Ein Ergebnisprotokoll hält nur die getroffenen Entscheidungen, Ergebnisse oder Beschlüsse fest. Selbst die Beiträge, die zu dem Ergebnis oder dem Beschluss geführt haben, werden nicht wörtlich protokolliert.
Allerdings ist bei den Beschlüssen auf den genauen Wortlaut zu achten. Möglicherweise wird der Moderator der Sitzung die genaue Formulierung während der Sitzung diktieren. Der Beschluss wird anschließend vorgelesen. Schließlich wird darüber abgestimmt.
Ansonsten dürfen die Beiträge inhaltlich zusammengefasst, aber nicht geändert werden. Auch hier sind die eigenen Interpretationen nicht erlaubt.
Das Ergebnisprotokoll wird oft auch Beschlussprotokoll genannt.
Erstellung eines Ergebnisprotokolls
Um ein Ergebnisprotokoll zu erstellen, gibt es einige Schritte, die man beachten sollte:
- Vor der Erstellung des Protokolls sollten alle wichtigen Unterlagen und Notizen gesammelt werden, die für das Protokoll relevant sind. Dazu gehören zum Beispiel die Agenda der Veranstaltung, Unterlagen zu den behandelten Themen und Notizen, die während der Veranstaltung gemacht wurden.
- Die gesammelten Informationen sollten in eine logische Reihenfolge gebracht werden, damit das Protokoll leicht verständlich ist. Dazu kann man beispielsweise die Agenda der Veranstaltung als Grundlage nutzen.
- Das Protokoll sollte in klarer und präziser Sprache verfasst werden und möglichst alle wichtigen Punkte enthalten. Es ist wichtig, dass das Protokoll objektiv und sachlich bleibt und keine persönlichen Meinungen oder Bewertungen enthält.
- Nachdem das Protokoll verfasst wurde, sollte es von allen Beteiligten überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte enthalten sind und das Protokoll korrekt und vollständig ist. Anschließend kann das Protokoll veröffentlicht werden, zum Beispiel indem es an alle Beteiligten versendet wird.
Das ausführliche Ergebnisprotokoll
Ein ausführliches Ergebnisprotokoll dokumentiert neben den getroffenen Entscheidungen, Ergebnissen oder Beschlüssen auch die Beiträge, die im Wesentlichen zur Entscheidungsfindung beigetragen haben. Diese werden allerdings in geraffter Form festgehalten.
Der Protokollant hat die Möglichkeit, sich auf den wesentlichen Inhalt zu beschränken, das heißt er kann eine inhaltliche Zusammenfassung dokumentieren.
Dennoch ist genauestens darauf zu achten, dass die Ergebnisse oder Beschlüsse wörtlich im Protokoll wiedergegeben werden. Geändert werden, oder kommentiert werden, darf aber am Inhalt auch hier nichts.
Buchempfehlung zur Protokollführung
- Beckmann, Edmund (Autor)
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