Nachdem die Sitzung beendet ist, beginnt die eigentliche Arbeit. Wie erstellt man nun das richtige Protokoll?
Aus dem Kopf des Protokolls sollte schon hervorgehen, um welche Art der Sitzung es sich handelte. Auch der Sitzungsort darf nicht fehlen. Die Anfangszeit und die Endzeit müssen auch festgehalten sein, ebenso diejenigen, die an der Sitzung teilgenommen haben, und diejenigen, die sich für die Sitzung entschuldigt hatten.
Anhand der Tagesordnung wird man dann zu jedem Tagesordnungspunkt die Beiträge in Form bringen – entweder wortgetreu, oder nur im Verlauf oder aber inhaltlich zusammengefasst, auf die wesentlichen Ergebnisse und Beschlüsse beschränkt.
Je nachdem, welche Art von Protokoll erstellt werden soll. Bereits erwähnt wurde die Aufnahme per Band. Diese ist besonders hilfreich bei einer wortgetreuen Wiedergabe einer Sitzung. Also bei der Erstellung eines Wortprotokolls. Sie kann aber auch bei der Erstellung anderer Protokolle sehr hilfreich sein. So kann man beim Anhören der Bandaufnahme, manche Zusammenhänge besser erkennen und somit das Wesentliche leichter dokumentieren.
Auch die Art der Protokollerstellung spielt eine wichtige Rolle. Welche Art von Protokoll wird für welchen Anlass gewählt? Es gibt sehr viele verschiedene Arten von Protokollen.
Ebenso kann der Anlass, ein Protokoll zu verfassen, unterschiedlich sein. Neben den Besprechungen im Team oder einer ganzen Abteilung, können aber auch Reden und Vorträge mit anschließender Diskussion, oder beispielweise auch Vereinbarungen, die strittige Sachverhalte betreffen, protokolliert und dokumentiert werden.
Zu den unterschiedlichen Arten der Protokolle gehören neben dem Wortprotokoll, zum Beispiel auch das Gedächtnisprotokoll, oder auch das Ergebnisprotokoll.
Doch zunächst noch ein paar Worte zur Form eines Protokolls. Denn einige Dinge müssen in jedem Protokoll vorkommen. Dazu zählt zuerst einmal das Thema der Besprechung. Die Art der Sitzung und der Sitzungsort müssen festgehalten werden. Ebenso dokumentiert werden muss der Beginn und das Ende der Sitzung.
Ein weiterer festgelegter Inhalt des Protokolls ist die Tagesordnung. Nicht zu vergessen ist natürlich eine Anwesenheitsliste. Durch die gewählte Art des Protokolls legt man den weiteren Inhalt und die Form eines jeden Protokolls fest.
