Die DIN Norm DIN 5008 ist für einen korrekten Geschäftsbrief unerlässlich.
Die DIN 5008 wurde im Jahr 1949 eingeführt und mehrfach geändert. In dieser Norm wird der Aufbau von Geschäftsbriefen beschrieben. Die Gestaltung von Briefbogenvordrucken war in der DIN 676 festgelegt, die bei der letzten Überarbeitung im April 2011 als Abschnitt 16 in die DIN 5008 aufgenommen wurde. Die DIN-konforme Erstellung der Drucksachen ist Aufgabe eines Grafikdesigners, aber für den Büroalltag ist es wichtig, die Regeln für die Textverarbeitung nach DIN 5008 zu kennen.
Bei Kunden und Geschäftspartnern hinterlassen Zeichenfehler, die oftmals unbewusst passieren, einen unprofessionellen Eindruck. Was muss man beachten, damit es nicht zu diesen Unachtsamkeiten kommt, wie zum Beispiel Satzzeichen, Klammern und Prozentangaben zu vergessen oder falsch zu setzen?
In der DIN 5008 sind die erforderlichen Regeln genau beschrieben. Hier die wichtigsten Festlegungen:
DIN 5008 im Geschäftsbrief
Anschrift
Der Aufbau des Anschriftfeldes wurde mit den Neuerungen vom April 2011 international vereinheitlicht. Es ist 85 Millimeter breit und 40 Millimeter hoch und damit groß genug für maximal neun Zeilen. Die oberen drei Zeilen sind für Vermerke und Zusätze, wie „Einschreiben“, vorgesehen. Erst in der vierten Zeile beginnt die Anschrift des Empfängers. Zwischen Straßenangabe und Postleitzahl mit Ort darf keine Leerzeile mehr stehen. Bei Sendungen ins Ausland werden Ort und Länderangabe in Großbuchstaben geschrieben.
Betreffzeile
Eine Betreffzeile ist nach DIN 5008 nicht vorgeschrieben und kann weggelassen werden. Der früher übliche einleitende Zusatz „Betreff“, oder ähnliches, entfällt. Die Norm sieht vor, dass die Betreffzeile linksbündig steht und nach oben zum Anschriftfeld und nach unten zur Anrede jeweils zwei Zeilen Abstand hat. Sie wird nicht durch einen Punkt abgeschlossen, andere Satzzeichen sind dagegen erlaubt. Die Betreffzeile kann länger als eine Zeile sein, mehr als zwei Zeilen sind allerdings nicht empfehlenswert. Als Hervorhebung ist Fettdruck oder farbige Schrift erlaubt.
„und“ in Firmenbezeichnungen
Anstelle der Konjunktion „und“ kann man auch das buchhalterische Und-Zeichen (&) verwenden, aber nur wenn es offizieller Bestandteil der Firmenbezeichnung ist. Vor und nach dem Zeichen steht ein Leerzeichen.
Hier ein Beispiel:
Fa. Müller & Sohn
Die Anrede
Für die Anrede gibt die DIN 5008 keine inhaltlichen, sondern nur formale Empfehlungen. Die Anrede steht, ebenso wie der Betreff und der Textkörper des Briefes, linksbündig. Unterhalb der Anrede wird vor dem Brieftext eine Leerzeile eingefügt.
Die Schrift für den Brieftext sollte nicht kleiner als 10 typografische Punkt sein. Als Schrifttype sind Schriften zu bevorzugen, die ein klar lesbares Schriftbild ergeben. In der Praxis wird häufig Arial verwendet, aber auch Futura oder Times werden gerne verwendet. Schreibschriften oder andere ausgefallene Schriftarten sind als Fließtext schwer lesbar und damit ungeeignet. Zwischen zwei Absätzen wird jeweils eine Leerzeile eingefügt.
Zahlen
Geschäftliche Korrespondenz kommt selten ohne Zahlen aus, deshalb gibt es in der DIN 5008 auch Empfehlungen zur korrekten Formatierung der unterschiedlichen Zahlen. Der Dezimalpunkt wird nur bei Geldbeträgen eingesetzt. Andere Zahlen werden in Dreiergruppen zusammengefasst und mit je einem Leerzeichen voneinander abgetrennt, bei Zahlen mit Kommata wird dies auf beiden Seiten des Kommas so gehandhabt:
4.321,56 EUR
34 678
3,678 3
Bei Telefonnummern werden nur Vorwahl und Rufnummer durch ein Leerzeichen getrennt, ohne diese weiter zu unterteilen. Die Vorwahl wird nicht mehr in Klammern gesetzt:
01234 56789
Grußformel
Wie bei der Anrede gibt die DIN 5008 auch bei der Grußformel nur Aufschluss über die formale Ausgestaltung, nicht über den Inhalt und sieht lediglich vor, zwischen Brieftext und Grußformel eine Leerzeile Abstand einzuhalten. Für die Unterschrift können beliebig viele Leerzeilen frei bleiben. Keine Vorschrift der Norm, aber ein Gebot der Höflichkeit ist es, den vollen Namen zusätzlich in Klarschrift anzugeben.
Der Fußbereich
Im Fußbereich des Briefes finden sich Informationen über Anlagen und Verteiler. Linksbündig und nach einer Zeile Zwischenraum erscheint der Vermerk „Anlagen“. In der nächsten Zeile beginnt die Aufzählung der Anlagen untereinander. Der Verteiler befindet sich unterhalb des Vermerks über die Anlagen und wird ebenso gestaltet. Das Wort „Verteiler“ kann fett gedruckt werden. Anlagenvermerk und Verteiler können aus Platzgründen auch rechts von der Grußformel eingefügt werden und beginnt dann bei 50 oder 125 Millimetern vom linken Seitenrand aus.
Satzzeichen
Es folgt kein weiterer Satzschlusspunkt, wenn ein Abkürzungspunkt am Ende eines Satzes steht.
Ohne vorausgehende Leerstelle stehen Punkte, Kommata, Semikolons, Doppelpunkte, Frage- und Ausrufungszeichen.
Gedankenstriche
Der Gedankenstrich wird meistens mit einem Halbgeviertstrich (langer „Mittestrich“) dargestellt. Man kann aber auch alternativ den kürzeren Mittestrich (-) benutzen.
Ein Leerzeichen wird immer vor und nach dem Gedankenstrich eingefügt. Es gibt aber eine Ausnahme: Nach dem zweiten Gedankenstrich entfällt die Leerstelle, wenn anschließend ein Satzzeichen folgt.
Hier ein Beispiel:
Ich weiß – vom Hörensagen –, dass…
Ich sehe – wenn ich mich nicht täusche –, dass es da ist.
Schrägstrich
Schrägstriche werden nicht durch Leerzeichen vom vorausgehenden und nachfolgenden Text getrennt.
Apostroph
Für einen oder mehrere Buchstaben in einem Wort steht ersatzweise ein Apostroph. Dieses Wort wird dabei aber nicht mit den umliegenden Wörtern zusammengezogen.
Hier ein Beispiel:
Das ist ´s!
(Für den Buchstaben „e“ des Wortes „es“ steht der Apostroph. Das Wort „ist“, das davor steht, wird nicht mit „es“ zusammengezogen)
Auslassungszeichen
Mit je einem Leerzeichen davor und danach stehen drei Punkte für ausgelassene Textteile. Wenn das Auslassungszeichen jedoch nur einen Teil eines Wortes ersetzt, wird kein Leerraum gesetzt. Es sitzt immer zwischen Leerzeichen, wenn es Wörter oder Wortgruppen ersetzt. Frage- und Ausrufungszeichen können immer dahinter angefügt werden.
Endet der Satz aber mit einem Satzpunkt, so entfällt dieser. Hier ein Beispiel:
Das Märchen beginnt mit den Worten: „Es war einmal …“
Anführungszeichen
Vor und nach dem Text, den man einschließt, stehen ohne Leerzeichen die Anführungszeichen. Vor dem öffnenden und nach dem abschließenden Anführungszeichen steht ein Leerzeichen, es sei denn, es folgt ein Satzzeichen. Hier ein Beispiel:
- „Sie! Da ist es.“
- Sie sagte: „Sieh! Da ist es.“ Hatte aber Zweifel, ob sie sich nicht täuschte.
Halbe Anführungszeichen
Innerhalb von Zitaten für Zitate beispielsweise, stehen innerhalb von Anführungen, halbe Anführungszeichen. Für die halben Anführungszeichen verwendet man das Apostroph-Zeichen.
Hier ein Beispiel:
„Peter erzählte mir gestern von seinem ’neuen, einzigartigen, sehr gut bezahlten‘ Job.“
Klammern
Vor und nach dem Text, den man umschließt, stehen ohne Leerzeichen Klammern. Vor der öffnenden und nach der abschließenden Klammer steht ein Leerzeichen, es sei denn, es folgt ein Satzzeichen. Man kann, je nach belieben, runde, eckige und spitze Klammern verwenden: (…), „[…]“ und „<…>“.
Hier ein Beispiel:
Sie sah (wenn sie sich vielleicht auch täuschte), dass es da war.
Schriftzeichen
Nummernangaben: Wenn ihnen Zahlenangaben oder Ziffern beigeordnet sind, kann man jeweils durch ein einzelnes „Gatter“-Zeichen ( # ), die Worte und Kürzel „Nummer, Nummern, Nr., Nrn.“, ersetzen. Das „Gatter“-Zeichen wird nach rechts und links mit einem Leerzeichen abgesetzt.
Hier ein Beispiel:
Die Eigentumswohnungen # 30 – 40 stehen zum Verkauf.
Paragraphenangaben
In Verbindung mit Zahlen kann man das Wort „Paragraph“ durch folgendes Zeichen ersetzen: §. Mit zwei hintereinander stehenden Paragraphenzeichen (§§), werden mehrere Paragraphen dargestellt. Nach dem letzten Paragraphenzeichen und vor den nachfolgenden Buchstaben oder Zahlen steht ein Leerzeichen.
Hier ein Beispiel:
In den §§ 152 – 160 BGB …“
Streckenangaben
Den kurzen Mittestrich (-) oder den längeren Halbviertstrich kann man benutzen anstelle von „von, über, nach“, aber nur in Streckenangaben ohne Satzcharakter.
Hier ein Beispiel:
Zugverbindung München – Hamburg
Datum
Für das Datum wird die internationale Schreibweise Jahr-Monat-Tag empfohlen, erlaubt ist aber auch weiterhin das Datum in der Form 20.10.2011 oder 20. Oktober 2011. In jedem Fall soll die Jahreszahl immer vierstellig geschrieben werden. In der numerischen Variante werden Tag und Monat immer zweistellig, zum Beispiel 01.09.2011 geschrieben. Bei der alphanumerischen Variante muss es 1. September 2011 lauten.
Geburts-/Sterbedatum
Für „geboren“ kann man das „Sternchen“-Zeichen (*), für „gestorben“ das Pluszeichen (+), verwenden.
Hier ein Beispiel
Peter Müller, * 01.01.1932, + 31.12.2005
Schrägstriche
Sie stehen ohne Leerstellen zwischen zwei Wörtern oder Zeichenfolgen.
Hier ein Beispiel:
30 m/s – 120 km/h
Weihnachtsurlaub 2006/07
Prozentzeichen
Es steht immer, getrennt durch eine Leerstelle, hinter der Ziffer.
Hier ein Beispiel:
50 % Rabatt
19 % Mehrwertsteuer
Aber: 100%ig
- Gertsen, Christiane(Autor)
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