Die Digitalisierung macht vieles im Büro einfacher, von der digitalen Buchhaltung über die papierlose Archivierung bis hin zum elektronischen Fahrtenbuch. Gerade Letzteres bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Im Folgenden gibt es wertvolle Tipps, wie Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen.
Gängige Fehler beim Fahrtenbuch führen
Oft schleichen sich beim Führen eines Fahrtenbuchs Fehler ein, weil man es nicht sofort auf den aktuellen Stand bringt. Wenn Sie zu beschäftigt sind und erst im Nachhinein dokumentieren, könnten Sie Wichtiges vergessen. Stimmen die Angaben wie z.B. der letzte Ankunftsort und anschließende Abfahrtsort, eingereichte Tankbelege oder Parkquittungen, die zurückgelegten Kilometer oder das Datum nicht mit der Realität oder den allgemeinen Annahmen überein, führt dies zu Problemen mit dem Finanzamt.
Speziell die Diskrepanzen beim Kilometerstand des Autos oder bei der Kilometeranzahl der Strecke von A nach B sind ein häufig auftretender Streitpunkt. Wird davon ausgegangen, dass Sie bewusst falsche Angaben gemacht haben, wird vom Finanzamt pauschal 1 % des Listenpreises eines Fahrzeugs als geldwerter Vorteil (monatlich) gewertet. Insbesondere bei einem teuren Firmenwagen führt dies zum Jahresende dazu, dass sich ein hohes zu versteuerndes Einkommen ansammelt.
Ein weiterer Fehler bei der Fahrtenbuchführung ist die unzureichende beziehungsweise nicht regelmäßige oder vollständige Aufzeichnung – die Angaben müssen schlüssig sein. Sammeleinträge werden nicht anerkannt, denn für jede Fahrt muss ein separater, detaillierter Eintrag vorgenommen werden. Das Wann, Wohin, Wie und Warum gehört zum vollständigen, gesonderten Eintrag dazu. Bei all jenen Fehlern helfen elektronisch geführte Fahrtenbücher aus, da sie per Automatisierung wichtige Daten sammeln und Sie kaum etwas selbst hinzufügen müssen.
Vorteile der elektronischen Fahrtenbücher
Egal, ob es sich um ein kleines Unternehmen mit nur einem Dienstwagen, um einen mittelständischen Betrieb mit einer umfangreicheren Dienstflotte oder um ein Großunternehmen mit einem riesigen Fuhrpark handelt, die Fahrten müssen aufgezeichnet werden. Damit hängen die Abrechnung sowie die Kontrolle der eventuellen privaten Nutzung des Dienstwagens zusammen. Wird das Fahrtenbuch auf herkömmliche Weise geführt, gestaltet sich dies mitunter kompliziert. Der zeitliche Aufwand und auch der Personalaufwand sind nicht immer gering. Beim elektronischen Fahrtenbuch ist das anders, denn ein Programm erledigt den Großteil der Arbeit.
Im Gegensatz zu analogen Fahrtenschreibern gewährleisten elektronische Fahrtenbücher also zu jedem gewünschten Zeitpunkt einen Überblick über die Fahrten, Routen und Kosten. Das eröffnet zahlreiche Möglichkeiten der Kontrolle und Optimierung und reduziert das Fehlerrisiko. Muss ein Mitarbeiter schnell zu einem Kunden oder bestimmten Ort, lässt sich rasch herausfinden, welches Fahrzeug jenem Ziel am nächsten ist. Zudem können Sie Verkehrsprobleme wie Staus im Voraus erkennen und den Mitarbeiter auf eine andere Route abweichen lassen.
Statt sich auf zu Fehlern neigende Menschen zu verlassen, lässt das Unternehmen die Technik für sich arbeiten. Für Sie bedeutet das vor allem: so gut wie keinen Aufwand sowie ein Höchstmaß an Sicherheit und Transparenz. Ein GPS-Fahrtenbuch lohnt sich speziell dann, wenn Sie nur wenige Privatfahrten unternehmen und auf Genauigkeit achten.
So funktioniert das GPS-Fahrtenbuch
Ein elektronisch gesteuertes Fahrtenbuch für Dienstwagen ist von der Bornemann AG erhältlich. Sie bietet für Firmenwagen maßgeschneiderte Lösungen, die im kleinen oder großen Stil genutzt werden können. Sobald Sie sich für ein Produkt entschieden haben, montieren Mitarbeiter des Herstellers die Bornemann-Box vor Ort betriebsfertig im Dienstwagen. Sie ist mit GPS für die Live-Ortung ausgestattet. Das bedeutet, dass die aktuelle Position des fahrenden PKWs anhand von präzisen Satellitendaten ermittelt und aufgezeichnet wird. Die so berechneten Positionsdaten samt Uhrzeit und Geschwindigkeit übermittelt das Programm verschlüsselt an das Rechenzentrum.
Einsehbar sind die digitalen Daten nur für die Firma, zu welcher das Firmenfahrzeug gehört. Jedem Unternehmens-Computer und Tablet-PC bzw. jedem Laptop und Smartphone mit einem Internetzugang ist es möglich, Zugriff auf das elektronische Fahrtenbuch zu haben. Der GPS-Sender im Fahrzeug kommuniziert per Satellit mit dem Rechenzentrum als Schnittstelle und Kommunikations-API. Diese Schnittstelle verbindet die Ortungs-Software mit der Backoffice-Software auf dem PC. Das Prinzip der GPS-Fahrzeugortung (GPS-Tracking in Echtzeit) bedient sich nicht nur an Satellitenbildern, sondern auch an internationalem Kartenmaterial. Die integrierte Software erzeugt aus den gesammelten Daten live komplette Tagesberichte. Wochen- und Monatsberichte sind dank vollautomatischer Datenübertragung und Kontrolle über das Internet ebenso möglich.
