des Unternehmens“. Sie tragen maßgeblich zum Betriebsklima bei, während sie zugleich die Produktivität steigern und für einen reibungslosen Ablauf der Aktivitäten sorgen. Darüber hinaus fungieren sie als Mentor für jüngere und weniger erfahrene Kollegen.
Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
Für den Erfolg im Officemanagement sind ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten notwendig. Hierzu zählen das gute Zuhören und Verständnis jeglicher Informationen sowie die präzise und verständliche Kommunikation von Informationen, Antworten und Ratschlägen. Fehlkommunikation kann am Arbeitsplatz zu Verwirrung und sogar zu Meinungsverschiedenheiten führen. Daher spielen ausgezeichnete verbale Ausdrucksfähigkeiten eine wichtige Rolle. Fehlerfreie Schreibkenntnisse stellen sicher, dass schriftliche Kommunikation leicht zu verstehen ist. Obwohl ein Großteil der Kommunikation mit den Mitarbeitern des Unternehmens stattfindet, sind die Kommunikationsfähigkeiten auch für den Umgang mit Kunden und Lieferanten äußerst wichtig.
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