Was ist ein Wortprotokoll?
Ein Wortprotokoll ist die wortgetreue Dokumentation einer Sitzung, eines Vortrags, einer Diskussion.
Auch hier gilt, wie für alle Arten von Protokollen, dass nichts hinzugefügt werden darf. Auch ein Auslassen von Beiträgen, Kommentaren, Fakten ist nicht zulässig.
Und ebenfalls nicht enthalten sein darf der eigene Kommentar oder gar die eigene Interpretation. Lediglich am Stil darf ein wenig, der bessern Verständlichkeit wegen, korrigiert werden.
Die Fertigung eines Wortprotokolls erfordert eine besondere Geschicklichkeit und Schnelligkeit. So muss der Protokollierende in der Lage sein, jedes einzelne Wort mitzuschreiben. Hier empfiehlt sich der Mitschnitt der Sitzung auf Band, so dass der Protokollierende hinterher immer noch einmal die Möglichkeit hat, seine Aufzeichnungen zu überprüfen und zu ergänzen. Diese Art der Protokolle ist in der Regel sehr lang.
So erstellen Sie ein Wortprotokoll
Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten, um ein Wortprotokoll zu erstellen:
- Öffnen Sie Microsoft Word oder eine andere Textverarbeitungssoftware, die Ihnen vertraut ist. Wenn Sie keine haben, können Sie eine kostenlose Alternative wie Google Docs oder LibreOffice verwenden.
- Geben Sie das Datum und den Namen des Meetings oben auf der Seite ein. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Protokoll korrekt zugeordnet wird.
- Beginnen Sie mit der Aufzeichnung der Diskussion, indem Sie den Namen der Person notieren, die spricht, und eine Zusammenfassung dessen, was gesagt wird. Es ist wichtig, so genau wie möglich zu sein, um sicherzustellen, dass das Protokoll vollständig und genau ist.
- Achten Sie darauf, wichtige Entscheidungen, Aktionen und offene Fragen festzuhalten. Diese Informationen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer des Meetings über den Fortschritt informiert sind und um sicherzustellen, dass alle Maßnahmen ergriffen werden, die vereinbart wurden.
- Überprüfen Sie das Protokoll auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen erfasst wurden und dass das Protokoll leicht verständlich ist.
- Sobald das Protokoll fertiggestellt ist, teilen Sie es den Teilnehmern des Meetings mit. Dies kann per E-Mail, in einem gemeinsamen Online-Speicher oder auf andere Weise erfolgen, die für alle Beteiligten bequem ist.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein detailliertes und genaues Wortprotokoll erstellen, das sicherstellt, dass alle wichtigen Informationen erfasst werden und dass alle Teilnehmer des Meetings gut informiert sind.
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