Damit eine Besprechung nicht ausufert oder eskaliert, muss sie gut vorbereitet und optimal geführt werden. Nur dann ist zu erwarten, dass die Besprechung optimale Ergebnisse hervorbringt und nach dem Meeting alle Teilnehmer zufrieden sind.
Man sollte nie vergessen, dass eine Besprechung mit 8 Teilnehmer, die eine Stunde dauert, umgerechnet einen ganzen Arbeitstag kostet. Mit diesen Kosten sollte man bewusst umgehen.
Daher sind die folgenden Tipps hilfreich:
Teilnehmer richtig auswählen
Nur Personen einladen, die in das Besprechungsthema aktiv eingebunden sind. Jeder weitere Teilnehmer verlängert unnötig die Besprechung, ohne dass ein wesentlicher Beitrag zu erwarten ist.
Besprechung gut vorbereiten
Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg.
Pünktlich beginnen
Wenn das Meeting pünktlich begonnen wird, belohnt man diejenigen, die rechtzeitig erschienen sind und bestraft sie nicht noch dadurch, dass sie auf Zuspätkommer warten müssen.
Besprechungsziele visualisieren
Die Besprechungsziele sollten zu Beginn der Veranstaltung eindeutig kommuniziert werden. Sehr hilfreich ist, diese zusätzlich, beispielsweise auf einem Flipchart, für alle sichtbar aufzuhängen.
Mit der eigenen Meinung zurückhalten
Der Besprechungsleiter sollte sich mit der eigenen Meinung zurückhalten, auch wenn er hierarchisch den Teilnehmern vorgesetzt ist. Tut er das nicht, werden Kreativität und Ideen der Teilnehmer unterdrückt.
Erst nachdem alle Ideen auf dem Tisch liegen, können Entscheidungen getroffen werden und hier darf und soll sich der Entscheidungsträger durchsetzen.
Noch idealer: Der Entscheidungsträger delegiert die Besprechungsleitung.
Zurückhaltende Teilnehmer motivieren
Besprechungsteilnehmer, die sich zurückhalten, sollten durch offene Fragen und Aufgaben motiviert werden.
Besprechungsergebnisse visualisieren
Werden Ergebnisse und Zwischenergebnisse bereits während des Meetings visualisiert, kann direkt darauf aufgebaut werden und eventuelle Missverständnisse werden vermieden.
Besprechung positiv beenden
Die Besprechung sollte mit klaren Feststellungen und Aufgabenverteilungen beendet werden. Dabei Gemeinsamkeiten und erreichte Einigungen positiv herausheben und eventuell noch strittige Punkte als Herausforderung an kommende Gespräche einordnen.