Mit der Führung von Ergebnislisten für die Protokollführung ist man in der Lage, übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar die Ergebnisse von Besprechungen festzuhalten.
Als sinnvoll hat sich herausgestellt, das Protokoll gleich während der Besprechung anzufertigen, damit es im Nachinein keine Diskussionen über die erzielten Ergebnisse gibt. Idealerweise können die Besprechungsteilnehmer die Anfertigung des Protokolls per Beamer oder Flipchart mitverfolgen.
Die Frage „Kann ich das jetzt so festhalten?“ führt auch dazu, dass eine Besprechung zielgerichtet und ergebnisorientiert geführt wird. Mißverständnisse und endlose, aber fruchtlose Diskussionen werden vermieden.
Als Protokollführer kommt idealerweise ein Gesprächsteilnehmer in Frage, der nicht direkt am Entscheidungsprozess beteiligt ist, aber über das fachliche Wissen und die Persönlichkeit verfügt, die Diskussion leiten zu können.
Wenn möglich, kann man sich für das Protokoll ein Muster bereitlegen oder ein Template in der verwendeten Textverarbeitung schaffen. Es geht aber auch ohne eine solche Vorbereitung. Wichtig ist vor allem, dass die unten stehenden Regeln beachtet werden.
Regeln für die Protokollierung mit Ergebnislisten
- Jedes Ergebnis ist gemäß der unten stehender Kategorisierung mit F ( Feststellung), B (Beschluss), A (Aufforderung) oder E (Empfehlung) zu kennzeichen.
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Ergebnisse werden in der Ergebnisliste in der zeitlichen Reihenfolge, in der sie erzielt werden, festgehalten und nummeriert.
- Teilnehmer der Besprechung sollen die Erstellung der Ergebnisliste mitverfolgen können (Beamer, Flipchart, …)
- Wenn zu einem Gesprächspunkt keine Einigung erzielt wird, sind die gegensätzlichen Standpunkte in der Ergebnisliste festzuhalten.
- Zusätzliche Informationen zu den einzelnen Ergebnissen werden (ohne neue Nummer)
Feststellung
Beinhaltet einen Sachverhalt, der durch Protokollierung festgehalten wird. Feststellungen sind zumeist vergangenheitsbezogen. Eine Feststellung verpflichtet nicht zum Handeln
Beschluss
Die Gesprächsteilnehmer einigen sich auf Maßnahmen, Vorgehensweisen oder Termine. Beschlüsse sind zukunftsbezogen und verpflichtet zum Handeln.
Aufforderung
Eine Aufforderung verpflichtet zum Handeln. Sie ist inhaltlich fixiert und in ihren Auswirkungen zukunftsbezogen. Sie muss vom Aufgeforderten akzeptiert werden.
Empfehlung
Eine Empfehlung wird festgehalten, wenn sich die Gesprächsteilnehmer nicht auf einen Beschluss einigen können oder wenn sich das Besprechungsergebnis auf an der Besprechung nicht Beteiligte bezieht. Eine Empfehlung ist zukunftsbezogen.
Eine Empfehlung ist nicht bindend und bedarf daher keiner Einigung
Fazit:
Eine gut geführte Diskussion mit einem aussagekräftigen Ergebnisprotokoll lässt sich erreichen, wenn die oben aufgelisteten Regeln beherzigt werden. Jede Besprechung sollte ein eindeutiges Ergebnis haben, ansonsten besteht die Vermutung, dass die gesamte Besprechung unnötig war.
