Viele Meetings und Besprechungen dauern länger als unbedingt nötig, haben wenig bis gar keine greifbaren Ergebnisse und zudem sind zu viele Teilnehmer dazu eingeladen. Da stellt sich schon einmal die Frage: War das Meeting überhaupt notwendig?
Hat das Meeting ein klares Ziel?
Ein Meeting sollte ein klar formuliertes Ziel haben. Und dieses Ziel sollte auch innerhalb der Besprechung erreichbar sein.
Stellen Sie die Testfragen:
- Was genau wollen wir mit dem Meeting erreichen?
- Können wir das selbe Ergebnis auch auf anderem Weg erreichen?
Den richtigen Teilnehmerkreis wählen
Teilnehmen sollten nur Personen, die einen wichtigen Beitrag zu den auf der Tagesordnung stehenden Punkte liefern können oder die am Entscheidungsprozess beteiligt sind.
Alle anderen Mitarbeiter kann man auf anderem Weg informieren, beispielsweise durch die Versendung eines Ergebnisprotokolls.
Effiziente Diskussionen
Um den Teilnehmern vor Augen zu führen, welche Folgen ein zu langes Meeting mit zu vielen Teilnehmern hat, kann man die daraus entstehenden Kosten überschlagen und plakativ an ein Flipchart schreiben.
Nehmen 10 Personen teil, die alle einen kalkulatorischen Stundensatz von 120 Euro haben, so entstehen pro Minute Kosten von 20 Euro. Bei höher bezahlten Teilnehmern sind die Kosten sogar noch höher.
Das selbe Argument lässt sich übrigens auch verwenden, wenn einzelne Teilnehmer zu spät zum Termin erscheinen und dadurch die anderen Personen 5 oder 10 Minuten warten müssen.
Das Meeting kurz halten
Möchte man verhindern, dass ein Meeting durch zu lange und evt. unnötige Diskussionen ausgedehnt wird, kann man es als Steh-Meeting organisieren. Ein solche Vorgehensweise führt dazu, dass die Besprechung nicht länger als unbedingt nötig dauert.
Eine weitere Möglichkeit, die Dauer von Besprechungen zu verkürzen, besteht darin, sie am Ende der Arbeitszeit einzuplanen. Nach einiger Zeit werden die meisten Teilnehmer ganz automatisch auf die Uhr schauen und dafür sorgen wollen, ihren Feierabend nicht zu verpassen.
Unnötige Meetings absagen
Wird vor einem Meeting klar, dass entweder keine klar definierten und erreichbaren Ziele vorliegen oder nicht die richtigen Teilnehmer eingeladen sind, sollte man sich nicht scheuen, das Meeting abzusagen. Jedes unnötige Meeting, das nicht stattfindet, spart der Firma bares Geld und vergeudet nicht die Motivation der Mitarbeiter
