Eine Sekretärin verfügt im Allgemeinen über eine kaufmännische Ausbildung. Im Handwerk, in Handel und Industrie ist der Ausbildungsberuf „Kaufmann/-frau für Bürokommunikation“ die Grundlage. Im öffentlichen Dienst werden angehende Sekretärinnen zur „Fachangestellten für Bürokommunikation“ ausgebildet.
Die allgemeinen Aufgaben sind die Koordination von Terminen, die Vorbereitung von Besprechungen, Schriftverkehr und die Erledigung von Aufgaben im Rechnungswesen und Personalverwaltung. Das Aufgabengebiet kann also sehr umfangreich sein. Zudem sitzt die Sekretärin sozusagen in der Schaltstelle eines Unternehmens. Sie hat fast täglich schriftlichen und mündlichen Kontakt zu Mitarbeitern, Vorgesetzten, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern.
Schwerpunkte in die eine oder andere Richtung können mit einer angemessenen Weiterbildung noch besser gesetzt und entsprechende Aufgaben effizienter und zufriedenstellender erledigt werden. Was die Weiterbildung betrifft, so hat die Sekretärin verschiedene Möglichkeiten. Sie kann zum Beispiel bei Volkshochschulen entsprechende Kurse buchen.
Es gibt jedoch auch eine professionelle Weiterbildung bei privaten Institutionen, die zumeist mehr Unterrichtsstunden umfasst und eine Abschlussprüfung und/oder ein Zertifikat oder Zeugnis beinhaltet. Zusätzlich gibt es Weiterbildungskurse, Seminare oder Workshops, die vom Vorgesetzten angeboten werden, um die Sekretärin besser zu qualifizieren. Diese werden in der Regel auch vom Unternehmen bezahlt.
Grundsätzlich ist zu überlegen, ob die Weiterbildung berufsbegleitend sein soll. Eine Weiterbildung im Rahmen einer ganztägigen Schulung kann nur erfolgen, wenn die Möglichkeit besteht, dass die Sekretärin für eine Weile aus dem Arbeitsalltag abgezogen werden kann. Ansonsten ist eine solche Weiterbildung nur möglich, wenn die Sekretärin arbeitssuchend ist oder sich im Übergang zwischen zwei Arbeitsstellen befindet.
Eine zukunftsweisende Weiterbildung ist die zur Projektassistentin. Abhängig von der Branche des Unternehmens werden einzelne Aufgaben in Form von Projekten abgewickelt. Als Koordinatorin in Projekten unterstützt die Sekretärin nicht nur ihren Vorgesetzten, sondern auch das Projektteam. Ihre Aufgaben reichen von der Vereinbarung von Terminen und der Organisation von Meetings bis zur Dokumentation von Projektabläufen. Hier ist ein kommunikationsstarkes und selbstbewusstes Auftreten nötig. Die Kurse sind mit einer Zertifizierung möglich und beschäftigen sich zum Beispiel mit Zeitmanagement, der Planung von Projekten, Projektcontrolling und Berichtswesen.
Denkbar ist auch eine Weiterbildung im Personalbereich. Sie wird zum Beispiel erforderlich, wenn die Personalabteilung des Unternehmens unterstützt werden soll. Dort wo es keine Personalabteilung gibt, beispielsweise in einem kleinen Unternehmen, in dem bisher der Geschäftsführer diese Aufgabe innehatte, kann die weitergebildete Sekretärin die Personalangelegenheiten teilweise oder ganz übernehmen.
In dem Weiterbildungskurs „Zertifizierte Personal-Assistentin“ lernt die Sekretärin Wissenswertes über Personalwissen, Arbeitsrecht, Bewerberauswahl und Mitarbeiterführung.
Ebenso kann eine Sekretärin die Vertriebsabteilung als Vertriebsassistentin entlasten. Sie ist hier Ansprechpartnerin für Kunden, Außendienstmitarbeiter und Vorgesetzte. In einem entsprechenden Weiterbildungskurs kann die Sekretärin lernen, wie man immer den richtigen Ton trifft, schwierige Situationen löst, freundliche und kundenorientierte Briefe und E-Mails schreibt, wie man Beschwerden behandelt und verärgerte Kunden beruhigt.
Da immer mehr Vorgesetzte von ihren Sekretärinnen betriebswirtschaftliches Fachwissen verlangen, ist eine Weiterbildung in diese Richtung empfehlenswert. Hier werden meist Crash-Kurse und Intensiv-Seminare von mehreren Tagen angeboten. In dieser Weiterbildung zur „Geprüften Betriebswirtschafts-Assistentin“ lernt die Sekretärin Wissenswertes über die Führungsprinzipien eines Unternehmens, über Finanzbuchhaltung, Outsourcing, Lean-Management, Kosten- und Leistungsrechung und Controlling.
Zusätzlich gibt es Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten, die die klassische Ausbildung zur Fachfrau für Bürokommunikation erweitern und vertiefen, zum Beispiel Kurse über Arbeitstechniken, Büromanagement, Ablagesysteme und perfekte Büroorganisation.
Sinnvoll ist auch eine sprachliche Weiterbildung. Zum Rüstzeug einer guten Sekretärin gehört heutzutage ohnehin im mindesten Englischkenntnisse. Mit Kursen in „Business English“ ist die Sekretärin noch besser auf Erfordernisse und Situationen im Tagesgeschäft vorbereitet. In diesen Kursen lernt sie nicht nur die englischen Fachausdrücke aus Vertrieb, Rechnungswesen, Handel und anderen Fachbereichen kennen, sondern auch wie sie in englischer Sprache mündlich und schriftlich korrespondiert. Je nach Branche des Unternehmens kann außerdem das Erlernen einer neuen, unbekannten Sprache erforderlich sein.
Darüber hinaus sind unter anderem Kurse in EDV, Rhetorik, Rechtschreibung, Korrespondenz, Event-Marketing, Teamassistenz und Persönlichkeitsentwicklung vorstellbar.