Gesprächsführung

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Wie leite ich eine Besprechung?

Damit eine Besprechung nicht ausufert oder eskaliert, muss sie gut vorbereitet und optimal geführt werden. Nur dann ist zu erwarten, dass die Besprechung optimale Ergebnisse hervorbringt und nach dem Meeting alle Teilnehmer zufrieden sind.

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Umgang mit schwierigen Besprechungsteilnehmern

Als Moderator einer Besprechung hat man zuweilen mit schwierigen Besprechungsteilnehmern zu tun. Je souveräner man mit diesen umgeht, desto besser für das Gesprächsklima und desto förderlicher für die Zielerreichung des Meetings

Im folgenden ein paar Tipps, wie Sie mit typischen Störenfrieden umgehen können:

Der Bedenkenträger

Egal was vorgeschlagen wird, der Bedenkenträger ist dagegen. Seine Standard-Argumente sind:

  • Das haben wir noch nie so gemacht.
  • Das haben wir schon immer so gemacht.
  • Da könnte ja jeder kommen.

Gegen den Bedenkenträger hilft, ihn dazu aufzufordern, seine Bedenken mit sachlichen Argumenten zu belegen.

Der Neunmal-Kluge

Der Neumal-Kluge steuert zu allen Diskussionspunkten sein brillantes Wissen bei, auch wenn das wenig förderlich für die Zielerreichung des Meetings ist. Daher empfiehlt es sich, relativ bald ausschweifende Monologe zu unterbrechen und das Ziel des Meetings noch einmal zu betonen.

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Wie verhindere ich unnötige Meetings?

Viele Meetings und Besprechungen dauern länger als unbedingt nötig, haben wenig bis gar keine greifbaren Ergebnisse und zudem sind zu viele Teilnehmer dazu eingeladen. Da stellt sich schon einmal die Frage: War das Meeting überhaupt notwendig?

Hat das Meeting ein klares Ziel?

Ein Meeting sollte ein klar formuliertes Ziel haben. Und dieses Ziel sollte auch innerhalb der Besprechung erreichbar sein.

Stellen Sie die Testfragen:

  • Was genau wollen wir mit dem Meeting erreichen?
  • Können wir das selbe Ergebnis auch auf anderem Weg erreichen?

Den richtigen Teilnehmerkreis wählen

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Präsentationstechniken mit Beamer und Minibeamer

Die Zeiten, in denen man Informationen mit Kreide an eine Tafel schreiben musste, sind glücklicherweise vorbei. Heute gibt es modernere Techniken, mit denen Informationen in einer wesentlich ansprechenderen Form präsentiert werden können. Auch die Preise für die Technik sind recht günstig geworden, so dass sie für jedermann erschwinglich ist. Und es werden zunehmend auch Modelle wie das Time Sharing für Technik eingeführt, so dass der Einzelne nicht einmal mehr die gesamten Kosten der Investition auf sich nehmen muss, sondern sich die vorhandenen Ressourcen mit anderen Usern teilen kann.

Einfache Projektoren

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Tipps zur Vorbereitung von Sitzungen

Gerade in den größeren Unternehmen und Behörden ist es keine Seltenheit, dass ein bestimmter Teil der Angestellten zu einem Meeting geladen wird. Dabei werden oft aktuelle Themen besprochen, die Ausrichtung für die nächsten Wochen diskutiert und interne Querelen behoben. Solche Sitzungen finden daher in manchen Firmen regelmäßig statt, werden in anderen Häusern aber je nach Bedarf angeboten. Immer stellt sich dabei allerdings die Frage, wie sich der Einzelne dafür vorzubereiten hat. Denn seine Teilnahme erfolgt nicht grundlos, sondern er wird offensichtlich als wichtiger Baustein der gesamten Runde angesehen – und sollte daher auch entsprechend motiviert den Termin wahrnehmen. Wichtig ist es somit, sich selbst entsprechend das nötige Hintergrundwissen zu verschaffen sowie noch einmal die jeweiligen Akten und Unterlagen zu studieren.

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Interpersonelle Fähigkeiten bei Besprechungen

Für eine erfolgreiche Besprechung ist das Einhalten vereinbarten Regeln und die gegenseitige Rücksichtnahme der Teilnehmer erforderlich. Dabei sind folgende interpersonellen Fähigkeiten wichtig:

Zuhören können
Für ein kommunikatives und zielführendes Gespräch ist es erforderlich, dem Gegenüber zuzuhören. Wer nur seine eigene Meinung vertritt ohne dem Gesprächspartner zuzuhören, führt kein Gespräch sondern einen Monolog. Ein gutes Besprechungsergebnis kann so nicht entstehen.

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