DIN 5008: Regeln für den Geschäftsbrief

Die DIN 5008 wurde im Jahr 1949 eingeführt und mehrfach geändert. In dieser Norm wird der Aufbau von Geschäftsbriefen beschrieben. Die Gestaltung von Briefbogenvordrucken war in der DIN 676 festgelegt, die bei der letzten Überarbeitung im April 2011 als Abschnitt 16 in die DIN 5008 aufgenommen wurde. Die DIN-konforme Erstellung der Drucksachen ist Aufgabe eines Grafikdesigners, aber für den Büroalltag ist es wichtig, die Regeln für die Textverarbeitung nach DIN 5008 zu kennen.

Für das Datum wird die internationale Schreibweise Jahr-Monat-Tag empfohlen, erlaubt ist aber auch weiterhin das Datum in der Form 20.10.2011 oder 20. Oktober 2011. In jedem Fall soll die Jahreszahl immer vierstellig geschrieben werden. In der numerischen Variante werden Tag und Monat immer zweistellig, zum Beispiel 01.09.2011 geschrieben. Bei der alphanumerischen Variante muss es 1. September 2011 lauten.

Der Aufbau des Anschriftfeldes wurde mit den Neuerungen vom April 2011 international vereinheitlicht. Es ist 85 Millimeter breit und 40 Millimeter hoch und damit groß genug für maximal neun Zeilen. Die oberen drei Zeilen sind für Vermerke und Zusätze, wie „Einschreiben“, vorgesehen. Erst in der vierten Zeile beginnt die Anschrift des Empfängers. Zwischen Straßenangabe und Postleitzahl mit Ort darf keine Leerzeile mehr stehen. Bei Sendungen ins Ausland werden Ort und Länderangabe in Großbuchstaben geschrieben.

Eine Betreffzeile ist nach DIN 5008 nicht vorgeschrieben und kann weggelassen werden. Der früher übliche einleitende Zusatz „Betreff“, oder ähnliches, entfällt. Die Norm sieht vor, dass die Betreffzeile linksbündig steht und nach oben zum Anschriftfeld und nach unten zur Anrede jeweils zwei Zeilen Abstand hat. Sie wird nicht durch einen Punkt abgeschlossen, andere Satzzeichen sind dagegen erlaubt. Die Betreffzeile kann länger als eine Zeile sein, mehr als zwei Zeilen sind allerdings nicht empfehlenswert. Als Hervorhebung ist Fettdruck oder farbige Schrift erlaubt.

Für die Anrede gibt die DIN 5008 keine inhaltlichen, sondern nur formale Empfehlungen. Die Anrede steht, ebenso wie der Betreff und der Textkörper des Briefes, linksbündig. Unterhalb der Anrede wird vor dem Brieftext eine Leerzeile eingefügt.

Die Schrift für den Brieftext sollte nicht kleiner als 10 typografische Punkt sein. Als Schrifttype sind Schriften zu bevorzugen, die ein klar lesbares Schriftbild ergeben. In der Praxis wird häufig Arial verwendet, aber auch Futura oder Times werden gerne verwendet. Schreibschriften oder andere ausgefallene Schriftarten sind als Fließtext schwer lesbar und damit ungeeignet. Zwischen zwei Absätzen wird jeweils eine Leerzeile eingefügt.

Geschäftliche Korrespondenz kommt selten ohne Zahlen aus, deshalb gibt es in der DIN 5008 auch Empfehlungen zur korrekten Formatierung der unterschiedlichen Zahlen. Der Dezimalpunkt wird nur bei Geldbeträgen eingesetzt. Andere Zahlen werden in Dreiergruppen zusammengefasst und mit je einem Leerzeichen voneinander abgetrennt, bei Zahlen mit Kommata wird dies auf beiden Seiten des Kommas so gehandhabt:

4.321,56 EUR
34 678
3,678 3

Bei Telefonnummern werden nur Vorwahl und Rufnummer durch ein Leerzeichen getrennt, ohne diese weiter zu unterteilen. Die Vorwahl wird nicht mehr in Klammern gesetzt:

01234 56789

Wie bei der Anrede gibt die DIN 5008 auch bei der Grußformel nur Aufschluss über die formale Ausgestaltung, nicht über den Inhalt und sieht lediglich vor, zwischen Brieftext und Grußformel eine Leerzeile Abstand einzuhalten. Für die Unterschrift können beliebig viele Leerzeilen frei bleiben. Keine Vorschrift der Norm, aber ein Gebot der Höflichkeit ist es, den vollen Namen zusätzlich in Klarschrift anzugeben.

Im Fußbereich des Briefes finden sich Informationen über Anlagen und Verteiler. Linksbündig und nach einer Zeile Zwischenraum erscheint der Vermerk „Anlagen“. In der nächsten Zeile beginnt die Aufzählung der Anlagen untereinander. Der Verteiler befindet sich unterhalb des Vermerks über die Anlagen und wird ebenso gestaltet. Das Wort „Verteiler“ kann fett gedruckt werden. Anlagenvermerk und Verteiler können aus Platzgründen auch rechts von der Grußformel eingefügt werden und beginnt dann bei 50 oder 125 Millimetern vom linken Seitenrand aus.