Arbeitstechniken

Wie verhindere ich unnötige Meetings?

Viele Meetings und Besprechungen dauern länger als unbedingt nötig, haben wenig bis gar keine greifbaren Ergebnisse und zudem sind zu viele Teilnehmer dazu eingeladen. Da stellt sich schon einmal die Frage: War das Meeting überhaupt notwendig?

Hat das Meeting ein klares Ziel?

Ein Meeting sollte ein klar formuliertes Ziel haben. Und dieses Ziel sollte auch innerhalb der Besprechung erreichbar sein.

Stellen Sie die Testfragen:

  • Was genau wollen wir mit dem Meeting erreichen?
  • Können wir das selbe Ergebnis auch auf anderem Weg erreichen?

Den richtigen Teilnehmerkreis wählen

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Lastenheft, Pflichtenheft und Anforderungsliste

Grundlage für die Durchführung von Entwicklungsprojekten ist die Kenntnis der zu liefernden Eigenschaften des fertigen Produkts. Dazu bedient man sich verschiedener Hilfsmittel:

Lastenheft

Das Lastenheft beschreibt, welche Aufgabe ein Produkt aus Sicht des Nutzers zu erfüllen hat. Dabei soll die Beschreibung möglichst konkret und quantifizierbar sein.

Beispiel:
Ein neu zu entwickelndes Auto soll eine Höchstgeschwindigkeit von 180 km / Stunde erreichen und dabei einen Benzinverbrauch von maximal 8 Litern auf 100 Kilometern aufweisen.

Das Lastenheft enthält keine Beschreibung, WIE die technische Lösung der Aufgabenstellung aussieht. In der Regel wird ein Lastenheft vom Produktmarketing erstellt.

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Erfolgreiche Projektorganisation

Ein Projekt kann nur erfolgreich werden, wenn es eine klare Projektorganisation besitzt. Wesentliche Rollen sind

Auftraggeber

Der Auftraggeber erteilt den Projektauftrag und ist entweder eine Einzelperson oder ein Gremium. Der Auftraggeber ernennt den Projektleiter und bestimmt den Steuerkreis. Bei Projektabschluss nimmt der Auftraggeber das Projektergebnis entgegen und entlastet damit den Projektleiter.

Steuerkreis

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Die DIN-Normen, insbesondere DIN 5008

Die DIN Normen, explizit DIN 5008, sind für einen ordentlichen Schriftverkehr unerlässlich.

Bei Kunden und Geschäftspartnern hinterlassen Zeichenfehler, die oftmals unbewusst passieren, einen unprofessionellen Eindruck. Was muss man beachten, damit es nicht zu diesen Unachtsamkeiten kommt, wie zum Beispiel Satzzeichen, Klammern und Prozentangaben zu vergessen oder falsch zu setzen?

In der DIN 5008 sind die erforderlichen Regeln genau beschrieben. Hier die wichtigsten Festlegungen:

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Aufgaben eines Projektleiters

Der Projektleiter ist ein Manager auf Zeit. Seine Aufgabe ist die Erfüllung der Projektziele:

  • Ergebnis
  • Termin
  • Kosten

und die Bearbeitung der auftretenden Änderungen.

Kommunikativ ist er eingebunden in das Spannungsfeld Team – Kunde – Lenkungskreis – Fachabteilungen – Externe Firmen.

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Das Management-Interview

Um Informationen von der Management-Ebene einsammeln zu können, bietet sich die Möglichkeit, Management-Interviews durchzuführen. Dabei hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

Ankündigung des Management-Interviews

Die beteiligten Manager müssen im Vorfeld über Zielsetzung und Ablauf der Interviews informiert werden. Sinnvollerweise erfolgt das durch einen vorgesetzten Manager oder einen Vorstand. Ein Bezug auf aktuelle strategische Projekte oder Vorhaben ist in jedem Fall sinnvoll.

Terminvereinbarung

Eine Terminvereinbarung sollte rechtzeitig (ca. eine Woche vorher) erfolgen und mit einer Agenda versehen sein, damit sich der Manager auf das Gespräch optimal vorbereiten kann.

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Moderation als Methodik der Gruppenarbeit

Die Moderationsmethodik ist ein durch Dramaturgie gesteuerter Kommunikationsprozess, an dem betroffene und kompetente Teilnehmer gemeinsam, gleichzeitig und gleichberechtigt zu einer konkreten Entscheidungsvorlage oder einem konkreten Maßnahmenplan kommen. Die Dokumentation der Ergebnisse erfolgt transparent und für alle sichtbar durch den Moderator. Das Endergebnis steht für alle nachvollziehbar am Ende der Sitzung als Flipchart-Dokumentation oder mit Karteikarten beklebtes Packpapier zur Verfügung.

Für den Einsatz der Moderationsmethodik benötigte man ein oder mehrere Pinwände, ein Flipchart sowie einen Moderationskoffer, der mit Moderationskarten in verschiedenen Größen, Stecknadeln, breiten Filstiften, Klebstoff und Wertungspunkten ausgerüstet ist.

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Projektorganisation und Projektsteuerung

Zur Organisation eines Projekts ist es erforderlich, zum Projektstart und auch während der Projektlaufzeit die folgenden Informationen schriftlich festzuhalten und kntinuierlich aktuell zu halten:

Aufgaben

  • Konkrete Zielsetzung des Projekts
  • Randbedingungen
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Geschäftsprozess: Denken in Geschäftsprozessen zur Optimierung der Kundenzufriedenheit

Definition Geschäftsprozess

Ein Geschäftsprozess ist eine logisch aufeinanderfolgende Reihe wiederkehrender Handlungen mit messbaren Eingaben, messbaren Verarbeitungsgrößen und messbaren Ausgaben. Am Ende steht ein Produkt oder eine Dienstleistung, die für einen Kunden erbracht wird.

Warum sollten wir in Geschäftsprozessen denken?

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Präsentationstechniken mit Beamer und Minibeamer

Die Zeiten, in denen man Informationen mit Kreide an eine Tafel schreiben musste, sind glücklicherweise vorbei. Heute gibt es modernere Techniken, mit denen Informationen in einer wesentlich ansprechenderen Form präsentiert werden können. Auch die Preise für die Technik sind recht günstig geworden, so dass sie für jedermann erschwinglich ist. Und es werden zunehmend auch Modelle wie das Time Sharing für Technik eingeführt, so dass der Einzelne nicht einmal mehr die gesamten Kosten der Investition auf sich nehmen muss, sondern sich die vorhandenen Ressourcen mit anderen Usern teilen kann.

Einfache Projektoren

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