Einsatzbereiche eines Office Manager/ins sind vielfältig. Je nach Ausbildungssituation sind viele Zugangsmöglichkeiten gegeben. Einige mögliche Berufsbilder sind im folgenden beschrieben:
Vorstandsassistentin
Als Vorstandsassistentin reicht in im Grunde genommen eine kaufmännische Ausbildung. Der Aufgabenbereich der Vorstandsassistentin liegt in erster Linie in der Planung, Durchführung, Koordination und in der Kontrolle administrative Vorgänge.
Je nach Einsatzbereich, dass heißt, entweder im Bereich des Geschäftsführers oder eines Vorstands, schwanken die Kompetenzen. In diesem Bereich fällt das Öffnen, Verarbeiten und Verteilen des Posteingangs sowie das Delegieren von etwaigen damit verbundenen Aufgaben.
Ferner ist die Vorstandsassistentin für sämtliche Korrespondenz zuständig, sei es in eigener Regie oder nach Anweisungen des Vorgesetzten.
Grundsätzlich soll eine Vorstandsassistentin den Führungsalltag von Vorgesetzten vereinfachen. Durch eine gezielte und abgestimmte Zusammenarbeit, kann so die Konzentrationen auf den laufenden Geschäftsbetrieb erfolgen.
Unabdingbar hierfür ist, dass sowohl die Assistentin als auch ihr Vorgesetzter Hand in Hand miteinander arbeiten können. Nicht selten kommt es zu Kommunikationsschwierigkeiten zwischen beiden, so dass ein reibungsloser Ablauf des Tagesgeschehens nicht gegeben ist.
Die Betreuung von Gästen gehört ebenfalls dazu. In diesem Zusammenhang sollte vor allem auf eine korrekte Umgangsform sowie auf ein korrektes Erscheinungsbild geachtet werden. Letztere ist allerdings als Office Manager/in immer vorausgesetzt.
Zu den weiteren Aufgaben gehören die Verwaltung und Archivierung von Korrespondenz, Terminplanung, Organisation von Reisen, Verwaltung von Personalakten und Versicherungsunterlagen. die Urlaubsplanung der Mitarbeiter sowie die Überwachung von Geburtstagen und Jubiläen.
Je nach Unternehmen kann auch eine Überprüfung und Auswertung der Arbeitszeiten, gemessen an einem Zeitstempelsystem, erfolgen.
Management-Assistentin
Als Management-Assistent liegen sind die Kompetenzen weiter gesteckt als bei einer Sekretärin der Geschäftsführung. Meist erhalten Management-Assistenten eine Bank- und Postvollmacht. Die Höhe der Anweisungsvollmacht liegt im Ermessen des jeweiligen Unternehmens.
Das Haupttätigkeitsgebiet liegt in der Unterstützung von Vorgesetzten bei Informations-, Repräsentations- und Kontrollaufgaben. In aller Regel erfolgt dies durch das Verwaltung der Wiedervorlage sowie das Verwalten von vertraulichen Akten. Ferner gehören in diesen Bereich das Planen, Aufstellen sowie Kontrollieren von Kostenplänen.
Auch die Terminierungen spielen eine wichtige Rolle. Terminabsprachen und die Kontrolle über Einhaltung dieser gehören dazu. Die Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, die Organisieren von Übernachtungen, Anreisen und beispielsweise Versorgung und die Betreuung der Gäste gehören ebenfalls in das Leistungsspektrum eines Management-Assistenten.
Ansonsten umfasst der Arbeitsbereich ebenso die Aufgaben einer Sekretärin der Geschäftsführung, das heißt, die Bearbeitung von Postein- und Postausgang sowie die Verteilung dieser.
In einem Punkt unterscheidet sich der Management-Assistent jedoch grundlegend. Teilweise zur Mitarbeiterbetreuung eingesetzt, fungiert er als Sprachrohr zwischen Mitarbeitern und Betriebrat/ Vorgesetzen.
Projekt-Assistentin
Die Projektassistentin erledigt innerhalb eines Projekts alle anfallenden administrativen Aufgaben. Dazu gehört zum Beispiel das Führen der Einsatzpläne der Projektmitarbeiter und die Erstellung von Projekt-Präsentationen.
Da ein Projekt meist nur eine begrenzte Laufzeit, zum Beispiel ein Jahr, hat, ist auch der Einsatz einer Projektassistentin auf diesen Zeitraum beschränkt. Nach Abschluß des Projekts erfolgt daher der Einsatz in einem anderen Projekt oder aber der Wechsel in eine Abteilung oder einen Fachbereich. Klären Sie rechtzeitig diesen Wechsel, um Planungssicherheit zu haben.
