Effizienz beim Büro-Arbeitsplatz: Prinzipielles und Individuelles
Wie ist der Arbeitsplatz im Büro effizient gestaltet? Die Antworten auf diese Frage pendeln zwischen grundsätzlichen, allgemeingültigen Erkenntnissen und persönlichen Bedürfnissen. Generell gilt: Die Investitionen in gute Räumlichkeiten, geeignete Möbel sowie Computer und das genau passende Licht lohnen sich auf jeden Fall. Sie sind günstiger als mangelnde Produktivität, fehlende Qualität und Ausfallzeiten wegen Krankheit.
Ein effizient eingerichteter Arbeitsplatz im Büro bedeutet Gesundheitsvorsorge für die Belegschaft. Personalkosten bilden den weitaus größten Posten bei dem Aufwand, den ein Arbeitgeber betreibt: Jeder hier angelegte Euro zahlt sich vielfach wieder aus.
Vom Stuhl bis zur Computermaus
Rückenkrankheiten sind die häufigste Krankheitsursache bei Arbeitnehmern im Büro. Der individuell und mehrdimensional einstellbare Schreibtischstuhl beugt dem vor, er allein allerdings genügt nicht. Die Abstimmung mit dem Schreibtisch und dem Computer darauf sind weitere Bausteine für eine ergonomische, rückenschonende Sitzhaltung im Büro. Übrigens: Wer mit zehn Fingern schreibt, sitzt automatisch besser vor dem Computer. Fußstütze oder Aktivstuhl, der zu einer gesunden Sitzhaltung animiert, sind weitere Bausteine für Effizienz.
Auch bei der Computerausstattung vom Bildschirm über die Tastatur bis zur Maus gibt es das genau passende, individuelle Konzept für jeden Menschen. Nur wer sich an seinem Arbeitsplatz beschwerdefrei und weitgehend wohlfühlt, arbeitet effizient.
Dazu trägt auch die Atmosphäre im einzelnen Büro oder der Abteilung insgesamt bei. Eine zentral platzierte große Grünpflanze oder der kleine Kaktus und die frische Schnittblume auf der eigenen Fensterbank schaffen eine positive Grundstimmung.
Vom Konferenzzimmer bis zum stillen Kämmerlein
Konzentriertes Arbeiten und Lärm vertragen sich nicht. Daher finden sich technische Geräte und Zubehör, die Lärm erzeugen, niemals dort, wo der Arbeitsplatz ist. Server und Drucker zum Beispiel stehen also im Keller oder in einem separaten, lärmgedämmten Raum auf der gleichen Etage – und zwar bei geschlossener Tür! Das gilt auch für die Trennung zwischen geräuschintensiver und viel Konzentration fordernder Arbeit.
Nicht immer müssen alle Mitarbeiter in einem Büro oder einer Abteilung an der Sitzung teilnehmen. Dafür gibt es dann einen abgeschlossenen Raum, in dem geredet wird, während andernorts in Ruhe die Arbeit weitergeht.
Auch das Gegenteil ist möglich: Im Medienbereich zum Beispiel gibt es in effizient organisierten Lokalredaktionen einen separaten Arbeitsplatz für aufwändige Recherchearbeit. Bei großen Medienhäusern ziehen sich ganze Investigativ-Gruppen darin zurück, zeitweilig ausdrücklich freigestellt von termingebundener, aktueller Arbeit. Das Prinzip lautet: Ein effizient arbeitendes Büro trennt den Arbeitsplatz für Alltagsroutine von dem für strategische, perspektivische Tätigkeiten.
Vom kreativen Chaos bis zur strengen Ordnung
Wie der individuelle Arbeitsplatz im Büro aussieht, hängt vom Charaktertyp ab. Ja, kreatives Chaos funktioniert: in Kultur, Werbung und ein paar anderen Bereichen. Aber die weitaus meisten Berufstätigen arbeiten dort nicht. Ob Computer-Festplatte oder Aktenablage, es gilt das Prinzip: Was täglich gebraucht wird, ist in Armlänge mit einem Handgriff oder einem Mausklick erreichbar.
Mancher mag es nicht gerne hören – aber: Ein geordneter Arbeitsplatz im Büro repräsentiert in der Regel strukturiertes Denken und effiziente Vorgehensweise. Das schließt nicht aus, dass zwischenzeitlich mal alles drunter und drüber geht. Ein Ratschlag zur Effizienz am Schluss: Was man ein Jahr lang nicht in die Hand nahm oder anklickte, kann weg – zumindest aus dem täglichen Blickfeld.