Die Erstellung eines Protokolls ist keine leichte Sache. Zudem ist sie eine nicht zu unterschätzende, verantwortungsvolle Aufgabe. Im Bundestag oder Landtag beispielsweise, gibt es eigens dafür angestellte, gut bezahlte Menschen, deren Aufgabe die Protokollierung der Sitzungen und die sich anschließende Erstellung eines Protokolls ist. Um hier als Protokollführer/Protokollführerin arbeiten zu können, muss man eine entsprechende Ausbildung gemacht haben.
Auch und gerade in Firmen wird die Erstellung eines Protokolls sehr häufig unterschätzt. Nicht selten wird erst unmittelbar vor Beginn einer Sitzung in die Runde gefragt, ob einer der Teilnehmenden bereit ist, das Protokoll zu führen. Doch nicht jeder Mitarbeitende hat dazu die Fähigkeiten.
Die Fertigkeiten, die ein Protokollführer/ eine Protokollführerin haben sollte, sind neben guten bis sehr guten Deutschkenntnissen, auch die Fähigkeit, das gesprochene Wort in geschriebenen Text umzusetzen. Das bedeutet, dass man zuhören muss und bereits Gehörtes aufschreiben muss.
Und wie leicht kann es dann passieren, dass Dinge überhört werden, weil man mit dem Aufschreiben beschäftigt ist. Das kann zu einer lückenhaften Dokumentation führen. Und so ist es empfehlenswert, sich schon im vorhinein auf eine Sitzung gut vorzubereiten.
Selbstverständlich sollte man schon vorher wissen, um was für eine Sitzung es sich handelt. Welche Themen stehen auf der Tagesordnung?
Auch die Probleme einer Sitzung sollten vorher bekannt sein. Dadurch, dass der Protokollierende eine wertfreie Wiedergabe der Sitzung dokumentieren soll, muss er natürlich absolut unbeeinflussbar sein. Das ist eine der wichtigsten Eigenschaften, die man als Protokollführer/Protokollführerin mitbringen muss.
Buchempfehlung zur Protokollführung
- Beckmann, Edmund (Autor)
Von Vorteil wäre es zudem, wenn der Protokollant/die Protokollantin darüber informiert ist, welche Personen an der Sitzung teilnehmen werden. Eine ebenfalls nicht zu unterschätzende Eigenschaft eines Protokollführers/einer Protokollführerin muss sein, dass er/sie beurteilen kann, welche Beiträge wichtig sind. Denn Unwichtiges sollte in einem Protokoll – und da ist es egal, um welche Art von Protokoll es sich handelt – nicht vorkommen. Er/sie sollte sich jedoch unbedingt auf das Wesentliche beschränken.
Selbstverständlich sind die Beherrschung des Protokollstils und der Protokollsprache, neben den bereits erwähnten Fähigkeiten, ebenfalls wünschenswerte und eigentlich unabdingbare Fertigkeiten eines Protokollführers/einer Protokollführerin. Warum Eigenschaften, wie Unbeeinflussbarkeit, so wichtig sind? Ein Protokoll zu führen, birgt eine gewisse „Macht“ in sich. Wie „machtvoll“ ist die Tätigkeit eines Protokollführers/einer Protokollführerin? Sie ist deshalb „machtvoll“, weil die Entscheidung, was wichtig und was unwichtig ist, bei demjenigen liegt, der das Protokoll erstellt. Das bedeutet er/sie entscheidet darüber, was im Protokoll dokumentiert wird, und was nicht.
* Amazon Links sind Werbelinks, letzte Aktualisierung am 9.06.2023