Damit eine Besprechung nicht ausufert oder eskaliert, muss sie gut vorbereitet und optimal geführt werden. Nur dann ist zu erwarten, dass die Besprechung optimale Ergebnisse hervorbringt und nach dem Meeting alle Teilnehmer zufrieden sind.
Gesprächsführung
Gesprächsvorbereitung: So planen Sie ein Meeting
Um in einem Gespräch gute Ergebnisse erreichen zu können, sollte ich optimal vorbereitet sein. Folgende Punkte sind bei der Vorbereitung wichtig:
Schlagfertigkeit: Reagieren auf Killerphrasen
Bewusst oder unbewusst nutzen einige Gesprächsteilnehmer unfaire Gesprächstechniken, um andere zu manipulieren. Insbesondere unerfahrene Mitarbeiter reagieren leicht irritiert oder lassen sich von ihrem Gesprächsziel abbringen. Letztendlich leidet die Gesprächskultur und die Besprechung verläuft wenig optimal.
Wie man am besten auf solche Manipulationstechniken reagiert, beschreiben wir in der folgenden Beispielsammlung:
Schlagfertigkeit: Schlagfertig in jeder Situation
Im Büro ist man stets und ständig der Notwendigkeit ausgesetzt, kommunizieren zu müssen. Einigen Menschen ist dafür das Talent „in die Wiege gelegt“ worden, während sich Andere ziemlich schwer damit tun. Letzteren kann nur geraten werden, ein wenig ihrer Freizeit in die Verbesserung ihrer kommunikativen Fähigkeiten zu stecken.
Preise durchsetzen (Buchrezension)
Viele Leute sind schlecht auf Preisverhandlungen vorbereitet. Häufig improvisieren sie, wenn der Kunde sie auf ihre Preise anspricht. Anbieter, die oft gehört haben, dass sie zu teuer sind, fürchten sich manchmal vor Preisverhandlungen.
Als Hilfestellung hat Oliver Schuhmacher das kleines Büchlein „Preise durchsetzen“ geschrieben. Es kostet weniger als 10 Euro und lässt sich innerhalb von 30 Minuten durchlesen.
In diesem kurzen und knappen Buch wird nicht lange um den heißen Brei geredet, sondern es enthält in übersichtlicher Form praxisrelevante Tipps und Anleitungen.
10 Tipps wie Verkäufer ihre Preise besser durchsetzen
von Oliver Schumacher
Viele Verkäufer glauben, sie könnten mehr verkaufen, wenn sie zu günstigeren Preisen anbieten dürften. Vielleicht, weil sie nur allzu oft von ihrer Kundschaft „Sie sind zu teuer!“ oder „Am Preis müssen wir aber noch etwas machen!“ hören. Aber ist es nicht das natürlichste von der Welt, wenn ein Einkäufer versucht den Preis zu senken, um beispielsweise ein Erfolgserlebnis aufgrund des Preiszugeständnisses zu haben und auch seiner beruflich bedingten Aufgabe gerecht zu werden? Auf der anderen Seite gilt: Wer zu viel(e) Rabatt(e) gibt, schmälert den Gewinn, gefährdet seine Zukunftschancen und wird seiner Aufgabe als Verkäufer nicht gerecht. Folgende zehn Tipps helfen, souveräner in Preisverhandlungen zu gehen:
1. Finden Sie mit Hilfe der richtigen Fragen heraus, was Ihr Gegenüber wirklich will und braucht. Bringen Sie ggf. schon frühzeitig mögliche Preise selbst in das Gespräch ein, damit Sie und Ihr Kunde eine optimale gemeinsame Lösung finden können. Schließlich haben manche Kunden tatsächlich finanzielle Grenzen oder feste Preisvorstellungen.
2. Gehen Sie spielerisch mit den eigenen Preisen um, und machen es Ihrem Gegenüber leicht, diese zu akzeptieren. Dabei helfen nicht nur Wirtschaftlichkeitsrechnungen und Muster, sondern auch Formulierungen wie „Sie bekommen es für x Euro“ statt „Das kostet aber x Euro.“
Umgang mit schwierigen Besprechungsteilnehmern
Als Moderator einer Besprechung hat man zuweilen mit schwierigen Besprechungsteilnehmern zu tun. Je souveräner man mit diesen umgeht, desto besser für das Gesprächsklima und desto förderlicher für die Zielerreichung des Meetings
Im folgenden ein paar Tipps, wie Sie mit typischen Störenfrieden umgehen können:
Der Bedenkenträger
Egal was vorgeschlagen wird, der Bedenkenträger ist dagegen. Seine Standard-Argumente sind:
- Das haben wir noch nie so gemacht.
- Das haben wir schon immer so gemacht.
- Da könnte ja jeder kommen.
Gegen den Bedenkenträger hilft, ihn dazu aufzufordern, seine Bedenken mit sachlichen Argumenten zu belegen.
Der Neunmal-Kluge
Der Neumal-Kluge steuert zu allen Diskussionspunkten sein brillantes Wissen bei, auch wenn das wenig förderlich für die Zielerreichung des Meetings ist. Daher empfiehlt es sich, relativ bald ausschweifende Monologe zu unterbrechen und das Ziel des Meetings noch einmal zu betonen.
Wie verhindere ich unnötige Meetings?
Viele Meetings und Besprechungen dauern länger als unbedingt nötig, haben wenig bis gar keine greifbaren Ergebnisse und zudem sind zu viele Teilnehmer dazu eingeladen. Da stellt sich schon einmal die Frage: War das Meeting überhaupt notwendig?
Hat das Meeting ein klares Ziel?
Ein Meeting sollte ein klar formuliertes Ziel haben. Und dieses Ziel sollte auch innerhalb der Besprechung erreichbar sein.
Stellen Sie die Testfragen:
- Was genau wollen wir mit dem Meeting erreichen?
- Können wir das selbe Ergebnis auch auf anderem Weg erreichen?
Den richtigen Teilnehmerkreis wählen
Mitarbeitern Feedback / Kritik geben
Kritik und Feedback geben ist eine schwierige Aufgabe. Viele Leute (auch Vorgesetzte) drücken sich daher gerne davor und schlucken Dinge, die ihnen auf der Seele liegen, lieber herunter. Damit wird zwar vordergründig der leichtere Weg eingeschlagen und Konflikte werden vermieden. Da aber so die Ursachen unter den Teppich gekehrt werden, kann es gut sein, dass Probleme und Schwierigkeiten im Laufe der Zeit immer drängender werden und irgendwann in einer Form eskalieren, die nur noch schwierig sachlich zu bewältigen ist.
Besser ist es, seinen Kollegen, Mitarbeitern und auch Vorgesetzten rechtzeitig und freundlich Feedback zu geben,
Folgende Tipps zum Äußern von Kritik und Feedback sollte man berücksichtigen:
Tipps zur Vorbereitung von Sitzungen
Gerade in den größeren Unternehmen und Behörden ist es keine Seltenheit, dass ein bestimmter Teil der Angestellten zu einem Meeting geladen wird. Dabei werden oft aktuelle Themen besprochen, die Ausrichtung für die nächsten Wochen diskutiert und interne Querelen behoben. Solche Sitzungen finden daher in manchen Firmen regelmäßig statt, werden in anderen Häusern aber je nach Bedarf angeboten. Immer stellt sich dabei allerdings die Frage, wie sich der Einzelne dafür vorzubereiten hat. Denn seine Teilnahme erfolgt nicht grundlos, sondern er wird offensichtlich als wichtiger Baustein der gesamten Runde angesehen – und sollte daher auch entsprechend motiviert den Termin wahrnehmen. Wichtig ist es somit, sich selbst entsprechend das nötige Hintergrundwissen zu verschaffen sowie noch einmal die jeweiligen Akten und Unterlagen zu studieren.